Fichar la jornada

Fichar en AccessTime es un solo clic desde el panel. Esta guía explica cómo funciona el botón de fichaje, qué información se guarda con cada marcaje y cómo ver el estado de tu día. Si aún no tienes cuenta, empieza por Primeros pasos.

Fichar entrada y salida

1. Entra en Inicio (el panel principal). Arriba verás el saludo con tu último fichaje del día — o «Aún no has fichado hoy» si todavía no hay ninguno.
2. Pulsa el botón grande: Fichar entrada (verde) al empezar y Fichar salida (rojo) al terminar.
3. El botón alterna automáticamente: después de una entrada, el siguiente fichaje es una salida, y viceversa, así que no puedes ficharte dos entradas seguidas por error. Solo si tu última entrada es de un día anterior y tiene ya más horas que las «Horas máximas de un turno» de tu empresa (14 si no las ha cambiado) se entiende que olvidaste fichar la salida (el mismo día, el botón sigue siendo Fichar salida): el botón vuelve a ser Fichar entrada y esa salida la pides como incidencia. Si has pedido una incidencia por un fichaje olvidado y sigue pendiente, el botón ya lo cuenta: tras pedir el olvido de la entrada de esta mañana, toca Fichar salida. Una propuesta de la empresa para añadir un fichaje no cuenta hasta que la aceptas. Si la página llevaba abierta desde antes de fichar en el kiosco o en la app, o desde el día en que olvidaste fichar la salida, el botón puede no estar al día (se pone al día al volver a la pestaña o a la ventana, si la sesión sigue abierta): al pulsarlo se registra lo que toca según lo que ya consta, y el mensaje de debajo del botón dice si ha sido entrada o salida. Pero si lo que pulsas acaba de quedar registrado en el kiosco o en la app (hace menos de 5 minutos; por ejemplo, el kiosco dio «Error de conexión» pero lo guardó), cuenta como el mismo fichaje y no se registra otro. Y al revés: si la app o esta página lo guardaron sin conexión (también si lo enviaron y no les llegó la confirmación) y lo repites en el kiosco o en el panel, cuenta como el mismo fichaje, tanto si se envía antes como después de repetirlo, si el otro fue menos de 5 minutos antes o después de la hora en que lo pulsaste, salvo que hubiera además otro fichaje anterior sin enviar (lo explica el final de este punto). Si al enviarse quedó pendiente de revisión (por ejemplo, porque la empresa exige la ubicación y llegó sin ella), lo que repites tampoco se registra aparte: sigue siendo ese fichaje, pendiente de revisión, y el kiosco o el panel te lo dicen. Si esa incidencia se rechaza o se retira, lo que repetiste se registra con su hora, salvo que ese fichaje ya conste o sea posterior a tu último día de trabajo si te dan de baja con una fecha anterior (o, si por sí solo también tuviera que revisarse —guardado sin conexión sin la ubicación obligatoria, o llegado fuera de plazo—, queda como incidencia propia). Si lo que quedó pendiente de revisión es lo que repetiste (también sin conexión) y el que pulsaste primero se envía después: si ese primero no necesita revisión, se registra con su hora, como si hubiera llegado antes, y la repetición pendiente ya no se puede aprobar porque ese fichaje ya consta (puedes retirarla); si también la necesita, no se registra aparte y, si esa incidencia se rechaza o se retira, queda como incidencia propia, con las mismas salvedades. Si la app o esta página guardaron sin conexión un fichaje que también pediste como olvido, y la incidencia se aprobó (o aceptaste la propuesta de la empresa para añadirlo) antes de que llegara, con otra hora a menos de 5 minutos, cuenta lo guardado, con su hora: lo añadido se anula (sigue a la vista en Mi registro) y la incidencia o la propuesta dicen que ese fichaje se anuló después. Si lo repetiste más de una vez, solo cuenta la primera: las demás eran ese mismo fichaje y no se registran aparte. En el kiosco, la lectura de los 5 minutos siguientes a un fichaje de la app o de esta página cuenta como ese fichaje aunque te llegara la confirmación: para fichar lo contrario en ese rato, hazlo aquí o en la app (kiosco). Con fichajes sin enviar. El kiosco, o el panel abierto en otro dispositivo, solo conocen lo que ya ha llegado. Si, además del que repites, la app o esta página tienen sin enviar otro fichaje anterior (por ejemplo, la entrada de esta mañana y la salida que repites en el kiosco), alternan sin él y pueden registrar lo contrario. Pasa lo mismo sin repetir nada si fichas lo siguiente en el kiosco antes de que se envíe lo guardado (sales con la app sin red y vuelves a entrar en el kiosco: queda otra salida). Cuando llega lo pendiente, queda un fichaje de más o dos del mismo tipo seguidos, y no se corrige solo. Por eso, mientras la app o esta página tengan fichajes pendientes de enviar, sigue fichando ahí; si ya ha pasado, pide una incidencia sobre ese fichaje del kiosco o del panel: «Fichaje duplicado (anularlo)» si sobra, o «Fichaje con hora incorrecta» con el tipo que toca.

