Conditions d'utilisation

Voici les conditions particulières du service AccessTime, fourni par ABARCANDO, S.L. (NIF espagnol B88017173). Elles sont complétées par les conditions générales d'ABARCANDO publiées sur abarcando.es/terms ; en cas de divergence, celles-ci prévalent pour AccessTime. Le contrat de sous-traitance et la politique de confidentialité font partie du contrat.

1. Le service

AccessTime est une plateforme en ligne de gestion du temps et des ressources humaines pour les entreprises et les professionnels : registre quotidien du temps de travail (panneau web, application mobile et borne à code QR), absences et congés, validations, horaires et plannings, télétravail, rapports et exports pour l'Inspection du travail. Il s'adresse aux entreprises et aux professionnels (usage B2B).

2. Inscription et acceptation

• Le compte d'entreprise est créé en ligne par une personne majeure qui déclare agir au nom de l'entreprise et avoir le pouvoir de l'engager.
• Avant de terminer l'inscription, cette personne peut lire le texte intégral des présentes conditions, du contrat de sous-traitance et de la politique de confidentialité, et les accepte en cochant une case. AccessTime conserve la trace des documents et des versions acceptés, de leur empreinte (SHA-256), de la date et de l'heure, de l'IP et du navigateur, et envoie un e-mail de confirmation avec les liens vers les textes acceptés.
• Les textes sont proposés en espagnol, catalan, galicien, basque, anglais et français ; en cas de divergence, la version espagnole prévaut.

3. Comptes et accès

• Le compte d'entreprise est administré par la personne qui le crée (rôle d'administration), qui inscrit les autres personnes avec leur rôle : administration, RH, responsable de service ou salarié. Chaque rôle ne voit et ne peut faire que ce qui lui revient.
• Les personnes inscrites par l'entreprise reçoivent un lien d'activation à usage unique pour choisir leur mot de passe ; aucun mot de passe n'est envoyé par e-mail.
• La validation en deux étapes est obligatoire pour les rôles d'administration et RH et pour qui a la qualité de représentant légal (ils accèdent aux données de tout le personnel ou de leurs établissements), et facultative pour les autres.
• Chacun est responsable de la confidentialité de ses identifiants. Depuis le profil, il est possible de voir et de fermer les sessions ouvertes et les appareils de l'application ayant accès ; les accès de l'application expirent au bout de 90 jours.
• Il est interdit d'utiliser le service à des fins illicites ou de tenter d'accéder aux données d'autres entreprises.

4. Essai gratuit, offre et paiements

• Essai gratuit : 3 mois à compter de l'inscription de l'entreprise, avec toutes les fonctionnalités, sans limite de personnes et sans carte.
• Offre unique : abonnement annuel par salarié actif. S'il vous reste des jours d'essai lors de votre abonnement, rien n'est facturé avant leur fin. Le nombre de licences s'ajuste automatiquement à l'effectif actif.
• Les prix sont affichés hors TVA ; la taxe est calculée lors du paiement selon votre pays. Les paiements et factures sont gérés par Stripe. Les changements de prix sont annoncés au moins 30 jours à l'avance et vous pouvez résilier sans frais avant qu'ils s'appliquent.
• Si l'essai se termine sans abonnement, ou si l'abonnement est résilié ou reste impayé, le compte passe en lecture seule : tout peut être consulté et exporté, mais on ne peut plus pointer. Aucune donnée n'est supprimée ; une fois abonné, tout refonctionne.

5. Données de votre entreprise et conservation

• Les données que votre entreprise et son personnel saisissent appartiennent à votre entreprise. Votre entreprise est responsable du traitement des données de ses salariés et ABARCANDO agit en tant que sous-traitant selon le contrat de sous-traitance.
• Vous pouvez exporter vos données à tout moment, y compris tant que vous n'avez pas accepté une nouvelle version des présentes conditions : rapports Excel, export par événement pour l'Inspection du travail sur toute période, export complet de l'entreprise et listes.
• Le registre du temps de travail, ses révisions, les journées, incidents et absences sont conservés 5 ans (le minimum légal est de 4 ans, art. 34.9 du Statut des travailleurs espagnol) ; le journal d'audit, 5 ans ; le journal des accès, 2 ans ; et la géolocalisation, si vous l'activez, 30 jours. Rien du registre ne peut être supprimé avant 4 ans. Le détail figure dans la politique de confidentialité.
• Les corrections de pointages n'effacent jamais la donnée d'origine : une révision est ajoutée avec qui l'a faite, avec quel rôle, quand et pourquoi.

