Política de privacitat

1. Qui és qui

AccessTime és una plataforma d'ABARCANDO, S.L. (NIF B88017173), C/ Casuarina 18, 7AD, 28044 Madrid (Espanya), inscrita al Registre Mercantil de Madrid (Tom 37133, Foli 40, Secció 8, Full M-662775). Contacte per a tot el que es refereix a les teves dades: info@abarcando.com o el formulari de contacte.

A AccessTime hi ha dos papers diferents, i convé saber en quin ets:

• Dades de les persones treballadores que cada empresa registra (fitxatges, absències, horaris, NIF, etc.): l'empresa client és la responsable del tractament i ABARCANDO actua com a encarregat del tractament per compte seu, segons el contracte d'encàrrec del tractament que l'empresa accepta en donar-se d'alta. Si treballes en una empresa que fa servir AccessTime, és la teva empresa qui decideix què es registra i qui t'ha d'informar; adreça't-hi en primer lloc.
• Dades de les empreses client i de qui gestiona el seu compte (alta, facturació, acceptació de les condicions), de qui ens escriu pel formulari de contacte i de qui visita aquest web: aquí ABARCANDO és la responsable.

2. Quines dades es tracten

• Compte: nom, correu electrònic, idioma, rol, empresa, departament, centre de treball, lloc i data d'alta. La contrasenya es desa amb un hash irreversible (bcrypt); ningú, tampoc ABARCANDO, la pot llegir. Els comptes nous s'activen amb un enllaç d'un sol ús: no s'envien contrasenyes per correu.
• NIF/NIE de la persona treballadora, si l'empresa el registra. Es desa xifrat.
• Registre de jornada: cada fitxatge (entrada, sortida, pauses) amb l'hora del servidor, el mètode (tauler web, app mòbil, quiosc amb codi QR o correcció), el centre de treball, si és teletreball, l'adreça IP i l'agent d'usuari del dispositiu. En els fitxatges fets sense connexió també es desa l'hora del dispositiu i la de recepció al servidor.
• Geolocalització: només si l'empresa l'activa i el dispositiu ho permet, i només en l'instant del fitxatge. No hi ha seguiment continu. Les coordenades s'esborren als 30 dies.
• Verificació al mòbil en fitxar: si l'empresa fa servir l'aplicació mòbil i aquesta l'envia, amb cada fitxatge es desa com va comprovar el mateix telèfon que era la persona (amb la biometria del telèfon —empremta o cara—, amb un PIN o el codi de desbloqueig, o sense comprovació) i si la comprovació va sortir bé. La fa el sistema del telèfon: AccessTime només en rep el resultat, mai l'empremta, la cara, el codi ni cap altra dada biomètrica. Es conserva amb el fitxatge i la persona ho veu a «El meu registre».
• Correccions del registre: un fitxatge no se sobreescriu mai. Cada correcció o anul·lació afegeix una revisió amb el valor anterior i el nou, qui la va fer, amb quin rol, quan, per què i si la persona treballadora hi estava conforme o no se la va consultar (llavors se l'avisa i consta en les seves discrepàncies).
• Absències, vacances i permisos, amb els seus saldos i justificants. Poden contenir dades de salut (baixes, parts mèdics). El motiu que escriu la persona i els justificants es desen xifrats, i els companys només veuen «Absent», mai el tipus d'absència.
• Horaris, torns, teletreball, sol·licituds i aprovacions.
• Tancaments mensuals d'hores (arts. 35.5 i 12.4.c de l'Estatut dels Treballadors): el resum de cada mes i les seves versions, quan es va enviar l'avís i el justificant de recepció de la persona treballadora (data, IP, navegador, canal i, si el deixa, el seu comentari).
• Accessos de la representació legal i de la Inspecció de Treball: qui té la marca de representació legal i el seu àmbit (tota l'empresa o uns centres), els enllaços temporals que l'empresa crea per a la Inspecció (requeriment, període i vigència) i cada consulta i descàrrega que s'hi fa, amb la seva IP i el seu navegador.
• Registre d'auditoria: de cada canvi en les dades de la plataforma queda qui el va fer (nom, correu i rol en aquell moment), quan, des d'on (canal, IP i agent d'usuari), el valor anterior i el nou, i el motiu quan l'acció el demana (entre d'altres, les correccions i anul·lacions del registre de jornada, els ajustos de saldo d'absències, el que algú registra sense cap altre aprovador, el recàlcul de la jornada teòrica, els enllaços per a la Inspecció i l'entrada del suport al compte de l'empresa). Les contrasenyes, codis i secrets no es registren mai, i el NIF es registra emmascarat (p. ex. 12****78Z).
• Accessos: inicis de sessió, intents fallits, sessions obertes i dispositius de l'app amb accés al compte.
• Acceptació de les condicions: quin document i quina versió es va acceptar, la seva empremta (SHA-256), la data, la IP i l'agent d'usuari de qui la va acceptar.
• Facturació de l'empresa client: la gestiona Stripe. AccessTime només desa l'identificador de client a Stripe, el tipus de targeta i els quatre últims dígits; mai el número complet.
• Contacte i suport: nom, correu i el contingut dels missatges.
• Dades tècniques del web: les de les galetes tècniques (vegeu la política de galetes) i les que tracta Google reCAPTCHA als formularis de registre, accés i recuperació de contrasenya.

