Migrar des de Sesame, Factorial o Jibble

AccessTime inclou importadors pensats perquè el canvi des d'una altra plataforma es faci en una tarda i sense perdre l'històric que la llei obliga a conservar durant 4 anys.

Què pots importar

• Empleats: nom, email, departament, lloc de treball i data d'alta.
• Fitxatges: l'històric d'entrades i sortides, amb data, hora i tipus.

Els importadors accepten CSV i Excel i reconeixen automàticament les columnes de les exportacions de Sesame HR, Factorial i Jibble, tant en espanyol com en anglès. Per a qualsevol altra eina hi ha una plantilla genèrica descarregable.

Pas a pas

1. Exporta des de la teva plataforma actual:
   • Sesame HR: Informes → exportació d'empleats i de fitxatges.
   • Factorial: Informes/Exportar dades.
   • Jibble: Reports → Timesheets → Export.
2. A AccessTime, entra a Importar dades (menú lateral, secció «Administració»; rol administració o RRHH).
3. Puja primer el fitxer d'empleats: les columnes es reconeixen automàticament per les seves capçaleres.
4. Puja després el fitxer de fitxatges. Cada fitxatge s'associa a l'empleat pel seu email.
5. Revisa el resum: files creades, files omeses i els seus avisos. Els fitxatges s’importen en segon pla, per trams que continuen on s’havien quedat si alguna cosa s’interromp: el resum apareix en acabar a Importacions de fitxatges, a la mateixa pàgina (la pots tancar mentrestant). Els empleats s’importen al moment. Si el fitxer és tan gran que no cap en una sola pujada, la importació s’atura abans d’esgotar el temps i el resum diu a quina fila i quantes en queden: torna a pujar el mateix fitxer i continua on s’havia quedat (les persones ja creades s’ometen).

Detalls que t'estalvien ensurts

• Idempotent: si repeteixes una càrrega, no es dupliquen ni empleats ni fitxatges; el que ja existeix s'omet i es llista com a avís al resum.
• Persones de baixa: de qui ja és de baixa només entra el que és fins al seu últim dia (i la sortida del torn que va començar aquell dia). Una fila posterior s'omet amb el motiu al resum; si de debò va treballar aquell dia, corregeix abans la data de baixa a la seva fitxa i torna a pujar el fitxer.
• Sense límit de persones: durant els 3 mesos de prova pots importar tota la teva plantilla, per gran que sigui. Només si la prova acaba sense subscripció es deixa de poder afegir gent, fins que activis el pla (plans i facturació).
• Invitacions: decideix en pujar el fitxer si els empleats importats reben ja l'email d'invitació amb el seu enllaç d'activació. Si prefereixes no enviar-lo encara, més endavant l'hi podràs enviar des de la fitxa de cada persona (Accés al compte), o podran entrar amb «Has oblidat la contrasenya?» a la pantalla d'accés.
• Zona horària: els fitxatges s'interpreten en la zona horària de la teva empresa i es desen en UTC, igual que els natius.

Després d'importar

• Comprova a Informes → Registre de jornada que l'històric apareix com esperes.
• Procura que cada persona importada tingui horari vigent (se sol·licita i s'aprova dins de la plataforma) perquè la bossa d'hores i les desviacions es calculin des del primer dia.
• Configura els tipus d'absència i ajusta els saldos inicials de vacances si véns amb dies ja gaudits aquest any.