Politique de confidentialité

1. Qui est qui

AccessTime est une plateforme d'ABARCANDO, S.L. (NIF espagnol B88017173), C/ Casuarina 18, 7AD, 28044 Madrid (Espagne), immatriculée au Registre du commerce de Madrid (Tome 37133, Folio 40, Section 8, Feuille M-662775). Contact pour tout ce qui concerne vos données : info@abarcando.com ou le formulaire de contact.

AccessTime comporte deux rôles différents, et il est utile de savoir lequel vous concerne :

• Données des salariés que chaque entreprise enregistre (pointages, absences, horaires, numéro d'identité, etc.) : l'entreprise cliente est responsable du traitement et ABARCANDO agit en tant que sous-traitant pour son compte, selon le contrat de sous-traitance que l'entreprise accepte lors de son inscription. Si vous travaillez dans une entreprise qui utilise AccessTime, c'est elle qui décide de ce qui est enregistré et qui doit vous informer ; adressez-vous d'abord à elle.
• Données des entreprises clientes et de la personne qui gère leur compte (inscription, facturation, acceptation des conditions), de toute personne qui nous écrit via le formulaire de contact et des visiteurs de ce site : ici, ABARCANDO est responsable du traitement.

2. Quelles données sont traitées

• Compte : nom, e-mail, langue, rôle, entreprise, service, lieu de travail, poste et date d'entrée. Le mot de passe est conservé sous forme d'empreinte irréversible (bcrypt) ; personne, pas même ABARCANDO, ne peut le lire. Les nouveaux comptes sont activés par un lien à usage unique : aucun mot de passe n'est envoyé par e-mail.
• Numéro d'identité (NIF/NIE) du salarié, si l'entreprise l'enregistre. Il est stocké chiffré.
• Registre du temps de travail : chaque pointage (entrée, sortie, pauses) avec l'heure du serveur, la méthode (panneau web, application mobile, borne à code QR ou correction), le lieu de travail, s'il s'agit de télétravail, ainsi que l'adresse IP et l'agent utilisateur de l'appareil. Pour les pointages effectués hors connexion, l'heure de l'appareil et celle de réception par le serveur sont aussi enregistrées.
• Géolocalisation : uniquement si l'entreprise l'active et si l'appareil le permet, et uniquement au moment du pointage. Il n'y a pas de suivi continu. Les coordonnées sont supprimées au bout de 30 jours.
• Vérification sur le téléphone au pointage : si l'entreprise utilise l'application mobile et que celle-ci l'envoie, chaque pointage conserve la façon dont le téléphone lui-même a vérifié qu'il s'agissait de la personne (avec la biométrie du téléphone —empreinte ou visage—, avec un code PIN ou le code de déverrouillage, ou sans vérification) et si la vérification a réussi. Elle est faite par le système du téléphone : AccessTime ne reçoit que ce résultat, jamais l'empreinte, le visage, le code ni aucune autre donnée biométrique. Il est conservé avec le pointage et la personne le voit dans « Mon registre ».
• Corrections du registre : un pointage n'est jamais écrasé. Chaque correction ou annulation ajoute une révision avec l'ancienne et la nouvelle valeur, qui l'a faite, avec quel rôle, quand, pourquoi et si le salarié était d'accord ou n'a pas été consulté (il en est alors averti et cela figure parmi ses désaccords).
• Absences, congés et autorisations, avec leurs soldes et leurs justificatifs. Ils peuvent contenir des données de santé (arrêts maladie, certificats médicaux). Le motif saisi par le salarié et les justificatifs sont stockés chiffrés, et les collègues ne voient que « Absent », jamais le type d'absence.
• Horaires, plannings, télétravail, demandes et validations.
• Clôtures mensuelles des heures (art. 35.5 et 12.4.c du Statut des travailleurs) : le récapitulatif de chaque mois et ses versions, la date d'envoi de l'avis et l'accusé de réception du salarié (date, IP, navigateur, canal et, s'il en laisse un, son commentaire).
• Accès des représentants légaux et de l'Inspection du travail : qui a la qualité de représentant légal et son périmètre (toute l'entreprise ou certains établissements), les liens temporaires que l'entreprise crée pour l'Inspection (réquisition, période et validité) et chaque consultation et téléchargement effectués avec eux, avec leur adresse IP et leur navigateur.
• Journal d'audit : pour chaque modification des données de la plateforme, il enregistre qui l'a faite (nom, e-mail et rôle à ce moment-là), quand, d'où (canal, IP et agent utilisateur), l'ancienne et la nouvelle valeur, et le motif lorsque l'action l'exige (entre autres, les corrections et annulations du registre du temps de travail, les ajustements de solde d'absences, ce qu'une personne enregistre sans autre approbateur, le recalcul du temps de travail théorique, les liens pour l'Inspection et l'entrée du support dans le compte de l'entreprise). Les mots de passe, codes et secrets ne sont jamais enregistrés, et le numéro d'identité est enregistré masqué (p. ex. 12****78Z).
• Accès : connexions, tentatives échouées, sessions ouvertes et appareils de l'application ayant accès au compte.
• Acceptation des conditions : quel document et quelle version ont été acceptés, leur empreinte (SHA-256), la date, ainsi que l'IP et l'agent utilisateur de la personne qui les a acceptés.
• Facturation de l'entreprise cliente : gérée par Stripe. AccessTime ne conserve que l'identifiant client Stripe, le type de carte et ses quatre derniers chiffres ; jamais le numéro complet.
• Contact et support : nom, e-mail et contenu des messages.
• Données techniques du site : celles des cookies techniques (voir la politique de cookies) et celles que Google reCAPTCHA traite dans les formulaires d'inscription, de connexion et de récupération du mot de passe.

