Tratamendu-mandatuaren kontratua

Kontratu honek arautzen du ABARCANDO, S.L.-k (IFZ B88017173, C/ Casuarina 18, 7AD, 28044 Madril; «eragilea») AccessTime-ren bezero-enpresa bakoitzaren («arduraduna») kontura egiten duen datu pertsonalen tratamendua, hari zerbitzua ematean. Enpresari alta ematen dion pertsonak onartzen du, enpresaren izenean, erregistroko laukitxoa markatuz, eta idatziz geratzen da formatu elektronikoan, 2016/679 (EB) Erregelamenduaren (DBEO) 28.9 artikuluaren ondorioetarako. AccessTime-k onartutako bertsioaren froga gordetzen du (dokumentua, bertsioa, SHA-256 hatz-marka, data, eta onartu zuenaren IP helbidea eta nabigatzailea). Zerbitzu-baldintzen parte da.

1. Xedea, iraupena, izaera eta helburua

• Xedea: AccessTime zerbitzua ematea (lanaldi-erregistroa, absentziak eta oporrak, ordutegiak eta koadranteak, telelana, onespenak, txostenak eta esportazioak).
• Iraupena: zerbitzu-kontratuarena, gehi 10. ataleko gordetze- eta blokeo-aldia.
• Tratamenduaren izaera: plataformaren bidezko bilketa, erregistroa, egituratzea, gordetzea, kontsulta, esportazioa, arduradunari berari (eta honek sarbidea ematen dionari) jakinaraztea, blokeoa eta ezabatzea.
• Helburua: arduradunak lanaldia erregistratzeko betebeharrak betetzea eta bere langileen lan-denbora eta absentziak kudeatzea.

2. Datu motak eta interesdunen kategoriak

• Interesdunak: arduradunaren langileak eta laguntzaileak, eta honek plataformarako sarbidea ematen dien pertsonak.
• Identifikazio- eta harreman-datuak: izena, helbide elektronikoa, IFZ/AIZ (arduradunak erregistratzen badu), hizkuntza.
• Lan-datuak: rola, saila, lantokia, lanpostua, alta-data, ordutegia, txandak, opor-saldoak, eta hileko ordu-itxierak (LEren 35.5 eta 12.4.c art.) jaso izanaren agiriarekin (data, IP, nabigatzailea, kanala eta iruzkina).
• Lanaldi-erregistroa: fitxaketak zerbitzariaren data eta orduarekin, metodoa, lantokia, telelana, gailuaren IP helbidea eta erabiltzaile-agentea, gailuaren ordua konexiorik gabeko fitxaketetan, eta haien berrikuspenak (aurreko balioa eta berria, egilea, rola, arrazoia, adostasuna).
• Geolokalizazioa: arduradunak aktibatzen badu bakarrik, fitxatzeko unean.
• Mugikorreko egiaztapen lokala: mugikorreko aplikazioak bidaltzen badu, fitxaketa bakoitzarekin, telefonoak berak pertsona egiaztatzeko erabili zuen metodoa (bere biometria, PIN bat edo desblokeatzeko kodea, edo bat ere ez) eta egiaztapenak ondo irten zuen ala ez. Telefonoaren sistema eragileak egiten du: eragileak emaitza hori bakarrik jasotzen du eta ez du datu biometrikorik tratatzen.
• Absentziak eta justifikagiriak, osasun-datuak agerian utz ditzaketenak (kategoria berezia, DBEOren 9. art.). Zerbitzuaren tratamendu aurreikusgarria da, eta arduradunak DBEOren 9.2.b art. eta LOPDGDDren 9. art. ditu oinarri. Arduradunak saihestu behar du beste kategoria berezi batzuk testu libreko eremuetan sartzea.
• Trazabilitatea: aldaketen auditoria-erregistroa eta sarbideen erregistroa, baita legezko ordezkaritzarenak (bere eremuarekin) eta Ikuskaritzarenak ere, bere aldi baterako estekarekin.

