Política de privacidad

Versión 2.0 · en vigor desde el 18 de octubre de 2026
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1. Quién es quién

AccessTime es una plataforma de ABARCANDO, S.L. (NIF B88017173), C/ Casuarina 18, 7AD, 28044 Madrid (España), inscrita en el Registro Mercantil de Madrid (Tomo 37133, Folio 40, Sección 8, Hoja M-662775). Contacto para todo lo relativo a tus datos: info@abarcando.com o el formulario de contacto.

En AccessTime hay dos papeles distintos, y conviene saber en cuál estás:

Datos de las personas trabajadoras que cada empresa registra (fichajes, ausencias, horarios, NIF, etc.): la empresa cliente es la responsable del tratamiento y ABARCANDO actúa como encargado del tratamiento por cuenta de ella, según el contrato de encargo del tratamiento que la empresa acepta al darse de alta. Si trabajas en una empresa que usa AccessTime, es tu empresa quien decide qué se registra y quien debe informarte; dirígete a ella en primer lugar.
Datos de las empresas cliente y de quien gestiona su cuenta (alta, facturación, aceptación de las condiciones), de quien nos escribe por el formulario de contacto y de quien visita esta web: aquí ABARCANDO es la responsable.

2. Qué datos se tratan

Cuenta: nombre, email, idioma, rol, empresa, departamento, centro de trabajo, puesto y fecha de alta. La contraseña se guarda con un hash irreversible (bcrypt); nadie, tampoco ABARCANDO, puede leerla. Las cuentas nuevas se activan con un enlace de un solo uso: no se envían contraseñas por correo.
NIF/NIE de la persona trabajadora, si la empresa lo registra. Se guarda cifrado.
Registro de jornada: cada fichaje (entrada, salida, pausas) con la hora del servidor, el método (panel web, app móvil, kiosco con código QR o corrección), el centro de trabajo, si es teletrabajo, la dirección IP y el agente de usuario del dispositivo. En los fichajes hechos sin conexión se guarda también la hora del dispositivo y la de recepción en el servidor.
Geolocalización: solo si la empresa la activa y el dispositivo lo permite, y solo en el instante del fichaje. No hay seguimiento continuo. Las coordenadas se borran a los 30 días.
Verificación en el móvil al fichar: si la empresa usa la app móvil y esta lo envía, con cada fichaje se guarda cómo comprobó el propio teléfono que era la persona (con la biometría del teléfono —huella o cara—, con un PIN o el código de desbloqueo, o sin comprobación) y si la comprobación salió bien. La hace el sistema del teléfono: AccessTime solo recibe ese resultado, nunca la huella, la cara, el código ni ningún otro dato biométrico. Se conserva con el fichaje y la persona lo ve en «Mi registro».
Correcciones del registro: un fichaje nunca se sobrescribe. Cada corrección o anulación añade una revisión con el valor anterior y el nuevo, quién la hizo, con qué rol, cuándo, por qué y si la persona trabajadora estuvo conforme o no se le consultó (entonces se le avisa y consta en sus discrepancias).
Ausencias, vacaciones y permisos, con sus saldos y justificantes. Pueden contener datos de salud (bajas, partes médicos). El motivo que escribe la persona y los justificantes se guardan cifrados, y los compañeros solo ven «Ausente», nunca el tipo de ausencia.
Horarios, turnos, teletrabajo, solicitudes y aprobaciones.
Cierres mensuales de horas (arts. 35.5 y 12.4.c del Estatuto de los Trabajadores): el resumen de cada mes y sus versiones, cuándo se envió el aviso y el acuse de recibo de la persona trabajadora (fecha, IP, navegador, canal y, si lo deja, su comentario).
Accesos de la representación legal y de la Inspección de Trabajo: quién tiene la marca de representación legal y su ámbito (toda la empresa o unos centros), los enlaces temporales que la empresa crea para la Inspección (requerimiento, periodo y vigencia) y cada consulta y descarga que se hace con ellos, con su IP y su navegador.
Registro de auditoría: de cada cambio en los datos de la plataforma queda quién lo hizo (nombre, email y rol en ese momento), cuándo, desde dónde (canal, IP y agente de usuario), el valor anterior y el nuevo, y el motivo cuando la acción lo pide (entre otras, las correcciones y anulaciones del registro de jornada, los ajustes de saldo de ausencias, lo que alguien registra sin otro aprobador, el recálculo de la jornada teórica, los enlaces para la Inspección y la entrada del soporte en la cuenta de la empresa). Las contraseñas, códigos y secretos nunca se registran, y el NIF se registra enmascarado (p. ej. 12****78Z).
Accesos: inicios de sesión, intentos fallidos, sesiones abiertas y dispositivos de la app con acceso a la cuenta.
Aceptación de las condiciones: qué documento y qué versión se aceptó, su huella (SHA-256), la fecha, la IP y el agente de usuario de quien la aceptó.
Facturación de la empresa cliente: la gestiona Stripe. AccessTime solo guarda el identificador de cliente en Stripe, el tipo de tarjeta y sus cuatro últimos dígitos; nunca el número completo.
Contacto y soporte: nombre, email y el contenido de los mensajes.
Datos técnicos de la web: los de las cookies técnicas (ver la política de cookies) y los que trata Google reCAPTCHA en los formularios de registro, acceso y recuperación de contraseña.