Aucune donnée biométrique n'est traitée (de la vérification sur le téléphone, seul le résultat est reçu) et aucune décision automatisée produisant des effets juridiques sur les personnes n'est prise. Aucun profil n'est établi, il n'y a pas de publicité et les données ne sont ni vendues ni cédées à des tiers à des fins commerciales. Aucune intelligence artificielle n'est utilisée pour traiter les données des salariés.

3. Finalités et bases légales

En tant que sous-traitant (données des salariés), ABARCANDO traite les données uniquement pour fournir le service et selon les instructions de l'entreprise cliente (art. 28 RGPD). La base légale est apportée par l'entreprise en tant que responsable : l'obligation légale d'enregistrer le temps de travail (art. 34.9 du Statut des travailleurs espagnol), le contrat de travail et, pour les données de santé des absences et justificatifs, l'art. 9.2.b RGPD et l'art. 9 LOPDGDD.

En tant que responsable du traitement, ABARCANDO traite :

• les données de l'entreprise cliente et de la personne qui gère son compte, pour fournir le service souscrit et le facturer (art. 6.1.b RGPD) et pour respecter ses obligations légales fiscales et commerciales (art. 6.1.c) ;
• les journaux d'accès et d'audit, les limites de tentatives et reCAPTCHA, sur la base de l'intérêt légitime à protéger la plateforme et les données qu'elle conserve et à pouvoir enquêter sur un incident de sécurité et le notifier (art. 6.1.f) ;
• les messages de contact et de support, pour répondre à votre demande (art. 6.1.b ou 6.1.f). Ils sont traités par l'équipe de support d'ABARCANDO, la même pour tous les services du groupe, dans la boîte soporte@abarcando.com, qui reçoit ceux envoyés à soporte@accesstime.app, y compris depuis le formulaire de contact (section 5) ;
• la preuve de l'acceptation des conditions et du contrat de sous-traitance, pour pouvoir prouver le contrat (art. 6.1.b et 5.2 RGPD).

4. Durée de conservation

À l'expiration du délai, la suppression est effectuée par une procédure de purge qui ne supprime que ce qui a atteint son délai et garde la trace de ce qui a été supprimé, quand et pourquoi. ABARCANDO lance la purge manuellement après avoir examiné le rapport mensuel de ce qui serait purgé, de sorte qu'une donnée peut être conservée quelques semaines au-delà de son délai. Si l'entreprise cliente signale un gel pour litige ou contrôle, rien de cette entreprise n'est purgé tant qu'il dure.

5. Qui d'autre reçoit les données

Prestataires qui traitent les données pour le compte de l'entreprise cliente (sous-traitants ultérieurs) :

La liste à jour fait partie du contrat de sous-traitance. Tout changement est notifié à l'avance aux entreprises clientes, qui peuvent s'y opposer.

Autres destinataires :

• Stripe Payments Europe, Ltd. encaisse les abonnements en tant que responsable indépendant de ses données de paiement.
• Google reCAPTCHA (Google Ireland Ltd.) protège les formulaires d'inscription, de connexion et de récupération du mot de passe contre les robots ; Google traite des données techniques du navigateur en tant que responsable de ce service.
• Autorités : l'Inspection du travail, les juges et tribunaux ou l'AEPD lorsque la loi l'exige. Les représentants légaux des salariés et l'Inspection accèdent au registre via l'entreprise cliente, avec les accès en lecture seule qu'elle leur accorde : les représentants, à celui de leur périmètre (toute l'entreprise ou certains établissements), avec la validation en deux étapes et sans numéro d'identité, coordonnées, motif des absences ni les textes libres des motifs et explications ; l'Inspection, avec un lien temporaire par réquisition que l'entreprise peut révoquer.

Le service et les données sont hébergés dans l'Union européenne. Les seuls transferts hors de l'Espace économique européen sont ceux de Google indiqués, couverts par une décision d'adéquation (art. 45 RGPD).