3. Arduradunaren jarraibideak

Eragileak arduradunaren jarraibide dokumentatuei jarraituz bakarrik tratatzen ditu datuak, nazioarteko transferentziei dagokienez ere bai. Jarraibide dokumentatuak dira kontratu hau, zerbitzu-baldintzak eta arduradunak plataforman egiten duen konfigurazioa (rolak, geolokalizazioa, onespen-fluxuak, esportazioak). Kontratu hau onartzean, arduradunak honako jarraibide hauek ere ematen ditu:

1. Lanaldi-erregistroa, haren berrikuspenak, lanaldiak, gorabeherak, zuzenketa-proposamenak eta absentziak 5 urtez gordetzea (4 legezko gutxienekoa, LEren 34.9 art., eta bat epearen amaieran hasten diren erreklamazio eta ikuskapenetarako tarte gisa); fitxaketak, haien berrikuspenak eta proposamenak urte natural osoka (5 eta 6 urte bitartean); hileko itxierak, 5 urtez laburtzen duten hilabetetik (edo bertsioa sortu zenetik, geroago izan bazen); auditoria-erregistroa, 5 urtez (epe horren ondoren gordetzen jarraitzen denaz —indarreko ordutegi bat, pertsona baten rola, geroago amaitzen den absentzia bat—, datu horrekin batera gordetzen da nork egin zuen, bere identifikatzailearekin soilik, zein rolekin, zein kanaletatik eta noiz, eta harekin batera ezabatzen da); sarbideena, 2 urtez; geolokalizazio-koordenatuak, 30 egunez; eta Ikuskaritzaren estekak, enpresak dirauen bitartean. Epea betetakoan, garbiketa-prozedurarekin ezabatzea; eragileak eskuz abiarazten du, garbituko litzatekeenaren hileko txostena berrikusi ondoren, eta zer eta noiz ezabatu zen erregistratzen du. Arduradunak epe luzeagoa eska dezake: auzi edo ikuskapen batengatiko atxikipena, eta bitartean ez da haren enpresaren ezer garbitzen, ezta koordenatuak eta laguntza-elkarrizketak ere.
2. Fitxaketak ez gainidaztea eta ez ezabatzea: zuzenketa edo baliogabetze bakoitza berrikuspen gisa gehitzen da, egilea, rola, data eta arrazoia adierazita.
3. Aldaketa bakoitzetik erregistratzea nork egin zuen, zein rolekin, noiz eta nondik, eta zergatik arrazoia eskatzen duten ekintzetan (besteak beste, fitxaketen zuzenketak eta baliogabetzeak), eta erregistro hori edozein aldaketa hauteman ahal izateko moduan gordetzea.
4. Langile batek baja hartu ondoren, bere erregistroa, haren berrikuspenak eta bere itxierak kontsultatzeko sarbidea mantentzea 5 urtez baja-datatik, arduradunak kentzen ez badio (inoiz ez zain dauden zuzenketa-proposamenei erantzuteko eta azken itxiera jaso duela berresteko epeak amaitu aurretik) edo kontratu hau amaitzen ez bada (10. atala); eta, beretik ezer geratzen ez denean epearen barruan, haren identifikazio-datuak anonimizatzea arduradunak fitxatik hala erabakitzen badu edo, kontratu hau amaituta, garbiketa-prozedurarekin.

Eragilearen ustez jarraibide batek DBEO, LOPDGDD edo datuak babesteko beste arau bat urratzen badu, berehala jakinaraziko dio arduradunari.

4. Konfidentzialtasuna

Eragileak bermatzen du datuak tratatzeko baimena duten pertsonek (haren langile teknikoek eta laguntza-langileek) konfidentzialtasuna errespetatzeko konpromisoa hartu dutela edo konfidentzialtasun-betebehar legal baten mende daudela, baita beren harremana amaitu ondoren ere. Laguntza-langileak enpresa baten datuetara sartzen dira zerbitzua emateko beharrezkoa denean edo arduradunak eskatzen duenean bakarrik; sarrera bakoitza bere arrazoi edo txartelarekin erregistratzen da, eta sarrera, irteera eta aldaketa bakoitza haien rolarekin (irteera: enpresatik irtetean, beste enpresa batera aldatzean edo saioa ixtean; saioa beste modu batean amaitzen bada, adibidez iraungitzen delako, enpresa barruan egindako azken eskaera geratzen da erregistratuta).

