Xestionar o equipo

Todo o relacionado coas persoas da túa empresa vive na sección Administración do menú lateral (Empregados e Departamentos) e en Equipo → Presenza. Esta guía ensínache a dar de alta o teu equipo, a repartir permisos e a desactivar quen cause baixa sen perder o seu histórico.

Invitar empregados

1. Entra en Empregados (menú lateral) e preme Engadir empregado.
2. Enche o seu nome, email, posto (opcional), departamento (opcional) e rol.
3. Preme Crear empregado.

Ao creala, a persoa recibe un correo de invitación no seu idioma cunha ligazón de activación dun só uso para elixir o seu contrasinal: non se envían contrasinais por correo. A ligazón caduca aos 7 días; se caduca ou non lle chega, reenvíalla desde a súa ficha (Acceso á conta) ou que use «Esqueciches o contrasinal?». Así pode empezar a fichar desde o primeiro día. Non necesita verificar o seu email: ao dala de alta ti, xa dás fe de que o enderezo é correcto. A súa data de alta queda rexistrada co día en que a creas, e serve de base para o rateo das súas vacacións do ano en curso.

Non hai límite de persoas: nin durante os 3 meses de proba nin coa subscrición activa. Se a proba remata sen subscrición, a conta pasa a só lectura e a plataforma avísate ao intentar crear alguén novo (plans e facturación).

Vés doutra plataforma ou tes o cadro de persoal nun Excel? Usa o importador para dar de alta todo o equipo dunha vez.

Departamentos

Os departamentos sérvenche para organizar o equipo e para delimitar que ve cada responsable. En Departamentos (menú lateral):

1. Preme Novo departamento e escribe o seu nome.
2. Garda con Crear departamento. Despois, asigna persoas ao departamento desde a ficha de cada empregado (Empregados → Editar).
3. O responsable dun departamento é a persoa co rol Responsable e ese departamento na súa ficha: é quen aproba as solicitudes dos empregados do departamento e quen lles propón correccións. A lista de Departamentos amosa quen o é en cada un. Pode haber máis dun, ou ningún: entón decide RRHH ou a administración.

Podes editar ou eliminar un departamento en calquera momento desde a mesma lista.

Roles e permisos

Cada persoa ten un único rol, que decide que pode facer no panel:

O rol escóllese ao crear o empregado e pódese cambiar despois editándoo. Algúns límites pensados para a túa tranquilidade:

• Un administrador de empresa pode asignar os roles de empregado, responsable e RRHH.
• Unha persoa de RRHH só pode asignar empregado e responsable: non pode concederse a si mesma (nin a ninguén) o rol de RRHH nin o de administración.
• Ninguén se xestiona a si mesmo, e RRHH xestiona empregados e responsables: a ficha, o horario (tamén a definición dun horario que teña), as quendas do cadrante, o réxime de xornada, o recálculo da súa xornada teórica, as correccións do rexistro, a anulación dunha ausencia súa xa aprobada que cobre días pasados e a aprobación das solicitudes dunha persoa de RRHH ou de administración lévaas a administración. Un administrador xestiona tamén a outro (por exemplo, dálle de baixa cando marcha); a empresa nunca queda sen ninguén que a administre, e o rol de administración dáo o soporte de AccessTime.
• Un responsable aproba e propón correccións só aos empregados do seu departamento: o doutro responsable lévao RRHH ou a administración, e o de RRHH ou da administración, a administración, aínda que estean no seu departamento.
• Se es a única persoa administradora, o teu horario e o teu réxime de xornada rexístralos ti na túa ficha (a ligazón está en Empregados), cun motivo de polo menos 20 caracteres que queda no rexistro. O mesmo coas túas ausencias e incidencias de fichaxe, aínda que haxa RRHH: RRHH non xestiona a administración.

Presenza en tempo real

En Equipo → Presenza tes a foto do momento:

• Un resumo con cantas persoas están dentro, fóra e o total de empregados activos.
• Quen está dentro agora, co seu departamento, a hora de entrada e unha insignia se está en teletraballo.
• As fichaxes de hoxe, da máis recente á máis antiga, con tipo e hora xa convertidos á zona horaria da túa empresa.

Os responsables ven nesta pantalla unicamente as persoas do seu departamento; administración e RRHH ven toda a empresa. As horas traballadas e o seu detalle histórico consúltanse nos informes.

Desactivar (arquivar) empregados

Cando alguén deixa a empresa non se borra: dáselle de baixa, de xeito que as súas fichaxes e o historial se conservan para o rexistro de xornada.

1. En Empregados, preme Dar de baixa na súa fila.
2. Indica o seu último día de traballo e cando deixa de ter acceso:
   • Ao rematar o seu último día (o habitual se hoxe aínda traballa): segue de alta ata o final dese día, pode fichar a saída e, pasada a medianoite, dáse de baixa soa, no teu nome. Se á medianoite segue nunha quenda que empezou ese día (quenda de noite), a baixa agarda a que fiche a saída desa quenda (como moito, o que dure unha quenda de noite na túa empresa). Cun día futuro, a baixa queda programada para o final dese día.
   • Agora mesmo: péchanse xa as súas sesións e deixa de poder fichar. Cun último día xa pasado, a baixa é sempre no acto, con esa data.
3. Xa de baixa, desaparece da pantalla de presenza e deixa de contar como empregado activo na facturación. Conserva o acceso de consulta ao seu rexistro e aos seus peches, e o que o seu móbil fichou sen conexión ata o seu último día chega como incidencia para que RR. HH. a revise. No Cadro de quendas segue a saír, marcado de baixa, as semanas ata o seu último día: a quenda dun día da súa relación laboral corríxese ou quítase (cun motivo se o día xa pasou), e queda quen o fixo, con que rol e cando.
4. Se volve, edítao e marca de novo a caixa Activo: recupera a súa conta e a súa volta conta desde hoxe (os días entre o seu último día e hoxe quedan fóra da súa relación laboral). Se a baixa foi un erro e o seu último día foi antes de onte, pon ademais, no mesmo gardado, a data de baixa de onte: eses días volven ser de alta, coa súa xornada e as súas ausencias, e queda rexistrado quen o fixo, con que rol e cando. Se formaba parte da representación legal, a baixa retiroulle a marca e o seu ámbito: ten que volver dárlla a administración desde a súa ficha.

Na súa ficha, a data de baixa tamén programa a baixa (de hoxe en diante, con Activo marcado) ou anúlaa (baleira).

Dar de baixa non borra ningún dato e pódese desfacer (paso 4). É a forma recomendada de xestionar baixas, excedencias longas ou persoal de tempada.

Seguintes pasos

• Asigna horarios ás persoas novas para que as súas desviacións se calculen ben.
• Monta o quiosco QR se parte do equipo ficha desde unha tableta compartida.
• Se estás empezando de cero, repasa a guía de primeiros pasos.