Horarios de traballo

Os horarios dinlle a AccessTime cantas horas debe traballar cada persoa e que días. Con eles a plataforma sabe quen falta, calcula a bolsa de horas do mes e enche a columna de horas teóricas do informe de rexistro de xornada.

1. Crea un horario semanal

1. Entra en Horarios (menú lateral, sección Administración) e preme Novo horario.
2. Ponlle un nome recoñecible: "Oficina L-V 9:00–17:00", "Media xornada mañás", "Quenda de tarde"…
3. Enche a táboa de días da semana: para cada día, unha hora de Entrada e unha de Saída.
4. Deixa baleiros ambos os campos nos días que non se traballa (o sábado e o domingo, por exemplo).
5. Preme Crear horario.

Cada día admite un único tramo de entrada e saída. Se a túa xornada é partida, define o tramo completo (por exemplo 9:00–17:30) e que as pausas se rexistren fichando saída e entrada: o descanso descóntase só do tempo traballado.

Podes crear tantos horarios como necesites e editalos ou eliminalos despois desde a mesma lista. Os horarios son da túa empresa: ninguén máis os ve.

Cambiar a definición dun horario (as súas horas) cambia a xornada teórica de todas as persoas que o teñen; os días xa consolidados conservan a súa. Por iso só a cambia quen as xestiona todas: se o ten alguén de RRHH ou da administración, a administración, e nunca quen o ten el mesmo mentres outra persoa poida facelo. A pantalla de edición avisa de quen o ten; cambiarlle só o nome sempre se pode.

2. Asigna horarios con datas de vixencia

Un horario non se "pega" á persoa para sempre: cada asignación ten unha data de inicio e, opcionalmente, unha data de fin. Para cada día, AccessTime usa o horario cuxa vixencia cobre esa data. Así o histórico non se reescribe cando alguén cambia de xornada: os días pasados conservan as horas teóricas do horario que tiñan daquela.

Os cambios de horario tramítanse como solicitudes:

1. A persoa entra en Cambios de horario (menú lateral, sección As miñas solicitudes) e preme Solicitar cambio.
2. Elixe o horario ao que quere cambiar e o tipo de cambio:
   • Puntual: só durante un rango de datas; despois volve automaticamente ao seu horario habitual, sen segunda solicitude.
   • Permanente: desde a data de inicio en adiante, sen data de fin.
3. Indica as datas e o motivo, e envía a solicitude.
4. Quen xestiona a esa persoa revísaa en Aprobacións: o seu responsable (se é empregado), RRHH (empregados e responsables) ou a administración (todos). Ao aprobala, a asignación aplícase soa: a vixencia anterior péchase o día antes do cambio e a nova entra en vigor na data pedida. Se se aproba cando esa data xa pasou, as horas teóricas dos días xa pechados recalcúlanse co novo horario, e cada día que cambia queda rexistrado a nome de quen a aprobou.

Cada cambio de horario aprobado queda rexistrado con quen o aprobou, que horario se asignou e desde cando — útil ante unha inspección.

3. Como alimentan as horas teóricas do informe

Cada noite, ao consolidar a xornada, AccessTime calcula para cada persoa os minutos teóricos do día: a duración do tramo do seu horario vixente ese día da semana. Con estas regras:

Ese teórico diario aparece en Informes como a columna Horas teóricas de cada xornada, e alimenta a Bolsa do mes (h): horas traballadas menos horas teóricas (positiva se hai horas extra, negativa se se debe xornada).

Ademais, se un día con horario a persoa non ficha nada:

• Sen ausencia que o xustifique, a xornada márcase como ausente (e conta como incidencia no informe).
• Cunha ausencia aprobada, márcase como xustificada e non xera débeda de horas.

Consellos

• Que ninguén quede sen horario desde o primeiro día. Sen horario vixente, as horas teóricas do día son 0 e a bolsa de horas non reflicte a realidade. A asignación faise cunha solicitude de cambio de horario aprobada (apartado 2). Se acabas de importar o teu equipo, este é o seguinte paso.
• Os festivos xa restan sós. Mantén ao día a sección Festivos (ver primeiros pasos) e non fagas horarios especiais para semanas con festivo.
• Usa cambios puntuais para tempadas. Xornada intensiva de verán, unha semana de reforzo… ao rematar o rango, cada persoa volve ao seu horario habitual automaticamente.