Congés et absences

Avec AccessTime, chaque personne demande ses congés depuis Absences et congés (menu latéral), consulte son solde à tout moment, et la personne qui approuve a sous les yeux le calendrier de l'équipe et les alertes de couverture. Voici comment tout configurer.

1. Configurez les types d'absence

Dans Types d'absence (section Administration), votre entreprise démarre avec quatre types déjà créés : congés, maladie, congé rémunéré et convenance personnelle. Vous pouvez les modifier, les désactiver ou en créer d'autres. Chaque type a un nom, une couleur (pour le calendrier) et trois interrupteurs :

Les trois interrupteurs constituent la politique d'approbation de l'entreprise : seule l'administration les modifie ; les RH peuvent changer le nom, la couleur et l'activation du type. Et la personne qui retire « Nécessite une approbation » à un type (ou le crée sans) ne contourne pas l'approbation : pendant 15 jours, ses propres absences de ce type sont approuvées par la personne qui la gère.

Un type qui a déjà des absences associées ne peut pas être supprimé (il faut conserver l'historique) : le supprimer le désactive et il n'est plus proposé pour les nouvelles demandes.

2. Soldes : prorata et report

Le quota annuel se définit dans Paramètres de l'entreprise → Congés et absences :

• Jours ouvrés de congés par an : par défaut 22, le minimum légal en Espagne.
• Maximum de jours reportables sur l'année suivante : avec 0, aucun report.

À partir de là, le solde de chaque personne se calcule tout seul :

• Prorata à l'embauche : si quelqu'un arrive en cours d'année, on lui attribue les mois restants (le mois d'entrée compte en entier), avec un arrondi à la demi-journée en faveur de l'employé.
• Report : les jours non pris de l'année précédente passent sur la suivante, dans la limite du maximum configuré.
• Disponible = attribués + reportés − pris − en attente (les demandes non résolues engagent aussi le solde, pour que personne ne demande deux fois les mêmes jours).

Dans Soldes de congés, vous voyez le tableau de tout l'effectif par année et pouvez ajuster à la main les jours attribués et reportés de n'importe qui — pratique si vous migrez depuis une autre plateforme avec des jours déjà pris.

3. Demander une absence

1. Ouvrez Absences et congés et lancez la création d'une demande.
2. Choisissez le type, la date de début et la date de fin.
3. Cochez Demi-journée seulement le cas échéant (les dates de début et de fin doivent coïncider) : elle compte pour 0,5 jour.
4. Joignez le justificatif si le type l'exige (PDF ou image, 10 Mo max). Peuvent le télécharger : vous, les RH et l'administration de votre entreprise, votre responsable (si vous êtes employé de son service) et le support d'AccessTime lorsqu'il entre dans votre entreprise ; chaque téléchargement est enregistré.
5. Envoyez. Si le type requiert une approbation, la demande reste en attente ; sinon, elle est enregistrée comme approuvée immédiatement.

Les jours sont décomptés en jours ouvrés : les week-ends et les jours fériés ne comptent pas. De plus, la plateforme empêche l'envoi de la demande (en vous expliquant pourquoi) si :

• les dates chevauchent une autre de vos absences en attente ou approuvée,
• la plage ne contient aucun jour ouvré,
• vous demandez plus de jours qu'il ne vous en reste de disponibles (uniquement pour les types qui déduisent du solde).

4. Calendrier d'équipe et jours fériés

Dans Calendrier d'équipe, vous disposez de la vue mensuelle avec les absences approuvées et en attente de chaque personne, dans la couleur de leur type, et les jours fériés signalés. Chaque rôle voit ce qui le concerne : employés et responsables voient leur service (pour se coordonner) ; administration et RH, toute l'entreprise.

Les jours fériés se gèrent dans Jours fériés : les jours fériés nationaux sont préchargés et ne peuvent pas être supprimés ; ceux de votre région et les jours fériés locaux de votre commune, c'est vous qui les ajoutez (date, nom et portée) ou les supprimez. Ils influent à la fois sur le calcul des jours ouvrés des absences et sur l'enregistrement du temps de travail.

5. Couverture minimale du service

Dans Paramètres de l'entreprise, vous pouvez fixer une couverture minimale par service (% de personnes présentes ; 0 la désactive). Lors de l'examen d'une demande dans Approbations, si son approbation faisait passer le service sous ce seuil un jour ouvré quelconque — en comptant aussi les demandes en attente des collègues —, la personne qui approuve voit une alerte avec le pire jour et le pourcentage qui resterait.

C'est une alerte, jamais un blocage : la décision finale revient toujours à la personne qui approuve.

Et ensuite ?

• Définir qui approuve quoi
• Mise en route depuis zéro
• Importer les employés et ajuster les soldes initiaux