5. Segurtasun-neurriak (DBEOren 32. art.)

Eragileak I. eranskineko neurriak aplikatzen ditu gutxienez, eta aldizka berrikusten ditu. Segurtasun-maila berdina edo handiagoa ematen duten beste batzuekin ordeztu ditzake.

6. Azpi-eragileak

Arduradunak baimen orokorra ematen du II. eranskineko azpi-eragileak erabiltzeko. Eragileak edozein gehikuntza edo ordezkapenen berri emango dio arduradunari gutxienez 30 egun lehenago, enpresaren administrazioari posta elektronikoz eta orri honetan, eta arduradunak aurka egin ahal izango du arrazoi justifikatuengatik; akordiorik ez badago, kontratua suntsiarazi ahal izango du zigorrik gabe. Eragileak azpi-eragile bakoitzari, kontratu bidez, kontratu honetako datuak babesteko betebehar berberak ezartzen dizkio, bereziki DBEOren 32. artikuluko neurriak aplikatzeko berme nahikoak, eta arduradunaren aurrean erantzuten du haiek betetzeaz (DBEOren 28.4 art.).

7. Nazioarteko transferentziak

Zerbitzuaren datuak Europar Batasunean ostatatzen dira. Push jakinarazpenen azpi-eragileak (Google) bakarrik trata ditzake datuak AEBn, EB-AEB Datuen Pribatutasun Esparruaren egokitasun-erabakiaren babesean (DBEOren 45. art.). Beste edozein transferentziak DBEOren V. kapituluko berme egoki bat eta arduradunaren jarraibidea beharko ditu.

8. Arduradunari laguntza

Eragileak arduradunari laguntzen dio, tratamenduaren izaera kontuan hartuta:

• Interesdunen eskubideak: plataformak aukera ematen dio arduradunari pertsona bakoitzaren datuak kontsultatu, esportatu eta zuzentzeko (bere berrikuspenarekin), eta langile bakoitzari bere erregistroa ikusi eta deskargatzeko. Interesdun bat eragilearengana jotzen badu, honek eskaera arduradunari helaraziko dio gehienez 5 egun balioduneko epean, eta ez dio bere kabuz erantzungo.
• Segurtasuna, segurtasun-urraketak, eragin-ebaluazioak eta aurretiazko kontsultak (DBEOren 32. artikulutik 36.era): eragileak eskura duen informazioa ematen du, arduradunak eragin-ebaluazio bat egiteko behar duena barne, haren tratamenduak hala eskatzen duenean.

9. Segurtasun-urraketak

Eragileak arduradunari jakinaraziko dio, berehala eta gehienez 48 orduko epean jakin duenetik, haren datuei eragiten dien edozein segurtasun-urraketa, enpresaren administrazioari posta elektronikoz, eskura dagoen informazioarekin: gorabeheraren izaera, eragindako interesdunen eta erregistroen kategoriak eta gutxi gorabeherako kopurua, ondorio probableak, hartutako edo proposatutako neurriak eta harreman-puntu bat. Informazio guztia aldi berean eman ezin badu, fasetan emango du. Arduradunak erabakitzen du eta, hala badagokio, AEPDri (72 ordu) eta interesdunei jakinarazten die. Irismena mugatzeko, eragileak plataformaren sarbide- eta auditoria-erregistroak ditu.

10. Datuen patua amaitzean

Zerbitzua amaitzean, eragileak datuak itzultzen dizkio arduradunari: honek gutxienez 30 egun ditu guztiak esportatzeko (enpresaren esportazio osoa, gertaerakako lanaldi-erregistroarekin eta haren berrikuspenekin, txostenekin, absentziekin eta egiaztagiriekin eta auditoria-erregistroarekin, eta Ikuskaritzarako esportazioa edozein alditarako).

