Aprobaciones

Todo lo que tu equipo solicita — ausencias, correcciones de fichaje, cambios de horario — llega a una bandeja de aprobaciones única, con el mismo flujo para todo: lo apruebas o lo rechazas en uno o dos niveles, y cada parte recibe su aviso por email.

Qué pasa por aprobación

Qué tipos de ausencia requieren aprobación se configura en Tipos de ausencia (menú lateral, sección Administración).

Elige 1 o 2 niveles

En Ajustes de empresa decides cuántos niveles de aprobación quieres:

• 1 nivel: pueden resolver la solicitud tanto el responsable del departamento de la persona como RRHH o administración. El primero que decida, cierra la solicitud.
• 2 niveles: primero aprueba el responsable del departamento y, solo si da el visto bueno, la solicitud pasa a RRHH o administración para la decisión final. Si el responsable la rechaza, se cierra ahí mismo y no llega al segundo nivel.

Con 2 niveles activados, si la persona no tiene departamento o su departamento no tiene responsable, la solicitud va directamente a RRHH/administración. Así nada se queda atascado esperando a un aprobador que no existe.

Quién resuelve lo de quién. El responsable solo resuelve lo de los empleados de su departamento. Lo de un responsable lo resuelve RRHH o la administración, y lo de RRHH o de un administrador, otra persona de la administración; en los dos casos en un solo paso, aunque estén en un departamento con responsable.

Nadie puede aprobar ni rechazar sus propias solicitudes, tampoco los administradores. Si nadie más te gestiona (eres la única persona de la administración, aunque haya RRHH), tus ausencias y tus incidencias de fichaje se registran con un motivo y consta que no hubo otro aprobador; tu horario lo registras en tu ficha, también con un motivo (el formulario de cambio de horario te lleva allí).

La bandeja de aprobaciones

1. Entra en Aprobaciones (menú lateral, sección Equipo). Verás las solicitudes pendientes que te toca resolver a ti en el paso actual: un responsable solo ve las de los empleados de su departamento; RRHH y administración, las de las personas que gestionan que están en su turno.
2. Revisa el detalle: quién lo pide, qué pide y, en flujos de 2 niveles, qué decidió ya el primer nivel.
3. Aprueba o rechaza. Para rechazar, el comentario es obligatorio: la persona sabrá siempre el porqué. En las incidencias de fichaje también para aprobar (queda en el registro), y si el fichaje llegó con una hora dudosa, indica la hora real.
4. Debajo de las pendientes tienes tus últimas 20 solicitudes resueltas, por si necesitas repasar una decisión.

Al aprobarse, el cambio se aplica solo: la ausencia queda confirmada (y descuenta saldo si el tipo lo hace), la incidencia corrige el fichaje y el cambio de horario queda programado.

Aviso de cobertura mínima

Si en Ajustes de empresa fijas un porcentaje de cobertura mínima por departamento, la bandeja te avisa al aprobar una ausencia que dejaría al departamento por debajo del umbral algún día del rango (contando las ausencias ya aprobadas y también las pendientes, y descontando fines de semana y festivos).

Es un aviso, no un bloqueo: tú decides si aun así la apruebas.

Avisos por email

• Cuando alguien envía una solicitud, los aprobadores competentes de ese paso reciben un email (los responsables del departamento en el nivel 1; RRHH/administración cuando les toca a ellos).
• En flujos de 2 niveles, al aprobar el primer nivel se avisa automáticamente al segundo.
• Cuando la solicitud se resuelve — aprobada o rechazada —, la persona que la pidió recibe un email con el resultado.

Cada email llega en el idioma configurado por cada usuario en su perfil.

Siguientes pasos

• Configura los tipos de ausencia y sus saldos
• Define los horarios base del equipo
• ¿Acabas de llegar? Repasa los primeros pasos