No se tratan datos biométricos (de la verificación en el móvil solo llega su resultado) ni se toman decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre las personas. No se elaboran perfiles, no hay publicidad y no se venden ni se ceden datos a terceros con fines comerciales. No se usa inteligencia artificial para tratar los datos de las personas trabajadoras.

3. Para qué y con qué base legal

Como encargado del tratamiento (datos de las personas trabajadoras), ABARCANDO trata los datos solo para prestar el servicio y siguiendo las instrucciones de la empresa cliente (art. 28 RGPD). La base legal la aporta la empresa como responsable: la obligación legal de registrar la jornada (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores), el contrato de trabajo y, para los datos de salud de ausencias y justificantes, el art. 9.2.b RGPD y el art. 9 LOPDGDD.

Como responsable, ABARCANDO trata:

los datos de la empresa cliente y de quien gestiona su cuenta, para prestar el servicio contratado y facturarlo (art. 6.1.b RGPD) y para cumplir sus obligaciones legales fiscales y mercantiles (art. 6.1.c);
los registros de acceso y de auditoría, los límites de intentos y reCAPTCHA, por el interés legítimo en proteger la plataforma y los datos que custodia y en poder investigar y notificar un incidente de seguridad (art. 6.1.f);
los mensajes de contacto y de soporte, para atender tu solicitud (art. 6.1.b o 6.1.f). Los atiende el equipo de soporte de ABARCANDO, el mismo para todos los servicios del grupo, en el buzón soporte@abarcando.com, que recibe los que se envían a soporte@accesstime.app, también desde el formulario de contacto (apartado 5);
la constancia de la aceptación de las condiciones y del contrato de encargo, para poder acreditar el contrato (arts. 6.1.b y 5.2 RGPD).

