Migrar desde Sesame, Factorial ou Jibble

AccessTime inclúe importadores pensados para que o cambio desde outra plataforma se faga nunha tarde e sen perder o histórico que a lei obriga a conservar durante 4 anos.

Que podes importar

• Empregados: nome, email, departamento, posto e data de alta.
• Fichaxes: o histórico de entradas e saídas, con data, hora e tipo.

Os importadores aceptan CSV e Excel e recoñecen automaticamente as columnas das exportacións de Sesame HR, Factorial e Jibble, tanto en español como en inglés. Para calquera outra ferramenta hai un modelo xenérico descargable.

Paso a paso

1. Exporta desde a túa plataforma actual:
   • Sesame HR: Informes → exportación de empregados e de fichaxes.
   • Factorial: Informes/Exportar datos.
   • Jibble: Reports → Timesheets → Export.
2. En AccessTime, entra en Importar datos (menú lateral, sección «Administración»; rol administración ou RRHH).
3. Sube primeiro o ficheiro de empregados: as columnas recoñécense automaticamente polas súas cabeceiras.
4. Sube despois o ficheiro de fichaxes. Cada fichaxe asóciase ao empregado polo seu email.
5. Revisa o resumo: filas creadas, filas omitidas e os seus avisos. As fichaxes impórtanse en segundo plano, por tramos que seguen onde quedaron se algo se interrompe: o resumo aparece ao rematar en Importacións de fichaxes, na mesma páxina (podes pechala mentres tanto). Os empregados impórtanse no momento. Se o ficheiro é tan grande que non cabe nunha soa subida, a importación detense antes de esgotar o tempo e o resumo di en que fila e cantas quedan: volve subir o mesmo ficheiro e segue onde quedou (as persoas xa creadas sáltanse).

Detalles que che aforran sustos

• Idempotente: se repites unha carga, non se duplican nin empregados nin fichaxes; o xa existente omítese e lístase como aviso no resumo.
• Persoas de baixa: de quen xa está de baixa só entra o de ata o seu último día (e a saída da quenda que comezou ese día). Unha fila posterior omítese co motivo no resumo; se de verdade traballou ese día, corrixe antes a data de baixa na súa ficha e volve subir o ficheiro.
• Sen límite de persoas: durante os 3 meses de proba podes importar todo o teu cadro de persoal, por grande que sexa. Só se a proba remata sen subscrición deixa de poderse engadir xente, ata que actives o plan (plans e facturación).
• Invitacións: decide ao subir o ficheiro se os empregados importados reciben xa o email de invitación coa súa ligazón de activación. Se prefires non envialo aínda, máis adiante poderás mandarllo desde a ficha de cada persoa (Acceso á conta), ou poderán entrar con «Esqueciches o teu contrasinal?» na pantalla de acceso.
• Zona horaria: os fichaxes interprétanse na zona horaria da túa empresa e almacénanse en UTC, igual que os nativos.

Despois de importar

• Comproba en Informes → Rexistro de xornada que o histórico aparece como esperas.
• Procura que cada persoa importada teña horario vixente (solicítase e apróbase dentro da plataforma) para que a bolsa de horas e as desviacións se calculen desde o primeiro día.
• Configura os tipos de ausencia e axusta os saldos iniciais de vacacións se vés con días xa gozados este ano.