Gestionar el equipo

Todo lo relacionado con las personas de tu empresa vive en la sección Administración del menú lateral (Empleados y Departamentos) y en Equipo → Presencia. Esta guía te enseña a dar de alta a tu equipo, a repartir permisos y a desactivar a quien cause baja sin perder su histórico.

Invitar empleados

1. Entra en Empleados (menú lateral) y pulsa Añadir empleado.
2. Rellena su nombre, email, puesto (opcional), departamento (opcional) y rol.
3. Pulsa Crear empleado.

Al crearlo, la persona recibe un email de invitación en su idioma con un enlace de activación de un solo uso para elegir su contraseña: no se envían contraseñas por correo. El enlace caduca a los 7 días; si caduca o no le llega, reenvíaselo desde su ficha (Acceso a la cuenta) o que use «¿Olvidaste tu contraseña?». Así puede empezar a fichar desde el primer día. No necesita verificar su email: al darla de alta tú, ya das fe de que la dirección es correcta. Su fecha de alta queda registrada con el día en que la creas, y sirve de base para el prorrateo de sus vacaciones del año en curso.

No hay límite de personas: ni durante los 3 meses de prueba ni con la suscripción activa. Si la prueba termina sin suscripción, la cuenta pasa a solo lectura y la plataforma te avisa al intentar crear a alguien nuevo (planes y facturación).

¿Vienes de otra plataforma o tienes la plantilla en un Excel? Usa el importador para dar de alta a todo el equipo de una vez.

Departamentos

Los departamentos te sirven para organizar el equipo y para delimitar qué ve cada responsable. En Departamentos (menú lateral):

1. Pulsa Nuevo departamento y escribe su nombre.
2. Guarda con Crear departamento. Después, asigna personas al departamento desde la ficha de cada empleado (Empleados → Editar).
3. El responsable de un departamento es la persona con el rol Responsable y ese departamento en su ficha: es quien aprueba las solicitudes de los empleados del departamento y quien les propone correcciones. La lista de Departamentos enseña quién lo es en cada uno. Puede haber más de uno, o ninguno: entonces decide RRHH o la administración.

Puedes editar o eliminar un departamento en cualquier momento desde la misma lista.

Roles y permisos

Cada persona tiene un único rol, que decide qué puede hacer en el panel:

El rol se elige al crear al empleado y se puede cambiar después editándolo. Algunos límites pensados para tu tranquilidad:

• Un administrador de empresa puede asignar los roles de empleado, responsable y RRHH.
• Una persona de RRHH solo puede asignar empleado y responsable: no puede concederse a sí misma (ni a nadie) el rol de RRHH ni el de administración.
• Nadie se gestiona a sí mismo, y RRHH gestiona a empleados y responsables: la ficha, el horario (también la definición de un horario que tenga), los turnos del cuadrante, el régimen de jornada, el recálculo de su jornada teórica, las correcciones del registro, la anulación de una ausencia suya ya aprobada que cubre días pasados y la aprobación de las solicitudes de una persona de RRHH o de administración los lleva la administración. Un administrador gestiona también a otro (por ejemplo, lo da de baja cuando se va); la empresa nunca se queda sin nadie que la administre, y el rol de administración lo da el soporte de AccessTime.
• Un responsable aprueba y propone correcciones solo a los empleados de su departamento: lo de otro responsable lo lleva RRHH o la administración, y lo de RRHH o de la administración, la administración, aunque estén en su departamento.
• Si eres la única persona administradora, tu horario y tu régimen de jornada los registras tú en tu ficha (el enlace está en Empleados), con un motivo de al menos 20 caracteres que queda en el registro. Lo mismo con tus ausencias e incidencias de fichaje, aunque haya RRHH: RRHH no gestiona a la administración.

Presencia en tiempo real

En Equipo → Presencia tienes la foto del momento:

• Un resumen con cuántas personas están dentro, fuera y el total de empleados activos.
• Quién está dentro ahora, con su departamento, la hora de entrada y una insignia si está en teletrabajo.
• Los fichajes de hoy, del más reciente al más antiguo, con tipo y hora ya convertidos a la zona horaria de tu empresa.

Los responsables ven en esta pantalla únicamente a las personas de su departamento; administración y RRHH ven a toda la empresa. Las horas trabajadas y su detalle histórico se consultan en los informes.

Desactivar (archivar) empleados

Cuando alguien deja la empresa no se borra: se le da de baja, de modo que sus fichajes e histórico se conservan para el registro de jornada.

1. En Empleados, pulsa Dar de baja en su fila.
2. Indica su último día de trabajo y cuándo deja de tener acceso:
   • Al acabar su último día (lo habitual si hoy aún trabaja): sigue de alta hasta el final de ese día, puede fichar la salida y, pasada la medianoche, se da de baja sola, a tu nombre. Si a medianoche sigue en un turno que empezó ese día (turno de noche), la baja espera a que fiche la salida de ese turno (como mucho, lo que dure un turno de noche en tu empresa). Con un día futuro, la baja queda programada para el final de ese día.
   • Ahora mismo: se cierran ya sus sesiones y deja de poder fichar. Con un último día ya pasado, la baja es siempre en el acto, con esa fecha.
3. Ya de baja, desaparece de la pantalla de presencia y deja de contar como empleado activo en la facturación. Conserva el acceso de consulta a su registro y a sus cierres, y lo que su móvil fichó sin conexión hasta su último día llega como incidencia para que RRHH la revise. En el cuadrante sigue saliendo, marcada de baja, las semanas hasta su último día: el turno de un día de su relación laboral se corrige o se quita (con motivo si el día ya pasó), y queda quién lo hizo, con qué rol y cuándo.
4. Si vuelve, edítala y marca de nuevo la casilla Activo: recupera su cuenta y su vuelta cuenta desde hoy (los días entre su último día y hoy quedan fuera de su relación laboral). Si la baja fue un error y su último día fue antes de ayer, pon además, en el mismo guardado, la fecha de baja de ayer: esos días vuelven a ser de alta, con su jornada y sus ausencias, y queda registrado quién lo hizo, con qué rol y cuándo. Si formaba parte de la representación legal, la baja le retiró la marca y su ámbito: tiene que volver a dársela la administración desde su ficha.

En su ficha, la fecha de baja también programa la baja (de hoy en adelante, con Activo marcado) o la anula (vacía).

Dar de baja no borra ningún dato y se puede deshacer (paso 4). Es la forma recomendada de gestionar bajas, excedencias largas o personal de temporada.

Siguientes pasos

• Asigna horarios a las personas nuevas para que sus desviaciones se calculen bien.
• Monta el kiosco QR si parte del equipo ficha desde una tablet compartida.
• Si estás empezando de cero, repasa la guía de primeros pasos.