4. Cuánto tiempo se conservan

Datos	Plazo
Fichajes y sus revisiones, jornadas, incidencias, propuestas de corrección y ausencias (con sus justificantes)	5 años desde su registro. Los fichajes, sus revisiones y las propuestas de corrección se suprimen por años naturales completos (lo de un año, a partir del 1 de enero siguiente a cumplir los 5), así que se conservan entre 5 y 6 años. La ley exige un mínimo de 4 (art. 34.9 ET); el quinto es un margen para reclamaciones e inspecciones que empiezan al final del plazo. Por debajo de 4 años la plataforma no permite borrar nada.
Cierres mensuales de horas, con sus versiones y su acuse de recibo	5 años desde el mes que resumen; una versión generada más tarde (un mes cerrado con retraso o una versión nueva por una corrección posterior), 5 años desde que se generó
Enlaces de la Inspección de Trabajo	Mientras exista la empresa. Cada consulta hecha con el enlace se conserva como un acceso (2 años) y cada descarga, en el registro de auditoría (5 años)
Registro de auditoría de datos y fichajes	5 años. De lo que se sigue conservando después de ese plazo (un horario vigente, el rol de una persona, una ausencia que acaba más tarde), se guarda con ese dato quién lo hizo —solo su identificador—, con qué rol, por qué canal y cuándo, y se suprime con él
Registro de accesos (inicios de sesión, fallos, dispositivos)	2 años
Coordenadas de geolocalización (solo si la empresa la activa)	30 días; después se borran y el fichaje se conserva sin ellas
Cuenta de una persona trabajadora	Mientras la empresa la mantenga de alta. Tras la baja la cuenta no se borra: queda de solo consulta, y durante 5 años desde su fecha de baja la persona puede seguir entrando para consultar y descargar su propio registro, sus revisiones y sus cierres mensuales, confirmar la recepción de sus cierres (con su comentario) y aceptar o rechazar las propuestas de corrección de la empresa, salvo si la empresa deja el servicio: al terminar su contrato con nosotros los datos quedan bloqueados (fila siguiente) y ya no entra nadie de la plantilla, tampoco quien está de baja (solo la administración de la empresa, para atender requerimientos); su derecho de acceso lo atiende entonces la empresa con los datos que le devolvemos. La empresa también puede retirarle ese acceso, aunque no antes de que acaben sus plazos para responder a las propuestas pendientes y para confirmar la recepción de su cierre final. Su nombre, email y NIF (cifrado) se conservan mientras se conserve algo que la nombre (su registro de jornada y lo que lo acompaña, como incidencias, propuestas, cierres, turnos o teletrabajo; sus ausencias; la auditoría que la nombra, o sus conversaciones con soporte) y, si aceptó las condiciones en nombre de la empresa, mientras se conserve esa aceptación (fila «Aceptación de las condiciones»), para que siga identificándola. Los enlaces de la Inspección que creó y las exportaciones que pidió no lo impiden: quedan a nombre de la persona anonimizada. Cuando ya no queda nada suyo dentro de plazo, la empresa puede anonimizarlos desde la ficha de la persona (queda constancia de quién lo hizo y por qué, sin copiar los datos) o pedírnoslo; si la empresa ya dejó el servicio, los anonimiza el procedimiento de purga, con la misma constancia
Datos de la empresa cliente al terminar el contrato	Exportación completa disponible al menos 30 días. Después, bloqueados (art. 32 LOPDGDD: solo accesibles para atender a jueces, a la Inspección o a la AEPD; durante el bloqueo solo entra la administración de la empresa, y únicamente para sacarlos o dar un enlace a la Inspección indicando el requerimiento que atiende, con constancia de quién, cuándo y para qué) hasta que se cumple el plazo de cada dato, y entonces se purgan: los datos que identifican a cada persona trabajadora se anonimizan en cuanto no queda nada suyo dentro de plazo, y los de la propia empresa (nombre, CIF e identificador de cliente de Stripe) y los de quien aún quede, a los 6 años desde el fin del contrato (art. 30 del Código de Comercio). No se suprimen antes, porque pueden derivarse responsabilidades de nuestra relación con la empresa cliente (art. 33.4 LOPDGDD); a ella se le devuelven con la exportación completa, y es ella quien debe conservar su registro de jornada (art. 33.3 LOPDGDD y art. 34.9 ET)
Facturación	6 años (art. 30 del Código de Comercio)
Aceptación de las condiciones	Mientras dure el contrato y, después, bloqueada. No se purga: es la prueba de lo que aceptó cada empresa (documento, versión, huella, fecha, IP y navegador). A los 6 años del fin del contrato se anonimizan el nombre, el email y el NIF de quien la aceptó
Contacto y soporte	2 años desde el último mensaje, en la plataforma y en el buzón de soporte (apartado 5)
Copias de seguridad	14 copias diarias y 12 mensuales, cifradas, en el servidor y, con la misma rotación, fuera de él, en un servidor de Arsys Internet, S.L.U. en España (apartado 5). Un dato suprimido desaparece de las copias cuando estas rotan (a lo sumo en 12 meses). El registro de cambios de la base de datos, que permite recuperarla hasta el momento de un fallo, se conserva como mucho 14 días y solo sale del servidor cifrado