Ondoren, eragileak datuak blokeatuta gordetzen ditu (LOPDGDDren 32. eta 33.4 art.), epaile eta auzitegien, Lan Ikuskaritzaren edo datuak babesteko agintarien eskura jartzeko bakarrik eskuragarri, datu bakoitzaren gordetze-epea bete arte (3. atala), eta orduan garbiketa-prozedurarekin ezabatzen ditu; prozedura horrek zer eta noiz ezabatu zen erregistratzen du. Segurtasun-kopietatik txandakatzen direnean desagertzen dira (gehienez 12 hilabetean). Langile bakoitzaren identifikazio-datuak anonimizatu egiten dira beretik ezer geratzen ez denean epearen barruan, eta arduradunarenak eta oraindik geratzen denarenak, kontratua amaitu eta 6 urtera (Merkataritza Kodearen 30. art.). Blokeoak irauten duen bitartean arduradunaren administrazioa bakarrik sartzen da plataforman, eta agintari horien eskura jartzeko soilik: esportazio osoarekin, Ikuskaritzarako esportazioarekin edo Ikuskaritzarako esteka batekin, bakoitzean zein errekerimenduri erantzuten dion adieraziz, eta nork egin duen, noiz eta zertarako erregistratuta geratzen da. Arduradunaren beste inor ez da sartzen, ezta kontsulta-sarbidea duen bajako langilea ere: arduradunak erantzuten die haren eskubideei, itzulitako datuekin. Ez dago aurretiazko ezabatzerik: eragileak blokeatuta gordetzen ditu arduradunarekin duen harremanetik erantzukizunak sor daitezkeen bitartean (LOPDGDDren 33.4 art.). Lanaldi-erregistroa 4 urtez gordetzea arduradunaren betebeharra da enplegatzaile gisa (LEren 34.9 art.), eta itzulitako datuekin bermatzen du (LOPDGDDren 33.3 art.). Eragileak ezabatzea ziurtatuko du arduradunak hala eskatzen badu.

11. Informazioa eta auditoriak

Eragileak arduradunaren eskura jartzen du kontratu hau betetzen dela frogatzeko behar den informazioa: dokumentazio hau, I. eranskineko neurrien deskribapena, eragile gisako tratamendu-jardueren erregistroa (DBEOren 30.2 art.) eta erregistroaren osotasuna egiaztatzearen emaitza. Arduradunak edo honek izendatutako auditore batek egindako auditoriak ahalbidetzen ditu, ikuskapenak barne, eta haietan laguntzen du, aurrez arrazoizko abisua emanda (30 egun), beste bezeroen segurtasuna eta konfidentzialtasuna arriskuan jarri gabe, eta, oro har, urtean behin, ez-betetze zantzurik ez badago edo agintari batek eskatzen ez badu.

12. Arduradunaren betebeharrak

Arduradunak bermatzen du agintzen dituen tratamenduetarako oinarri juridikoa duela, bere langileei (DBEOren 13. art.) erregistro-sistemaren berri ematen diela eta, geolokalizazioa aktibatzen badu, LOPDGDDren 90. artikulua betetzen duela; rolak eta sarbideak konfiguratzen dituela pertsona bakoitzak beharrezkoa baino ikus ez dezan; eta eragileari idatziz jakinarazten diola edozein jarraibide gehigarri.

13. Erantzukizuna

Alderdi bakoitzak bere ez-betetzeei erantzuten die DBEOren 82. artikuluaren arabera. Eragileak datuak bere helburuetarako edo jarraibideak urratuz tratatzen baditu, tratamendu horren arduraduntzat hartuko da (DBEOren 28.10 art.).

