Pointer sa journée

Pointer dans AccessTime, c'est un seul clic depuis le tableau de bord. Ce guide explique le fonctionnement du bouton de pointage, les informations enregistrées avec chaque pointage et comment consulter l'état de votre journée. Si vous n'avez pas encore de compte, commencez par les premiers pas.

Pointer l'entrée et la sortie

1. Ouvrez Accueil (le tableau de bord principal). En haut, vous verrez le message de bienvenue avec votre dernier pointage du jour — ou « Vous n'avez pas encore pointé aujourd'hui » s'il n'y en a aucun.
2. Appuyez sur le grand bouton : Pointer l'entrée (vert) au début et Pointer la sortie (rouge) à la fin.
3. Le bouton alterne automatiquement : après une entrée, le pointage suivant est une sortie, et inversement, donc impossible d'enregistrer deux entrées de suite par erreur. Seulement si votre dernière entrée date d'un jour précédent et de plus d'heures que la « Durée maximale d'un poste » de votre entreprise (14 si elle ne l'a pas modifiée), on considère que vous avez oublié de pointer la sortie (le même jour, le bouton reste Pointer la sortie) : le bouton redevient Pointer l'entrée et cette sortie se demande comme incident. Si vous avez demandé un incident pour un pointage oublié et qu'il est toujours en attente, le bouton en tient déjà compte : après avoir demandé l'entrée oubliée de ce matin, c'est Pointer la sortie. Une proposition de l'entreprise d'ajouter un pointage ne compte qu'une fois que vous l'avez acceptée. Si la page était ouverte depuis avant un pointage fait sur le kiosque ou dans l'application, ou depuis le jour où vous avez oublié de pointer la sortie, le bouton peut ne pas être à jour (il se met à jour quand vous revenez sur l'onglet ou la fenêtre, si votre session est toujours ouverte) : en appuyant dessus, c'est le pointage attendu d'après ce qui est déjà enregistré qui est pris en compte, et le message sous le bouton indique s'il s'agit d'une entrée ou d'une sortie. Mais si ce que vous appuyez vient d'être enregistré sur le kiosque ou dans l'application (il y a moins de 5 minutes ; par exemple, le kiosque a affiché « Erreur de connexion » mais l'a enregistré), c'est le même pointage et aucun autre n'est enregistré. Et inversement : si l'application ou cette page l'a enregistré sans connexion (y compris s'il a été envoyé sans que la confirmation revienne) et que vous le refaites sur le kiosque ou dans le tableau de bord, c'est le même pointage, qu'il soit envoyé avant ou après le second, si l'autre a eu lieu moins de 5 minutes avant ou après l'heure à laquelle vous avez appuyé, sauf si un autre pointage antérieur n'avait pas non plus été envoyé (voir la fin de ce point). Si, à son envoi, il est resté en attente de vérification (par exemple parce que votre entreprise exige la localisation et qu'il est arrivé sans), le pointage refait n'est pas non plus enregistré à part : c'est toujours ce pointage, en attente de vérification, et le kiosque ou le tableau de bord vous l'indique. Si cet incident est refusé ou retiré, le pointage refait est enregistré avec son heure, sauf si ce pointage figure déjà ou s'il est postérieur à votre dernier jour de travail, si votre date de départ est fixée avant (ou, s'il doit lui aussi être vérifié —sauvegardé hors connexion sans la localisation exigée, ou arrivé hors délai—, il devient un incident à part entière). Si c'est le pointage refait (lui aussi enregistré sans connexion) qui est resté en attente de vérification et que celui sur lequel vous avez appuyé en premier est envoyé ensuite : si ce premier n'a pas besoin de vérification, il est enregistré avec son heure, comme s'il était arrivé avant, et le pointage refait en attente ne peut plus être approuvé, puisque ce pointage figure déjà (vous pouvez le retirer) ; s'il doit aussi être vérifié, il n'est pas enregistré à part et, si cet incident est refusé ou retiré, il devient un incident à part entière, avec les mêmes exceptions. Si l'application ou cette page ont enregistré sans connexion un pointage que vous avez aussi demandé comme oubli, et que l'incident a été approuvé (ou que vous avez accepté la proposition de l'entreprise de l'ajouter) avant son arrivée, avec une autre heure à moins de 5 minutes, c'est le pointage enregistré qui compte, avec son heure : le pointage ajouté est annulé (il reste visible dans Mon registre de temps) et l'incident ou la proposition indiquent que ce pointage a été annulé ensuite. Si vous l'avez refait plusieurs fois, seule la première compte : les autres étaient ce même pointage et ne sont pas enregistrées à part. Sur le kiosque, un scan dans les 5 minutes qui suivent un pointage fait dans l'application ou sur cette page compte comme ce pointage, même si la confirmation vous est parvenue : pour pointer l'inverse pendant ce temps, faites-le ici ou dans l'application (kiosque). Avec des pointages non envoyés. Le kiosque, ou le tableau de bord ouvert sur un autre appareil, ne connaissent que ce qui est déjà arrivé. Si, en plus de celui que vous refaites, l'application ou cette page ont encore un autre pointage antérieur non envoyé (par exemple, l'entrée de ce matin et la sortie que vous refaites sur le kiosque), ils alternent sans lui et peuvent enregistrer l'inverse. Il en va de même sans rien refaire si vous pointez le suivant sur le kiosque avant l'envoi de ce qui a été enregistré (vous sortez avec l'application sans réseau et revenez par le kiosque : une autre sortie est enregistrée). Quand les pointages en attente arrivent, il reste un pointage en trop ou deux du même type à la suite, et cela ne se corrige pas tout seul. Aussi, tant que l'application ou cette page ont des pointages en attente d'envoi, continuez à pointer là ; si c'est déjà arrivé, demandez un incident sur ce pointage du kiosque ou du tableau de bord : « Pointage en double (l’annuler) » s'il est en trop, ou « Pointage avec une heure incorrecte » avec le bon type.

