Borne QR sur tablette partagée

La borne QR est un écran de pointage pensé pour une tablette partagée à l'entrée de l'entrepôt, de la boutique ou du bureau. Elle affiche une grande horloge et la caméra reste active en permanence : chaque personne présente son QR personnel, la plateforme enregistre l'entrée ou la sortie et l'écran confirme immédiatement. Personne ne saisit quoi que ce soit, et il n'est pas nécessaire que chaque employé dispose d'un téléphone ou d'un ordinateur.

Si vous êtes encore en train de configurer votre compte, commencez par les premiers pas.

Ce qu'il vous faut

• Une tablette (ou tout appareil avec navigateur et caméra), branchée et avec l'écran réglé pour ne pas s'éteindre.
• Le jeton de la borne de votre entreprise : une clé unique qui identifie l'appareil comme borne autorisée de votre entreprise.
• Une connexion internet. La page de la borne est servie en HTTPS, condition exigée par le navigateur pour pouvoir utiliser la caméra.

1. Récupérez le jeton de votre entreprise

Le jeton est créé automatiquement à l'inscription de l'entreprise ; il vous suffit de le copier :

1. Connectez-vous au panneau avec un utilisateur administrateur d'entreprise (c'est la seule personne pouvant voir et régénérer le jeton).
2. Ouvrez Jeton borne (menu latéral, section « Administration »).
3. Vous y verrez le jeton actuel et le bouton Ouvrir l'écran de borne, qui ouvre l'écran de pointage avec le jeton déjà inclus dans le lien.

Traitez le jeton comme un mot de passe : quiconque le détient peut ouvrir un écran de borne de votre entreprise. Ne le publiez pas et ne l'envoyez pas par des canaux non sécurisés.

2. Installez la tablette

1. Sur la tablette, ouvrez le navigateur et rendez-vous sur le lien Ouvrir l'écran de borne (ou saisissez /kiosko#token=... avec le jeton copié). Une seule fois suffit : le jeton est mémorisé sur l'appareil lui-même et disparaît de la barre d'adresse.
2. Accordez l'autorisation caméra lorsque le navigateur la demande. La borne utilise la caméra arrière si l'appareil en possède plusieurs.
3. Vous verrez l'horloge, la date et le viseur de la caméra avec la ligne de scan. La borne est prête.

Si l'écran affiche « Cet appareil n'est pas configuré », c'est que vous avez ouvert /kiosko sans jeton : reprenez le lien de l'étape 1.

L'écran de la borne ne donne accès à aucune donnée : il n'affiche ni employés, ni pointages, ni rapports. Il se contente de scanner les codes et de confirmer chaque pointage. Et l'ouvrir ferme la session du panneau ouverte dans ce navigateur (y compris « Se souvenir de moi ») : personne ne reste connecté sur la tablette, qui peut donc rester visible dans un lieu de passage. Si vous vous reconnectez ensuite au panneau depuis la tablette, déconnectez-vous en terminant.

3. Comment chaque personne pointe

Chaque employé dispose d'un code QR personnel et incessible, généré automatiquement à la création de son compte utilisateur (y compris pour les utilisateurs récupérés via l'importateur).

1. Présentez votre QR devant la caméra de la tablette.
2. L'écran confirme le pointage : « Ana García — Entrée enregistrée à 9:02:15 ».
3. Quelques secondes plus tard, la borne reprend le scan, prête pour la personne suivante.

Pas besoin de choisir entre entrée et sortie : le type alterne automatiquement — après une entrée, le pointage suivant est une sortie, et inversement. Sauf si cette entrée date d'un jour précédent et de plus d'heures que la « Durée maximale d'un poste » de l'entreprise (14 si elle n'a pas été modifiée dans les Paramètres) : on considère alors que la sortie a été oubliée, le pointage est une nouvelle entrée et cette sortie se demande comme incident. Et sauf si vous venez de pointer dans l'application ou le panneau (moins de 5 minutes avant, avec ou sans connexion ; même si la confirmation ne vous est pas parvenue) : la borne prend le scan pour le même pointage répété et il n'en reste qu'un, sauf si l'application ou le panneau ont en plus un autre pointage antérieur non envoyé (voir plus bas). Si ce pointage était déjà arrivé, l'écran le signale avec son heure ; s'il est arrivé et reste en attente de vérification (par exemple, sans la localisation exigée par l'entreprise), l'écran l'indique avec son type et son heure, et c'est toujours ce même pointage : si cet incident est refusé ou retiré, le scan de la borne est enregistré avec son heure, sauf si vous l'aviez déjà répété (à la borne, dans l'application ou le panneau) ou si ce pointage figure déjà (par exemple parce que vous l'avez refait ensuite dans l'application) ou s'il est postérieur à votre dernier jour de travail, si votre date de départ est fixée avant : seule la première répétition est enregistrée, les autres étaient ce même pointage. Pour pointer l'inverse pendant ces 5 minutes (par exemple, rentrer juste après une sortie pointée dans l'application), utilisez l'application ou le panneau, repassez le QR 5 minutes après cette heure ou demandez-le comme incident.

Avec des pointages non envoyés dans l'application ou le panneau. La borne ne connaît que ce qui est déjà arrivé. Si l'application ou le panneau ont enregistré sans connexion des pointages qui n'ont pas encore été envoyés, la borne alterne sans eux et peut enregistrer l'inverse de ce qui est attendu : par exemple, l'entrée et la sortie de ce matin sont encore dans l'application et vous refaites la sortie à la borne (elle enregistre une entrée), ou vous sortez avec l'application sans réseau et revenez par la borne (elle enregistre une autre sortie). Quand ils sont envoyés, il reste un scan de la borne en trop ou avec le mauvais type, et cela ne se corrige pas tout seul. Tant que l'application ou le panneau ont des pointages en attente d'envoi, pointez-y. Si c'est déjà arrivé, demandez un incident sur ce scan de la borne : « Pointage en double (l’annuler) » s'il est en trop, ou « Pointage avec une heure incorrecte » avec le bon type.

Si la journée de travail est enregistrée en télétravail, le pointage est marqué comme distant, exactement comme avec les autres méthodes de pointage.

Chaque pointage est enregistré avec la méthode qr, l'heure en UTC (convertie dans le fuseau horaire de votre entreprise pour l'affichage), ainsi que l'IP et l'appareil de la borne.

Régénérer le jeton

Si vous soupçonnez une fuite du jeton, ou si vous retirez un appareil qui le gardait en mémoire :

1. Ouvrez Jeton borne et appuyez sur Régénérer le jeton.
2. Confirmez. L'ancien jeton est invalidé immédiatement.

Après régénération, toutes les tablettes déjà configurées cessent de fonctionner et afficheront « Jeton de borne invalide ». Rouvrez sur chacune le lien Ouvrir l'écran de borne avec le nouveau jeton.

En cas de problème

Les pointages de la borne aboutissent dans le même registre que ceux du panneau web et de l'application mobile, et sont consolidés chaque nuit dans la journée de chaque personne.