Gestionar l'equip

Tot allò relacionat amb les persones de la teva empresa viu a la secció Administració del menú lateral (Empleats i Departaments) i a Equip → Presència. Aquesta guia t'ensenya a donar d'alta el teu equip, a repartir permisos i a desactivar qui causi baixa sense perdre'n l'històric.

Convidar empleats

1. Entra a Empleats (menú lateral) i prem Afegir empleat.
2. Omple el seu nom, email, lloc de treball (opcional), departament (opcional) i rol.
3. Prem Crear empleat.

En crear-lo, la persona rep un correu d'invitació en el seu idioma amb un enllaç d'activació d'un sol ús per triar la seva contrasenya: no s'envien contrasenyes per correu. L'enllaç caduca als 7 dies; si caduca o no li arriba, torna-l'hi a enviar des de la seva fitxa (Accés al compte) o que faci servir «Has oblidat la contrasenya?». Així pot començar a fitxar des del primer dia. No necessita verificar el seu email: en donar-la d'alta tu, ja dones fe que l'adreça és correcta. La seva data d'alta queda registrada amb el dia en què la crees, i serveix de base per al prorrateig de les seves vacances de l'any en curs.

No hi ha límit de persones: ni durant els 3 mesos de prova ni amb la subscripció activa. Si la prova acaba sense subscripció, el compte passa a només lectura i la plataforma t'avisa en intentar crear algú nou (plans i facturació).

Véns d'una altra plataforma o tens la plantilla en un Excel? Fes servir l'importador per donar d'alta tot l'equip d'una vegada.

Departaments

Els departaments et serveixen per organitzar l'equip i per delimitar què veu cada responsable. A Departaments (menú lateral):

1. Prem Nou departament i escriu-ne el nom.
2. Desa amb Crear departament. Després, assigna persones al departament des de la fitxa de cada empleat (Empleats → Editar).
3. El responsable d'un departament és la persona amb el rol Responsable i aquest departament a la seva fitxa: és qui aprova les sol·licituds dels empleats del departament i qui els proposa correccions. La llista de Departaments mostra qui ho és a cadascun. N'hi pot haver més d'un, o cap: aleshores decideix RH o l'administració.

Pots editar o eliminar un departament en qualsevol moment des de la mateixa llista.

Rols i permisos

Cada persona té un únic rol, que decideix què pot fer al panell:

El rol es tria en crear l'empleat i es pot canviar després editant-lo. Alguns límits pensats per a la teva tranquil·litat:

• Un administrador d'empresa pot assignar els rols d'empleat, responsable i RRHH.
• Una persona de RRHH només pot assignar empleat i responsable: no pot concedir-se a si mateixa (ni a ningú) el rol de RRHH ni el d'administració.
• Ningú no es gestiona a si mateix, i RRHH gestiona empleats i responsables: la fitxa, l'horari (també la definició d'un horari que tingui), els torns del quadrant, el règim de jornada, el recàlcul de la seva jornada teòrica, les correccions del registre, l'anul·lació d'una absència seva ja aprovada que cobreix dies passats i l'aprovació de les sol·licituds d'una persona de RRHH o d'administració les porta l'administració. Un administrador gestiona també un altre (per exemple, el dona de baixa quan se'n va); l'empresa mai no es queda sense ningú que l'administri, i el rol d'administració el dona el suport d'AccessTime.
• Un responsable aprova i proposa correccions només als empleats del seu departament: el que és d'un altre responsable ho porta RRHH o l'administració, i el que és de RRHH o de l'administració, l'administració, encara que siguin al seu departament.
• Si ets l'única persona administradora, el teu horari i el teu règim de jornada els registres tu a la teva fitxa (l'enllaç és a Empleats), amb un motiu d'almenys 20 caràcters que queda al registre. El mateix amb les teves absències i incidències de fitxatge, encara que hi hagi RRHH: RRHH no gestiona l'administració.

Presència en temps real

A Equip → Presència tens la foto del moment:

• Un resum amb quantes persones són a dins, a fora i el total d'empleats actius.
• Qui és a dins ara, amb el seu departament, l'hora d'entrada i una insígnia si està en teletreball.
• Els fitxatges d'avui, del més recent al més antic, amb tipus i hora ja convertits a la zona horària de la teva empresa.

Els responsables veuen en aquesta pantalla únicament les persones del seu departament; administració i RRHH veuen tota l'empresa. Les hores treballades i el seu detall històric es consulten als informes.

Desactivar (arxivar) empleats

Quan algú deixa l’empresa no s’esborra: se’l dona de baixa, de manera que els seus fitxatges i l’historial es conserven per al registre de jornada.

1. A Empleats, prem Donar de baixa a la seva fila.
2. Indica el seu últim dia de feina i quan deixa de tenir accés:
   • En acabar el seu últim dia (l’habitual si avui encara treballa): continua d’alta fins al final d’aquell dia, pot fitxar la sortida i, passada la mitjanit, es dona de baixa sola, al teu nom. Si a mitjanit encara és en un torn que va començar aquell dia (torn de nit), la baixa espera que fitxi la sortida d’aquest torn (com a molt, el que duri un torn de nit a la teva empresa). Amb un dia futur, la baixa queda programada per al final d’aquell dia.
   • Ara mateix: es tanquen ja les seves sessions i deixa de poder fitxar. Amb un últim dia ja passat, la baixa és sempre immediata, amb aquesta data.
3. Ja de baixa, desapareix de la pantalla de presència i deixa de comptar com a empleat actiu a la facturació. Conserva l’accés de consulta al seu registre i als seus tancaments, i el que el seu mòbil va fitxar sense connexió fins al seu últim dia arriba com a incidència perquè RH la revisi. Al Quadrant continua sortint, marcat de baixa, les setmanes fins al seu últim dia: el torn d’un dia de la seva relació laboral es corregeix o es treu (amb un motiu si el dia ja ha passat), i queda qui ho ha fet, amb quin rol i quan.
4. Si torna, edita’l i marca de nou la casella Actiu: recupera el seu compte i la seva tornada compta des d’avui (els dies entre el seu últim dia i avui queden fora de la seva relació laboral). Si la baixa va ser un error i el seu últim dia va ser abans d’ahir, posa a més, en el mateix desament, la data de baixa d’ahir: aquests dies tornen a ser d’alta, amb la seva jornada i les seves absències, i queda registrat qui ho va fer, amb quin rol i quan. Si formava part de la representació legal, la baixa li va retirar la marca i el seu àmbit: l’ha de tornar a donar l’administració des de la seva fitxa.

A la seva fitxa, la data de baixa també programa la baixa (d’avui en endavant, amb Actiu marcat) o l’anul·la (buida).

Donar de baixa no esborra cap dada i es pot desfer (pas 4). És la manera recomanada de gestionar baixes, excedències llargues o personal de temporada.

Passos següents

• Assigna horaris a les persones noves perquè les seves desviacions es calculin bé.
• Munta el quiosc QR si part de l'equip fitxa des d'una tauleta compartida.
• Si comences de zero, repassa la guia de primers passos.