Rapports et registre du temps de travail

Le rapport de registre du temps de travail est le cœur légal d'AccessTime : il consigne, jour par jour et par personne, l'heure de début et de fin, les heures travaillées et leur écart par rapport à l'horaire théorique — le registre quotidien exigé par le RD-ley 8/2019 (décret-loi royal espagnol, art. 34.9 de l'Estatuto de los Trabajadores), prêt pour un contrôle de l'inspection du travail.

Comment chaque journée est consolidée

Vous n'avez rien à faire : chaque nuit, à 01 h 30 (heure de Madrid), la plateforme consolide les pointages de la veille de chaque entreprise, interprétés dans son fuseau horaire. Pour chaque personne active, elle calcule :

1. Première entrée et dernière sortie : le premier pointage d'entrée de la journée et le dernier de sortie. Si la journée s'est terminée sans pointage de sortie, la colonne de fin reste vide.
2. Heures travaillées : la somme des intervalles entrée→sortie. Les intervalles sortie→entrée comptent comme pause et figurent dans leur propre colonne, en minutes.
3. Heures théoriques : les plages de l'horaire en vigueur ce jour de la semaine. Un jour férié compte 0 heure, et si une absence approuvée couvre la journée, elle compte également 0 : aucune journée de travail n'est due ce jour-là.
4. Statut de la journée, selon ce qui a été trouvé.

Si une journée est consolidée à nouveau (par exemple après la correction d'un pointage), la journée est mise à jour, pas dupliquée.

Alerte de journée incomplète

Quand une journée est consolidée comme incomplète (il manque une entrée ou une sortie, ou il y a un pointage en trop), la personne concernée reçoit un e-mail automatique dans sa langue pour l'en avertir, avec un lien pour demander la correction depuis Incidents de pointage (menu Mes demandes). Sauf si ce jour-là elle a un pointage en cours d'examen (arrivé hors délai, sans la localisation obligatoire ou avec une heure douteuse, et en attente d'approbation) : l'e-mail n'est alors pas envoyé, car c'est la décision prise sur ce pointage qui compte. S'il est refusé, la journée reste affichée comme incomplète dans Mon registre et la correction peut quand même être demandée, même si l'e-mail n'arrive pas. La correction est examinée par son responsable ou les RH et reste auditée — plus de détails dans demandes et approbations.

Il n'est pas envoyé non plus tant qu'un poste de nuit est encore ouvert (sa sortie peut encore arriver).

Si la personne a déjà quitté l'entreprise, l'e-mail ne contient pas ce lien, car elle ne peut plus demander de corrections : il lui indique de le signaler en confirmant la réception de son récapitulatif d'heures de ce mois, et que l'entreprise peut lui proposer la correction. Si ce mois n'aura pas de récapitulatif (il est antérieur au premier mois clôturé), il lui indique de le signaler à l'entreprise, qui peut lui proposer la correction. Si elle n'a plus d'accès en consultation, il lui indique de le signaler à l'entreprise.

Consulter le rapport mensuel

1. Allez dans Rapports (menu latéral, section Équipe).
2. Choisissez le mois à consulter ; par défaut, le mois en cours s'ouvre.
3. En haut figurent les indicateurs du mois : heures totales, moyenne quotidienne, compteur du mois et incidents/absences.
4. En dessous, une carte de présence jour par jour et le tableau détaillé par salarié et par date, avec un champ de recherche de salarié.

Chaque ligne affiche le salarié, la date, le début, la fin, les heures théoriques, les heures travaillées, l'écart, les minutes de pause, le statut et si la journée était en télétravail. Les heures sont affichées dans le fuseau horaire de votre entreprise.

Les responsables de service ne voient dans le rapport que les personnes de leur service ; l'administration et les RH voient toute l'entreprise.

Écart et compteur d'heures

• L'écart de chaque journée correspond aux heures travaillées moins les heures théoriques : positif si l'on a travaillé plus (excédent/heures supplémentaires), négatif si l'on a travaillé moins.
• Le compteur du mois est ce même calcul agrégé : le total travaillé dans le mois moins le total théorique exigible.
• Comme les absences approuvées et les jours fériés ramènent les heures théoriques de la journée à 0, des vacances ne créent aucune dette dans le compteur.

Pour que ces calculs aient du sens dès le premier jour, attribuez des horaires à toute l'équipe — y compris aux personnes que vous ajoutez avec l'importateur.

Exporter vers Excel

Le bouton Exporter vers Excel télécharge le mois affiché sous forme de fichier .xlsx (informe-mensual-AAAA-MM.xlsx), avec les mêmes colonnes que le tableau : salarié, date, début, fin, heures théoriques, heures travaillées, écart, minutes de pause, statut et télétravail. C'est le fichier que vous pouvez imprimer et signer pour le remettre lors d'un contrôle, ou archiver pour votre cabinet comptable.

N'oubliez pas que la loi impose de conserver le registre du temps de travail pendant 4 ans. Si vous venez d'une autre plateforme, importez l'historique pour ne pas le perdre.

Et ensuite ?

• Comment pointent les personnes de votre équipe
• Installer une borne QR sur une tablette partagée
• Configurer les absences et les congés