Cumplido el plazo, la supresión se hace con un procedimiento de purga que borra solo lo que ya ha cumplido su plazo y deja constancia de qué se borró, cuándo y por qué. La purga la lanza ABARCANDO a mano, después de revisar el informe mensual de lo que se purgaría, así que un dato puede conservarse algunas semanas más allá de su plazo. Si la empresa cliente comunica un bloqueo por litigio o inspección, no se purga nada de esa empresa mientras dure.

5. Quién más recibe los datos

Proveedores que tratan los datos por cuenta de la empresa cliente (subencargados):

Proveedor	Para qué	Dónde
IONOS SE	Alojamiento del servidor, de la base de datos, de las copias de seguridad y del servidor de correo que envía los emails de la plataforma	Unión Europea
Arsys Internet, S.L.U.	Alojamiento de la copia de seguridad cifrada fuera del servidor principal, para poder recuperar el servicio si el servidor de IONOS se pierde: las copias de seguridad y el registro de cambios de la base de datos, con la misma rotación (apartado 4). Le llegan ya cifrados (AES-256) y la clave para descifrarlos no está en ese servidor, así que Arsys no puede leer su contenido. También aloja el correo de soporte: los mensajes de contacto y de soporte, con los datos que contengan, se reciben en un buzón de ABARCANDO alojado en Arsys, en España (soporte@abarcando.com, adonde llega soporte@accesstime.app). Esos mensajes no van cifrados como las copias: llegan por una conexión cifrada (TLS) y se guardan en el buzón	España (Unión Europea)
Google Ireland Ltd. (Firebase Cloud Messaging)	Entregar las notificaciones push de la app móvil, si la empresa la usa. Recibe el identificador del dispositivo y el aviso: un título y un texto breve en el idioma de la persona, el tipo de aviso y una referencia interna para abrirlo en la app. Dice de qué se trata y, si lo hay, su resultado: un recordatorio de fichaje; una solicitud (de ausencia, de incidencia de fichaje o de cambio de horario) pendiente o resuelta, y si se aprobó o se rechazó; una propuesta de corrección del registro pendiente de respuesta, o qué ha pasado con ella (aceptada, rechazada, retirada, aplicada con o sin la conformidad de la persona, sin respuesta en plazo o con el aviso sin entregar); el resumen de horas de un mes, con el mes. Nunca lleva horas, nombres, motivos, comentarios ni ubicación	UE; Google LLC puede tratarlos en EE. UU. al amparo del Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU.

La lista actualizada forma parte del contrato de encargo. Cualquier cambio se comunica antes a las empresas cliente, que pueden oponerse.

Otros destinatarios:

Stripe Payments Europe, Ltd. cobra las suscripciones como responsable independiente de sus datos de pago.
Google reCAPTCHA (Google Ireland Ltd.) protege los formularios de registro, acceso y recuperación de contraseña frente a bots; Google trata datos técnicos del navegador como responsable de ese servicio.
Autoridades: la Inspección de Trabajo, jueces y tribunales o la AEPD cuando la ley lo exija. La representación legal de las personas trabajadoras y la Inspección acceden al registro de jornada a través de la empresa cliente, con los accesos de solo lectura que ella les dé: la representación, al de su ámbito (toda la empresa o unos centros), con verificación en dos pasos y sin NIF, datos de contacto, motivo de las ausencias ni los textos libres de motivos y explicaciones; la Inspección, con un enlace temporal por requerimiento que la empresa puede revocar.

El servicio y los datos se alojan en la Unión Europea. Las únicas transferencias fuera del Espacio Económico Europeo son las indicadas de Google, amparadas en una decisión de adecuación (art. 45 RGPD).