Pausas durante la jornada

No hay un botón de pausa separado: una pausa son simplemente una salida y una entrada posterior. Por ejemplo, para la comida fichas salida a las 14:00 y entrada a las 15:00. La consolidación nocturna calcula el tiempo trabajado a partir de todos los pares entrada/salida del día.

Si un día olvidas fichar una salida o una entrada, no edites nada a mano: pide la corrección desde Incidencias de fichaje (menú lateral, sección «Mis solicitudes») y quien corresponda la aprobará.

Geolocalización (si tu empresa la activa)

Tu empresa decide en sus ajustes si se registra la ubicación al fichar, y tiene que informarte antes:

• Desactivada (por defecto): no se pide la ubicación y, si llega, se descarta.
• Opcional: el navegador te pide permiso. Si lo concedes, con el fichaje se guardan la latitud, la longitud y la precisión en metros; si lo rechazas o tarda demasiado, el fichaje se registra igualmente, sin coordenadas.
• Obligatoria: sin ubicación no se puede fichar en el momento (el panel te lo dice: puedes dar el permiso o pedir una incidencia). Un fichaje hecho sin conexión que llega sin ubicación no se pierde: queda como incidencia pendiente de revisión.

En teletrabajo y en el kiosco nunca se pide ni se guarda, y las coordenadas se borran a los 30 días: el fichaje se conserva sin ellas.

Marcar un día como teletrabajo

El teletrabajo no se marca en el momento de fichar, sino registrando el día por adelantado:

1. Ve a Teletrabajo (menú lateral, sección «Mis solicitudes»).
2. Registra la fecha en la que trabajarás en remoto (un día futuro, u hoy antes de tu primer fichaje de la jornada: lo ya fichado no cambia de modalidad, así que con un fichaje de hoy ya no se admite).
3. Los fichajes de esa jornada quedan marcados automáticamente como teletrabajo. Un turno que cruza la medianoche cuenta como jornada del día en que empieza: su salida de madrugada sigue la modalidad de ese día, también en lo que toca a la ubicación.

La empresa puede fijar en Ajustes de empresa un límite de días de teletrabajo por semana; si lo alcanzas, la plataforma no te dejará registrar más días esa semana. Tampoco puedes registrar dos veces la misma fecha.

Qué se guarda con cada fichaje

Estos datos alimentan el informe de registro de jornada, que es el que la inspección de trabajo puede pedir.

Cómo se ve el estado del día en el panel

En Inicio, cada persona ve su último fichaje (tipo y hora) junto al botón de fichar, y debajo las tarjetas de resumen de la empresa:

• Presentes ahora: cuántas personas tienen una entrada sin salida en este momento, sobre el total de empleados activos.
• Fichajes hoy: entradas y salidas del día, con la tendencia respecto a ayer y una gráfica de los últimos 7 días.
• Ausencias activas y los avisos sobre tu prueba o suscripción.

Para el detalle en tiempo real de quién está dentro, los perfiles con equipo a cargo (responsables, RRHH y administración) tienen Presencia (menú lateral, sección «Equipo»).

Fin de la prueba: si los 3 meses de prueba gratuita terminan sin suscripción, la cuenta pasa a modo solo lectura y nadie puede fichar hasta que la empresa se suscriba. Todo lo registrado se puede seguir consultando y exportando, y no se borra nada por estar en solo lectura (planes y facturación).

Otras formas de fichar

• App móvil, conectada a la API de AccessTime.
• Kiosco QR en una tablet compartida, ideal para almacén o tienda: cómo montarlo.

Sea cual sea el método, todos los fichajes acaban en el mismo registro y se consolidan cada noche. Asigna horarios a tu equipo para que las desviaciones y la bolsa de horas se calculen correctamente.