Gérer l'équipe

Tout ce qui concerne les personnes de votre entreprise se trouve dans la section Administration du menu latéral (Salariés et Services) et dans Équipe → Présence. Ce guide vous montre comment enregistrer votre équipe, répartir les permissions et désactiver les personnes qui quittent l'entreprise sans perdre leur historique.

Inviter des salariés

1. Allez dans Salariés (menu latéral) et cliquez sur Ajouter un salarié.
2. Renseignez son nom, son e-mail, son poste (facultatif), son service (facultatif) et son rôle.
3. Cliquez sur Créer le salarié.

À la création, la personne reçoit un e-mail d'invitation dans sa langue avec un lien d'activation à usage unique pour choisir son mot de passe : aucun mot de passe n'est envoyé par e-mail. Le lien expire au bout de 7 jours ; s'il expire ou n'arrive pas, renvoyez-le depuis sa fiche (Accès au compte) ou elle peut utiliser « Mot de passe oublié ? ». Elle peut ainsi commencer à pointer dès le premier jour. Elle n'a pas besoin de vérifier son e-mail : en l'enregistrant vous-même, vous attestez déjà que l'adresse est correcte. Sa date d'entrée est enregistrée au jour de sa création et sert de base au prorata de ses congés de l'année en cours.

Il n'y a pas de limite de personnes : ni pendant les 3 mois d'essai, ni avec l'abonnement actif. Si l'essai se termine sans abonnement, le compte passe en lecture seule et la plateforme vous prévient lorsque vous essayez de créer quelqu'un de nouveau (plans et facturation).

Vous venez d'une autre plateforme ou vous avez vos effectifs dans un Excel ? Utilisez l'importateur pour enregistrer toute l'équipe en une seule fois.

Services

Les services vous permettent d'organiser l'équipe et de délimiter ce que voit chaque responsable. Dans Services (menu latéral) :

1. Cliquez sur Nouveau service et saisissez son nom.
2. Enregistrez avec Créer le service. Ensuite, affectez des personnes au service depuis la fiche de chaque salarié (Salariés → Modifier).
3. Le responsable d'un service est la personne qui a le rôle Responsable et ce service dans sa fiche : c'est elle qui approuve les demandes des employés du service et leur propose des corrections. La liste des Services indique qui l'est dans chacun. Il peut y en avoir plusieurs, ou aucun : les RH ou l'administration décident alors.

Vous pouvez modifier ou supprimer un service à tout moment depuis la même liste.

Rôles et permissions

Chaque personne a un rôle unique, qui détermine ce qu'elle peut faire dans le panneau :

Le rôle se choisit à la création du salarié et peut être modifié ensuite en l'éditant. Quelques limites pensées pour votre tranquillité :

• Un administrateur d'entreprise peut attribuer les rôles de salarié, de responsable et de RH.
• Une personne des RH ne peut attribuer que salarié et responsable : elle ne peut s'accorder à elle-même (ni à personne) le rôle RH ni celui d'administration.
• Personne ne se gère soi-même, et les RH gèrent les salariés et les responsables : la fiche, l'horaire (y compris la définition d'un horaire qu'elle a), les postes du planning, le régime de temps de travail, le recalcul de son horaire théorique, les corrections du registre, l'annulation d'une de ses absences déjà approuvée qui couvre des jours passés et l'approbation des demandes d'une personne des RH ou de l'administration relèvent de l'administration. Un administrateur gère aussi un autre administrateur (par exemple, il le désactive quand il part) ; l'entreprise ne se retrouve jamais sans personne pour l'administrer, et le rôle d'administration est attribué par le support d'AccessTime.
• Un responsable approuve et propose des corrections uniquement pour les employés de son service : ce qui concerne un autre responsable relève des RH ou de l'administration, et ce qui concerne les RH ou l'administration, de l'administration, même s'ils sont dans son service.
• Si vous êtes la seule personne à administrer l'entreprise, vous enregistrez vous-même votre horaire et votre régime de temps de travail dans votre fiche (le lien se trouve dans Employés), avec un motif d'au moins 20 caractères qui reste dans le journal. De même pour vos absences et vos incidents de pointage, même s'il y a des RH : les RH ne gèrent pas l'administration.

