Migrar desde Sesame, Factorial o Jibble

AccessTime incluye importadores pensados para que el cambio desde otra plataforma se haga en una tarde y sin perder el histórico que la ley obliga a conservar durante 4 años.

Qué puedes importar

• Empleados: nombre, email, departamento, puesto y fecha de alta.
• Fichajes: el histórico de entradas y salidas, con fecha, hora y tipo.

Los importadores aceptan CSV y Excel y reconocen automáticamente las columnas de las exportaciones de Sesame HR, Factorial y Jibble, tanto en español como en inglés. Para cualquier otra herramienta hay una plantilla genérica descargable.

Paso a paso

1. Exporta desde tu plataforma actual:
   • Sesame HR: Informes → exportación de empleados y de fichajes.
   • Factorial: Informes/Exportar datos.
   • Jibble: Reports → Timesheets → Export.
2. En AccessTime, entra en Importar datos (menú lateral, sección «Administración»; rol administración o RRHH).
3. Sube primero el fichero de empleados: las columnas se reconocen automáticamente por sus cabeceras.
4. Sube después el fichero de fichajes. Cada fichaje se asocia al empleado por su email.
5. Revisa el resumen: filas creadas, filas omitidas y sus avisos. Los fichajes se importan en segundo plano, por tramos que siguen donde se quedaron si algo se interrumpe: el resumen aparece al terminar en Importaciones de fichajes, en la misma página (puedes cerrarla mientras tanto). Los empleados se importan en el momento. Si el fichero es tan grande que no cabe en una sola subida, la importación se para antes de agotar el tiempo y el resumen dice en qué fila y cuántas quedan: vuelve a subir el mismo fichero y sigue donde se quedó (las personas ya creadas se saltan).

Detalles que te ahorran sustos

• Idempotente: si repites una carga, no se duplican ni empleados ni fichajes; lo ya existente se omite y se lista como aviso en el resumen.
• Personas de baja: de quien ya está de baja solo entra lo de hasta su último día (y la salida del turno que empezó ese día). Una fila posterior se omite con el motivo en el resumen; si de verdad trabajó ese día, corrige antes la fecha de baja en su ficha y vuelve a subir el fichero.
• Sin límite de personas: durante los 3 meses de prueba puedes importar a toda tu plantilla, por grande que sea. Solo si la prueba termina sin suscripción deja de poder añadirse gente, hasta que actives el plan (planes y facturación).
• Invitaciones: decide al subir el fichero si los empleados importados reciben ya el email de invitación con su enlace de activación. Si prefieres no enviarlo aún, más adelante podrás mandárselo desde la ficha de cada persona (Acceso a la cuenta), o ellas podrán entrar con «¿Has olvidado tu contraseña?» en la pantalla de acceso.
• Zona horaria: los fichajes se interpretan en la zona horaria de tu empresa y se almacenan en UTC, igual que los nativos.

Después de importar

• Comprueba en Informes → Registro de jornada que el histórico aparece como esperas.
• Procura que cada persona importada tenga horario vigente (se solicita y aprueba dentro de la plataforma) para que la bolsa de horas y las desviaciones se calculen desde el primer día.
• Configura los tipos de ausencia y ajusta los saldos iniciales de vacaciones si vienes con días ya disfrutados este año.