6. Cómo se protegen

Cifrado en tránsito (HTTPS con HSTS) y, en reposo, del NIF, los motivos de ausencia, los justificantes y las copias de seguridad.
Aislamiento estricto entre empresas y permisos por rol: cada persona ve solo lo que necesita (la persona trabajadora, lo suyo; su responsable, su departamento; RRHH y la administración, su empresa; la representación legal, el registro de su ámbito).
Verificación en dos pasos obligatoria para administración, RRHH, la representación legal de las personas trabajadoras y el personal de soporte de AccessTime; opcional para el resto.
Límites de intentos de acceso, bloqueo y aviso al titular tras varios códigos de verificación fallidos, y accesos de la app móvil que caducan a los 90 días y se pueden revocar desde el perfil.
Registro inalterable: el registro de auditoría y las revisiones de los fichajes son de solo inserción. Cada apunte se encadena con el anterior mediante una huella criptográfica (HMAC-SHA256), la base de datos rechaza modificarlos o borrarlos fuera del procedimiento de purga legal, y cada hora se guarda un sello de las cadenas fuera de la base de datos (y a diario, fuera del servidor). Una verificación nocturna las contrasta con el último sello de fuera de la base de datos y avisa de cualquier alteración que encuentre; el sello diario de fuera del servidor permite comprobarlas también a mano.
Cuando el personal de soporte de AccessTime entra en una empresa para ayudarla, la entrada (con su motivo o su ticket), la salida y cada cambio quedan registrados con su rol. La salida consta al salir, al pasar a otra empresa o al cerrar sesión; si la sesión termina de otra forma (por ejemplo, porque caduca), consta su última petición dentro de la empresa.
Política de seguridad del navegador (CSP) y cabeceras de protección.

7. Trazabilidad del registro de jornada

De cada fichaje y de cada cambio queda quién lo hizo, con qué rol y cuándo, además de desde dónde y, en las correcciones y en las demás acciones que piden un motivo, por qué. La persona trabajadora puede ver y descargar su propio registro con sus revisiones y quién ha cambiado sus datos. Las correcciones las propone la persona o la empresa y nunca borran el valor original: se añade una revisión, con la conformidad (o la disconformidad) de la persona trabajadora. Si la empresa aplica un cambio sin ella (tras su rechazo; si no responde en el plazo que se le da para hacerlo, de 15 días, del que se le avisa antes de que acabe; si ya no tiene acceso tras su baja; o al fijar la hora real de un fichaje con la hora del dispositivo dudosa), queda marcado así, con quién lo aplicó y su justificación, y consta en sus discrepancias. Mientras conserve el acceso tras la baja puede seguir aceptando o rechazando las propuestas de la empresa, que no puede retirarle ese acceso antes de que acabe su plazo. La exportación para la Inspección incluye, por cada fichaje, la hora original y la vigente, su origen, las correcciones y, si se fichó con la app, el resultado de la verificación en el móvil.

8. Tus derechos

Puedes pedir el acceso a tus datos, su rectificación o supresión, la limitación del tratamiento, la portabilidad y oponerte al tratamiento, escribiendo a info@abarcando.com.

Si trabajas en una empresa cliente, la responsable es tu empresa: dirígete a ella. Si nos escribes a nosotros, le trasladaremos tu solicitud sin demora y la ayudaremos a contestarla. Desde el panel puedes ver y descargar tu registro («Mi registro»).
El registro de jornada no se puede suprimir antes de que se cumpla su plazo legal de conservación, porque la empresa está obligada a conservarlo; sí se corrige, con su revisión, si es inexacto.

Si consideras que no se han atendido tus derechos, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es).

9. Incidentes de seguridad

Si se produce una violación de seguridad que afecte a datos de una empresa cliente, ABARCANDO la avisa sin dilación indebida, con la información necesaria para que pueda cumplir su propio plazo de 72 horas ante la AEPD y, si procede, informar a las personas afectadas. Si afecta a datos de los que ABARCANDO es responsable, lo notifica a la AEPD en 72 horas.

10. Cambios en esta política

Cada versión de esta política lleva número y fecha. Los cambios sustanciales se anuncian en la plataforma antes de entrar en vigor, y la administración de cada empresa cliente los ve al entrar en el panel.

Otras versiones: versión 1.0 · versión 1.1 ·