Présence en temps réel

Dans Équipe → Présence, vous avez la photo de l'instant :

• Un résumé indiquant combien de personnes sont présentes, absentes et le total de salariés actifs.
• Qui est présent en ce moment, avec son service, son heure d'entrée et un badge s'il est en télétravail.
• Les pointages du jour, du plus récent au plus ancien, avec le type et l'heure déjà convertis dans le fuseau horaire de votre entreprise.

Les responsables ne voient sur cet écran que les personnes de leur service ; l'administration et les RH voient toute l'entreprise. Les heures travaillées et leur détail historique se consultent dans les rapports.

Désactiver (archiver) des salariés

Quand quelqu’un quitte l’entreprise, il n’est pas supprimé : on enregistre sa sortie, de sorte que ses pointages et son historique sont conservés pour le registre du temps de travail.

1. Dans Salariés, cliquez sur Enregistrer la sortie sur sa ligne.
2. Indiquez son dernier jour de travail et le moment où l’accès prend fin :
   • À la fin de son dernier jour (le cas habituel s’il travaille encore aujourd’hui) : il reste actif jusqu’à la fin de ce jour, peut pointer sa sortie et, après minuit, la sortie s’enregistre d’elle-même, en votre nom. Si, à minuit, il est encore sur un poste commencé ce jour-là (poste de nuit), la sortie attend qu’il pointe la fin de ce poste (au plus, la durée maximale d’un poste de nuit dans votre entreprise). Avec un jour futur, la sortie est programmée pour la fin de ce jour.
   • Maintenant : ses sessions sont fermées tout de suite et il ne peut plus pointer. Avec un dernier jour déjà passé, la sortie est toujours immédiate, à cette date.
3. Une fois sorti, il disparaît de l’écran de présence et ne compte plus parmi les salariés actifs facturés. Il conserve un accès en consultation à son registre et à ses clôtures, et ce que son téléphone a pointé hors connexion jusqu’à son dernier jour arrive comme un incident que les RH examinent. Dans le Planning, il reste affiché, marqué comme sorti, les semaines jusqu’à son dernier jour : le poste d’un jour de sa relation de travail se corrige ou se retire (avec un motif si le jour est passé), et l’on garde qui l’a fait, avec quel rôle et quand.
4. S’il revient, modifiez-le et cochez à nouveau la case Actif : il récupère son compte et son retour compte à partir d’aujourd’hui (les jours entre son dernier jour et aujourd’hui restent en dehors de sa relation de travail). Si la sortie était une erreur et que son dernier jour était avant-hier ou plus tôt, mettez aussi, dans le même enregistrement, la date de sortie d’hier : ces jours redeviennent des jours de sa relation de travail, avec son temps de travail et ses absences, et qui l’a fait, avec quel rôle et quand est consigné. S’il faisait partie des représentants du personnel, la sortie lui a retiré la marque et son périmètre : un administrateur d’entreprise doit la lui redonner depuis sa fiche.

Dans sa fiche, la date de sortie programme aussi la sortie (à partir d’aujourd’hui, avec Actif coché) ou l’annule (vide).

Enregistrer une sortie ne supprime aucune donnée et peut être annulé (étape 4). C’est la façon recommandée de gérer les départs, les congés longs ou le personnel saisonnier.

Prochaines étapes

• Attribuez des horaires aux nouvelles personnes pour que leurs écarts soient calculés correctement.
• Installez la borne QR si une partie de l'équipe pointe depuis une tablette partagée.
• Si vous partez de zéro, relisez le guide des premiers pas.