6. Obligations qui restent celles de l'entreprise

AccessTime est un outil pour tenir le registre du temps de travail. L'obligation légale d'enregistrer le temps de travail, de conserver le registre 4 ans et de le tenir à la disposition des salariés, de leurs représentants légaux et de l'Inspection du travail incombe à l'employeur (art. 34.9 Statut des travailleurs). Il lui incombe également d'informer son personnel du système d'enregistrement et, s'il active la géolocalisation, de respecter l'art. 90 de la LOPDGDD (information préalable et expresse des salariés et, le cas échéant, de leurs représentants). AccessTime fournit les moyens, mais ne garantit pas que l'usage concret qu'en fait chaque entreprise remplisse à lui seul ses obligations en droit du travail.

7. Disponibilité et support

• Nous travaillons pour que le service soit disponible en continu, sans garantir 100 % ; il peut y avoir des fenêtres de maintenance, que nous nous efforçons d'annoncer et de programmer aux heures de faible utilisation.
• Le support est assuré par e-mail et via le formulaire de contact, aux heures ouvrables, dans les six langues de la plateforme.
• Le personnel de support n'accède aux données d'une entreprise que lorsque c'est nécessaire pour l'aider ou à sa demande ; chaque entrée, avec son motif ou son ticket, et chaque modification sont enregistrées.

8. Responsabilité

Dans la mesure permise par la loi, la responsabilité totale d'ABARCANDO au titre du service est limitée au montant payé par l'entreprise au cours des 12 mois précédant le fait générateur (100 € si le service était gratuit), et ne couvre ni le manque à gagner ni les autres dommages indirects. Ces limitations ne s'appliquent pas en cas de dol ou de faute lourde, ni à la responsabilité envers les personnes concernées prévue à l'art. 82 du RGPD.

9. Résiliation et fin du contrat

• Vous pouvez résilier l'abonnement à tout moment depuis le portail de facturation ; à la fin de la période payée, le compte passe en consultation.
• Si vous souhaitez mettre fin au service, écrivez-nous. Vous disposerez d'au moins 30 jours pour tout exporter (export complet de l'entreprise et export pour l'Inspection du travail).
• Ensuite, les données restent bloquées (art. 32 LOPDGDD : accessibles uniquement aux juges, à l'Inspection du travail ou à l'AEPD) jusqu'à l'expiration de la durée de conservation de chacune (section 5), puis elles sont purgées : celles qui identifient chaque personne sont anonymisées lorsque plus rien ne la concerne dans les délais, et celles de votre entreprise, 6 ans après la fin du contrat. Pendant le blocage, seule l'administration de votre entreprise peut se connecter, et uniquement pour répondre à l'une de ces demandes : avec l'export complet, l'export pour l'Inspection du travail ou un lien pour l'Inspection, en indiquant à chaque fois la demande à laquelle elle répond ; qui l'a fait, quand et pourquoi est enregistré. Personne d'autre de votre entreprise ne se connecte, pas même les anciens salariés disposant d'un accès en consultation. Elles ne sont pas effacées avant : nous les conservons bloquées tant que des responsabilités peuvent découler de notre relation avec vous (art. 33.4 LOPDGDD). Conserver le registre du temps de travail 4 ans est en outre une obligation de votre entreprise (art. 34.9 du Statut des travailleurs), et c'est pourquoi nous vous restituons les données avec l'export complet (art. 33.3 LOPDGDD).

10. Modifications des présentes conditions

Chaque version de ces conditions et du contrat de sous-traitance porte un numéro et une date d'entrée en vigueur, et les versions précédentes restent publiées avec leur texte exact. En cas de modification, nous l'annoncerons dans le panneau avant son entrée en vigueur ; à partir de cette date, l'administration de l'entreprise devra accepter la nouvelle version en entrant dans le panneau, et cette acceptation est enregistrée comme celle de l'inscription. Tant qu'elle ne l'a pas acceptée, la version précédente continue de s'appliquer, le personnel peut continuer à pointer normalement et les exports, les rapports, les validations et son propre registre restent accessibles.

11. Droit applicable

Les présentes conditions sont régies par le droit espagnol. Les litiges seront soumis aux juridictions compétentes selon la loi.