Migrer depuis Sesame, Factorial ou Jibble

AccessTime inclut des importateurs conçus pour que le passage depuis une autre plateforme se fasse en un après-midi, sans perdre l'historique que la loi impose de conserver pendant 4 ans.

Ce que vous pouvez importer

• Employés : nom, e-mail, service, poste et date d'entrée.
• Pointages : l'historique des entrées et des sorties, avec la date, l'heure et le type.

Les importateurs acceptent les fichiers CSV et Excel et reconnaissent automatiquement les colonnes des exports de Sesame HR, Factorial et Jibble, aussi bien en espagnol qu'en anglais. Pour tout autre outil, un modèle générique est disponible en téléchargement.

Pas à pas

1. Exportez depuis votre plateforme actuelle :
   • Sesame HR : Rapports → export des employés et des pointages.
   • Factorial : Rapports/Exporter les données.
   • Jibble : Reports → Timesheets → Export.
2. Dans AccessTime, ouvrez Importer des données (menu latéral, section « Administration » ; rôle administration ou RH).
3. Chargez d'abord le fichier des employés : les colonnes sont reconnues automatiquement grâce à leurs en-têtes.
4. Chargez ensuite le fichier des pointages. Chaque pointage est associé à l'employé via son adresse e-mail.
5. Vérifiez le récapitulatif : lignes créées, lignes ignorées et leurs avertissements. Les pointages sont importés en arrière-plan, par étapes qui reprennent là où elles s’étaient arrêtées si quelque chose s’interrompt : le récapitulatif apparaît à la fin dans Imports de pointages, sur la même page (vous pouvez la fermer entre-temps). Les salariés sont importés immédiatement. Si le fichier est si volumineux qu’il ne tient pas en un seul envoi, l’import s’arrête avant d’épuiser le temps imparti et le récapitulatif indique à quelle ligne et combien il en reste : envoyez de nouveau le même fichier et il reprend là où il s’était arrêté (les personnes déjà créées sont ignorées).

Les détails qui vous évitent des frayeurs

• Idempotent : si vous relancez un import, ni les employés ni les pointages ne sont dupliqués ; l'existant est ignoré et listé comme avertissement dans le récapitulatif.
• Personnes ayant quitté l'entreprise : pour une personne qui a déjà quitté l'entreprise, seul ce qui va jusqu'à son dernier jour est importé (ainsi que la sortie du poste commencé ce jour-là). Une ligne postérieure est ignorée, avec le motif dans le récapitulatif ; si elle a vraiment travaillé ce jour-là, corrigez d'abord la date de départ dans sa fiche et importez à nouveau le fichier.
• Pas de limite de personnes : pendant les 3 mois d'essai, vous pouvez importer tout votre effectif, aussi important soit-il. Ce n'est que si l'essai se termine sans abonnement qu'il devient impossible d'ajouter du monde, jusqu'à ce que vous activiez l'offre (plans et facturation).
• Invitations : au moment de charger le fichier, choisissez si les employés importés reçoivent immédiatement l'e-mail d'invitation avec leur lien d'activation. Si vous préférez ne pas l'envoyer tout de suite, vous pourrez l'envoyer plus tard depuis la fiche de chaque personne (Accès au compte), ou elles pourront se connecter via « Mot de passe oublié ? » sur l'écran de connexion.
• Fuseau horaire : les pointages sont interprétés dans le fuseau horaire de votre entreprise et stockés en UTC, exactement comme les pointages natifs.

Après l'import

• Vérifiez dans Rapports → Enregistrement du temps de travail que l'historique apparaît comme prévu.
• Assurez-vous que chaque personne importée dispose d'un horaire en vigueur (il se demande et s'approuve dans la plateforme) pour que le compteur d'heures et les écarts soient calculés dès le premier jour.
• Configurez les types d'absence et ajustez les soldes initiaux de congés si des jours ont déjà été pris cette année.