Les pauses pendant la journée

Il n'y a pas de bouton de pause séparé : une pause, c'est simplement une sortie suivie d'une entrée. Par exemple, pour le déjeuner, vous pointez la sortie à 14h00 et l'entrée à 15h00. La consolidation nocturne calcule le temps travaillé à partir de toutes les paires entrée/sortie de la journée.

Si un jour vous oubliez de pointer une sortie ou une entrée, ne modifiez rien à la main : demandez la correction depuis Anomalies de pointage (menu latéral, section « Mes demandes ») et la personne compétente l'approuvera.

Géolocalisation (si votre entreprise l'active)

Votre entreprise décide dans ses réglages si la position est enregistrée au pointage, et elle doit vous en informer au préalable :

• Désactivée (par défaut) : la position n'est pas demandée et, si elle arrive, elle est ignorée.
• Facultative : le navigateur vous demande l'autorisation. Si vous l'accordez, le pointage enregistre la latitude, la longitude et la précision en mètres ; si vous refusez ou si cela prend trop de temps, le pointage est enregistré quand même, sans coordonnées.
• Obligatoire : sans position, impossible de pointer sur le moment (le panneau vous le dit : vous pouvez donner l'autorisation ou demander un incident). Un pointage fait hors connexion qui arrive sans position n'est pas perdu : il devient un incident en attente de révision.

En télétravail et au kiosque, elle n'est jamais demandée ni enregistrée, et les coordonnées sont supprimées au bout de 30 jours : le pointage est conservé sans elles.

Marquer une journée en télétravail

Le télétravail ne se signale pas au moment de pointer, mais en enregistrant la journée à l'avance :

1. Ouvrez Télétravail (menu latéral, section « Mes demandes »).
2. Enregistrez la date à laquelle vous travaillerez à distance (un jour à venir, ou aujourd'hui avant votre premier pointage de la journée : ce qui est déjà pointé ne change pas de modalité, donc une fois que vous avez pointé aujourd'hui, ce n'est plus accepté).
3. Les pointages de cette journée de travail sont automatiquement marqués comme télétravail. Un poste qui passe minuit compte comme journée du jour où il commence : sa sortie au petit matin suit le mode de ce jour-là, y compris pour la position.

L'entreprise peut fixer, dans Paramètres de l'entreprise, une limite de jours de télétravail par semaine ; si vous l'atteignez, la plateforme ne vous laissera pas enregistrer d'autres jours cette semaine-là. Vous ne pouvez pas non plus enregistrer deux fois la même date.

Ce qui est enregistré avec chaque pointage

Ces données alimentent le rapport d'enregistrement du temps de travail, celui que l'inspection du travail (en Espagne, la Inspección de Trabajo) peut exiger.

L'état de la journée sur le tableau de bord

Sur Accueil, chaque personne voit son dernier pointage (type et heure) à côté du bouton de pointage, et en dessous les cartes de synthèse de l'entreprise :

• Présents actuellement : combien de personnes ont une entrée sans sortie en ce moment, sur le total des employés actifs.
• Pointages du jour : entrées et sorties de la journée, avec la tendance par rapport à la veille et un graphique des 7 derniers jours.
• Absences en cours et alertes concernant votre essai ou votre abonnement.

Pour le détail en temps réel des personnes présentes, les profils encadrant une équipe (responsables, RH et administration) disposent de Présence (menu latéral, section « Équipe »).

Fin de l'essai : si les 3 mois d'essai gratuit se terminent sans abonnement, le compte passe en mode lecture seule et plus personne ne peut pointer tant que l'entreprise ne s'abonne pas. Tout ce qui a été enregistré reste consultable et exportable, et rien n'est supprimé du fait de la lecture seule (plans et facturation).

Autres façons de pointer

• Application mobile, connectée à l'API d'AccessTime.
• Borne QR sur une tablette partagée, idéale pour un entrepôt ou une boutique : comment l'installer.

Quelle que soit la méthode, tous les pointages aboutissent dans le même registre et sont consolidés chaque nuit. Attribuez des horaires à votre équipe pour que les écarts et le compteur d'heures soient calculés correctement.