Informes e rexistro de xornada

O informe de rexistro de xornada é o corazón legal de AccessTime: recolle, día a día e por persoa, a hora de inicio e fin, as horas traballadas e a súa diferenza contra o horario teórico — o rexistro diario que esixe o RD-ley 8/2019 (art. 34.9 do Estatuto de los Trabajadores, o estatuto laboral español), listo para unha inspección.

Como se consolida cada xornada

Non tes que facer nada: cada noite, ás 01:30 (hora de Madrid), a plataforma consolida as fichaxes do día anterior de cada empresa, interpretadas na súa zona horaria. Para cada persoa activa calcúlase:

1. Primeira entrada e última saída: a primeira fichaxe de entrada do día e a última de saída. Se a xornada quedou sen fichaxe de saída, a columna de fin queda baleira.
2. Horas traballadas: a suma dos tramos entrada→saída. Os tramos saída→entrada contan como pausa e van na súa propia columna, en minutos.
3. Horas teóricas: os tramos do horario vixente ese día da semana. En festivo son 0, e se unha ausencia aprobada cobre o día tamén son 0: ese día non se che debe xornada.
4. Estado da xornada, segundo o que se atopase.

Se un día se volve consolidar (por exemplo, tras corrixir unha fichaxe), a xornada actualízase, non se duplica.

Aviso de xornada incompleta

Cando unha xornada se consolida como incompleta (falta unha entrada ou unha saída, ou sobra unha fichaxe), esa persoa recibe un correo automático no seu idioma avisándoa, cunha ligazón para pedir a corrección desde Incidencias de fichaxe (menú As miñas solicitudes). Agás que ese día teña unha fichaxe súa en revisión (chegou fóra de prazo, sen a ubicación obrigatoria ou cunha hora dubidosa, e agarda aprobación): entón non se envía o aviso, porque conta o que se decida sobre esa fichaxe. Se se rexeita, a xornada segue véndose incompleta en O meu rexistro e pódese pedir a corrección igual, aínda que o aviso non chegue. A corrección revísaa o seu responsable ou RRHH e queda auditada — máis detalle en solicitudes e aprobacións.

Tampouco se envía mentres unha quenda de noite segue aberta (a súa saída aínda pode chegar).

Se a persoa xa está de baixa, o aviso non leva esa ligazón, porque xa non pode pedir correccións: dille que o deixe escrito ao confirmar que recibiu o seu resumo de horas dese mes, e que a empresa pode propoñerlle a corrección. Se ese mes non vai ter resumo (é anterior ao primeiro mes que se pecha), dille que llo comunique á empresa, que pode propoñerlle a corrección. Se xa non conserva o acceso de consulta, dille que llo comunique á empresa.

Consultar o informe mensual

1. Entra en Informes (menú lateral, sección Equipo).
2. Escolle o mes que queres consultar; por defecto ábrese o mes en curso.
3. Arriba tes os indicadores do mes: horas totais, media diaria, bolsa do mes e incidencias/ausencias.
4. Debaixo, un mapa de asistencia día a día e a táboa detallada por empregado e data, con buscador de empregado.

Cada fila mostra empregado, data, inicio, fin, horas teóricas, horas traballadas, diferenza, minutos de pausa, estado e se o día foi de teletraballo. As horas móstranse na zona horaria da túa empresa.

Os responsables de departamento ven no informe só as persoas do seu departamento; administración e RRHH ven toda a empresa.

Desviación e bolsa de horas

• A diferenza de cada día é horas traballadas menos horas teóricas: positiva se se traballou de máis (exceso/horas extra), negativa se de menos.
• A bolsa do mes é esa mesma conta agregada: o total traballado no mes menos o total teórico esixible.
• Como as ausencias aprobadas e os festivos poñen as horas teóricas do día a 0, unhas vacacións non che xeran débeda na bolsa.

Para que estes cálculos teñan sentido desde o primeiro día, asigna horarios a todo o equipo — tamén ás persoas que traias co importador.

Exportar a Excel

Co botón Exportar a Excel descargas o mes visible como ficheiro .xlsx (informe-mensual-AAAA-MM.xlsx), coas mesmas columnas da táboa: empregado, data, inicio, fin, horas teóricas, horas traballadas, diferenza, minutos de pausa, estado e teletraballo. É o ficheiro que podes imprimir e asinar para entregalo ante unha inspección, ou arquivar para a túa xestoría.

Lembra que a lei obriga a conservar o rexistro de xornada durante 4 anos. Se vés doutra plataforma, importa o histórico para non perdelo.

Que máis?

• Como fichan as persoas do teu equipo
• Montar un quiosco QR nunha tableta compartida
• Configurar ausencias e vacacións