6. Comment les données sont protégées

• Chiffrement en transit (HTTPS avec HSTS) et, au repos, du numéro d'identité, des motifs d'absence, des justificatifs et des sauvegardes.
• Isolation stricte entre entreprises et permissions par rôle : chacun ne voit que ce dont il a besoin (le salarié, ce qui le concerne ; son responsable, son service ; les RH et l'administration, leur entreprise ; les représentants légaux, le registre de leur périmètre).
• Validation en deux étapes obligatoire pour l'administration, les RH, les représentants légaux des salariés et le personnel de support d'AccessTime ; facultative pour les autres.
• Limites de tentatives de connexion, blocage et avertissement du titulaire après plusieurs codes de validation erronés, et accès de l'application mobile qui expirent au bout de 90 jours et peuvent être révoqués depuis le profil.
• Registre inaltérable : le journal d'audit et les révisions des pointages sont en insertion seule. Chaque entrée est chaînée à la précédente par une empreinte cryptographique (HMAC-SHA256), la base de données refuse de les modifier ou de les supprimer en dehors de la procédure de purge légale, et chaque heure un sceau des chaînes est conservé hors de la base de données (et chaque jour, hors du serveur). Une vérification nocturne les compare au dernier sceau conservé hors de la base de données et signale toute altération qu'elle détecte ; le sceau quotidien hors du serveur permet aussi de les vérifier manuellement.
• Lorsque le personnel de support d'AccessTime entre dans une entreprise pour l'aider, l'entrée (avec son motif ou son ticket), la sortie et chaque modification sont enregistrées avec son rôle. La sortie est enregistrée lorsqu'il quitte l'entreprise, passe à une autre entreprise ou se déconnecte ; si la session se termine autrement (par exemple, parce qu'elle expire), c'est sa dernière requête dans l'entreprise qui est enregistrée.
• Politique de sécurité du navigateur (CSP) et en-têtes de protection.

7. Traçabilité du registre du temps de travail

Pour chaque pointage et chaque modification, qui l'a fait, avec quel rôle et quand est enregistré, ainsi que d'où et, pour les corrections et les autres actions qui exigent un motif, pourquoi. Le salarié peut consulter et télécharger son propre registre avec ses révisions et savoir qui a modifié ses données. Les corrections sont proposées par le salarié ou par l'entreprise et n'effacent jamais la valeur d'origine : une révision est ajoutée, avec l'accord (ou le désaccord) du salarié. Si l'entreprise applique une modification sans cet accord (après son refus ; s'il ne répond pas dans le délai qui lui est donné, 15 jours, dont il est averti avant qu'il n'expire ; s'il n'a plus accès après son départ ; ou en fixant l'heure réelle d'un pointage dont l'heure de l'appareil était douteuse), elle est signalée comme telle, avec qui l'a appliquée et sa justification, et figure parmi ses désaccords. Tant qu'il conserve l'accès après son départ, il peut continuer à accepter ou refuser les propositions de l'entreprise, qui ne peut pas lui retirer cet accès avant la fin de son délai. L'export pour l'Inspection du travail comprend, pour chaque pointage, l'heure d'origine et l'heure en vigueur, son origine, les corrections et, s'il a été fait avec l'application, le résultat de la vérification sur le téléphone.

8. Vos droits

Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification ou leur effacement, la limitation du traitement, la portabilité, et vous opposer au traitement, en écrivant à info@abarcando.com.

• Si vous travaillez dans une entreprise cliente, c'est elle qui est responsable : adressez-vous à elle. Si vous nous écrivez, nous lui transmettrons votre demande sans délai et l'aiderons à y répondre. Depuis le panneau, vous pouvez consulter et télécharger votre registre (« Mon registre »).
• Le registre du temps de travail ne peut pas être effacé avant la fin de sa durée légale de conservation, car l'entreprise est tenue de le conserver ; il est rectifié, avec sa révision, s'il est inexact.

Si vous estimez que vos droits n'ont pas été respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Agence espagnole de protection des données (aepd.es).

9. Incidents de sécurité

Si une violation de sécurité affecte les données d'une entreprise cliente, ABARCANDO l'en informe dans les meilleurs délais, avec les informations nécessaires pour qu'elle puisse respecter son propre délai de 72 heures auprès de l'AEPD et, le cas échéant, informer les personnes concernées. Si elle affecte des données dont ABARCANDO est responsable, elle la notifie à l'AEPD dans les 72 heures.

10. Modifications de cette politique

Chaque version de cette politique porte un numéro et une date. Les modifications substantielles sont annoncées sur la plateforme avant leur entrée en vigueur, et l'administration de chaque entreprise cliente les voit en entrant dans le panneau.