I. eranskina · Segurtasun-neurriak

• Sarbidea: kontu pertsonalak; bcrypt bidezko hasha duten eta gutxienez 10 karaktere dituzten pasahitzak; iraungitzen den erabilera bakarreko esteka batekin aktibatutako kontu berriak; bi urratseko egiaztapena derrigorrezkoa administrazioarentzat, GBrentzat, langileen legezko ordezkaritzarentzat eta AccessTime-ren laguntzarentzat; kontu eta IP bakoitzeko saiakera-mugak, blokeoarekin eta titularrari abisuarekin; erabiltzaileak ikus eta baliogabe ditzakeen saioak eta aplikazioaren sarbideak; 90 egunen buruan iraungitzen diren aplikazioaren sarbideak.
• Baimena: datuak enpresaka isolatuta kontsulta guztietan; rolen araberako baimenak (langileak berea ikusten du; haren arduradunak, bere saila; GBk eta administrazioak, beren enpresa; legezko ordezkaritzak, bere eremuko erregistroa, IFZrik, harremanetarako daturik eta testu librerik gabe); absentzia mota ez zaie lankideei erakusten.
• Zifratzea: HTTPS HSTSrekin komunikazio guztietan; gordetako datuen zifratzea (AES-256) IFZrena, absentzia-arrazoiena, justifikagiriena, bigarren faktorearen sekretuena eta segurtasun-kopiena.
• Osotasuna eta trazabilitatea: lanaldi-erregistroa ez da gainidazten (txertatze hutseko berrikuspenak); txertatze hutseko auditoria-erregistroa nork, rola, noiz, nondik, aurretik, ondoren eta arrazoiarekin; enpresako HMAC-SHA256 hatz-marken kateak; erregistro horiek legezko garbiketatik kanpo aldatzea edo ezabatzea ukatzen duten datu-baseko abiarazleak; kateen zigilua ordu oro datu-basetik kanpo eta egunero zerbitzaritik kanpo; eguneroko egiaztapena datu-basetik kanpoko azken zigiluaren aurka, aurkitzen duen edozein aldaketaren abisuarekin (zerbitzaritik kanpoko eguneroko zigiluarekin eskuz ere egiazta daiteke); aplikazioaren kontuak ez du datu-basearen egitura aldatzeko pribilegiorik.
• Erabilgarritasuna: segurtasun-kopia zifratuak (14 egunekoak eta 12 hilekoak), egiaztatutako leheneratzearekin, zerbitzarian gordeak eta, txandakatze berarekin, zerbitzaritik kanpo, Arsys Internet, S.L.U.-ren zerbitzari batean Espainian (II. eranskina), zeinak ez baitu horiek deszifratzeko gakoa; datu-basearen aldaketen erregistroa, hutsegite baten unera arte berreskuratzeko balio duena, gehienez 14 egunez gordetzen da eta zifratuta bakarrik ateratzen da zerbitzaritik; konexiorik gabeko fitxaketak gailuan gordetzen dira eta bikoizketarik gabe sinkronizatzen dira.
• Web-aplikazioa: edukien segurtasun-politika (CSP), babes-goiburuak, CSRF eta bot-en aurkako babesa formulario publikoetan, segurtasun-abisuak dituzten menpekotasunen aldizkako berrikuspena.
• Antolaketa: konfidentzialtasun-betebeharra duten langileak; laguntzaren sarbide erregistratua; segurtasun-urraketak kudeatzeko eta jakinarazteko prozedura; eragile gisako tratamendu-jardueren erregistroa.

II. eranskina · Baimendutako azpi-eragileak

Arsysen zerbitzariak egunero ekartzen ditu zerbitzari nagusitik, konexio zifratu baten bidez (SSH) eta irakurtzeko baino balio ez duen sarbide batekin, kopiak eta aldaketen erregistroa, dagoeneko zifratuta; horiek deszifratzeko gakoa eragileak gordetzen du, zerbitzari horretatik kanpo (I. eranskina).

Ez dira azpi-eragileak, ez baitituzte langileen datuak arduradunaren kontura tratatzen: Stripe Payments Europe, Ltd. (harpidetzaren kobrantza, bere ordainketa-datuen arduradun independentea) eta Google reCAPTCHA (formulario publikoen babesa, ABARCANDOren tratamendu propioa, pribatutasun-politikan deskribatua).