Sesame, Factorial edo Jibble-tik migratzea

AccessTime-k inportatzaileak dakartza, beste plataforma batetik aldatzea arratsalde batean egin dadin eta legeak 4 urtez gordetzera behartzen duen historikoa galdu gabe.

Zer inporta dezakezu

• Langileak: izena, emaila, saila, lanpostua eta alta-data.
• Fitxaketak: sarrera eta irteeren historikoa, data, ordua eta motarekin.

Inportatzaileek CSV eta Excel onartzen dituzte eta Sesame HR, Factorial eta Jibble-ren esportazioetako zutabeak automatikoki ezagutzen dituzte, bai gaztelaniaz bai ingelesez. Beste edozein tresnatarako txantiloi generiko deskargagarri bat dago.

Urratsez urrats

1. Esportatu zure egungo plataformatik:
   • Sesame HR: Txostenak → langileen eta fitxaketen esportazioa.
   • Factorial: Txostenak/Datuak esportatu.
   • Jibble: Reports → Timesheets → Export.
2. AccessTime-n, sartu Datuak inportatu atalean (alboko menua, «Administrazioa» atala; administrazio edo GB rola).
3. Igo lehenik langileen fitxategia: zutabeak automatikoki ezagutzen dira goiburuen bidez.
4. Igo ondoren fitxaketen fitxategia. Fitxaketa bakoitza langilearekin lotzen da bere emailaren bidez.
5. Berrikusi laburpena: sortutako lerroak, baztertutakoak eta haien abisuak. Fitxaketak atzeko planoan inportatzen dira, zerbait eteten bada utzitako lekutik jarraitzen duten zatitan: laburpena amaitzean agertzen da Fitxaketen inportazioak atalean, orri berean (bitartean itxi dezakezu). Langileak berehala inportatzen dira. Fitxategia hain handia bada ezen igoera bakar batean ez baitu lekurik, inportazioa denbora agortu aurretik gelditzen da, eta laburpenak zein errenkadatan eta zenbat geratzen diren esaten du: igo berriro fitxategi bera eta gelditutako lekutik jarraituko du (dagoeneko sortutako pertsonak saltatu egiten dira).

Ezustekorik gabe uzten zaituzten xehetasunak

• Idenpotentea: karga bat errepikatzen baduzu, ez dira bikoizten ez langileak ez fitxaketak; lehendik dagoena baztertu egiten da eta abisu gisa zerrendatzen da laburpenean.
• Baja hartuta dauden pertsonak: baja hartuta dagoenaren kasuan, bere azken egunera artekoa bakarrik sartzen da (eta egun hartan hasitako txandaren irteera). Ondorengo errenkada bat baztertu egiten da, arrazoia laburpenean dela; egun hartan benetan lan egin bazuen, zuzendu lehenago baja-data bere fitxan eta igo berriro fitxategia.
• Pertsona-mugarik gabe: 3 hilabeteko probaldian plantilla osoa inporta dezakezu, handia izanda ere. Proba harpidetzarik gabe amaitzen bada bakarrik uzten zaio jendea gehitzeari, plana aktibatu arte (planak eta fakturazioa).
• Gonbidapenak: fitxategia igotzean erabaki inportatutako langileek gonbidapen-emaila (aktibazio-estekarekin) jaso behar duten jada. Oraindik bidaltzerik nahi ez baduzu, aurrerago bidal diezaiekezu pertsona bakoitzaren fitxatik (Kontura sartzea), edo sarbide-pantailako «Pasahitza ahaztu duzu?» aukerarekin sartu ahal izango dira.
• Ordu-zona: fitxaketak zure enpresaren ordu-zonan interpretatzen dira eta UTCn gordetzen dira, jatorrizkoak bezalaxe.

Inportatu ondoren

• Egiaztatu Txostenak → Lanaldi-erregistroa atalean historikoa espero bezala agertzen dela.
• Saiatu inportatutako pertsona bakoitzak ordutegi indarduna izan dezan (plataformaren barruan eskatu eta onartzen da), ordu-poltsa eta desbideratzeak lehen egunetik kalkula daitezen.
• Konfiguratu absentzia motak eta doitu oporren hasierako saldoak, aurten jada hartutako egunekin bazatoz.