No es tracten dades biomètriques (de la verificació al mòbil només n'arriba el resultat) ni es prenen decisions automatitzades que produeixin efectes jurídics sobre les persones. No s'elaboren perfils, no hi ha publicitat i no es venen ni se cedeixen dades a tercers amb finalitats comercials. No es fa servir intel·ligència artificial per tractar les dades de les persones treballadores.

3. Per a què i amb quina base legal

Com a encarregat del tractament (dades de les persones treballadores), ABARCANDO tracta les dades només per prestar el servei i seguint les instruccions de l'empresa client (art. 28 RGPD). La base legal l'aporta l'empresa com a responsable: l'obligació legal de registrar la jornada (art. 34.9 de l'Estatut dels Treballadors), el contracte de treball i, per a les dades de salut d'absències i justificants, l'art. 9.2.b RGPD i l'art. 9 LOPDGDD.

Com a responsable, ABARCANDO tracta:

• les dades de l'empresa client i de qui gestiona el seu compte, per prestar el servei contractat i facturar-lo (art. 6.1.b RGPD) i per complir les seves obligacions legals fiscals i mercantils (art. 6.1.c);
• els registres d'accés i d'auditoria, els límits d'intents i reCAPTCHA, per l'interès legítim a protegir la plataforma i les dades que custodia i a poder investigar i notificar un incident de seguretat (art. 6.1.f);
• els missatges de contacte i de suport, per atendre la teva sol·licitud (art. 6.1.b o 6.1.f). Els atén l'equip de suport d'ABARCANDO, el mateix per a tots els serveis del grup, a la bústia soporte@abarcando.com, que rep els que s'envien a soporte@accesstime.app, també des del formulari de contacte (apartat 5);
• la constància de l'acceptació de les condicions i del contracte d'encàrrec, per poder acreditar el contracte (arts. 6.1.b i 5.2 RGPD).

4. Quant de temps es conserven

Complert el termini, la supressió es fa amb un procediment de purga que esborra només el que ja ha complert el seu termini i deixa constància de què es va esborrar, quan i per què. La purga la llança ABARCANDO a mà, després de revisar l'informe mensual del que es purgaria, de manera que una dada es pot conservar unes setmanes més enllà del seu termini. Si l'empresa client comunica un bloqueig per litigi o inspecció, no es purga res d'aquesta empresa mentre duri.

5. Qui més rep les dades

Proveïdors que tracten les dades per compte de l'empresa client (subencarregats):

La llista actualitzada forma part del contracte d'encàrrec. Qualsevol canvi es comunica abans a les empreses client, que s'hi poden oposar.

Altres destinataris:

• Stripe Payments Europe, Ltd. cobra les subscripcions com a responsable independent de les seves dades de pagament.
• Google reCAPTCHA (Google Ireland Ltd.) protegeix els formularis de registre, accés i recuperació de contrasenya davant de bots; Google tracta dades tècniques del navegador com a responsable d'aquest servei.
• Autoritats: la Inspecció de Treball, jutges i tribunals o l'AEPD quan la llei ho exigeixi. La representació legal de les persones treballadores i la Inspecció accedeixen al registre de jornada a través de l'empresa client, amb els accessos de només lectura que ella els doni: la representació, al del seu àmbit (tota l'empresa o uns centres), amb verificació en dos passos i sense NIF, dades de contacte, motiu de les absències ni els textos lliures de motius i explicacions; la Inspecció, amb un enllaç temporal per requeriment que l'empresa pot revocar.

El servei i les dades s'allotgen a la Unió Europea. Les úniques transferències fora de l'Espai Econòmic Europeu són les indicades de Google, emparades en una decisió d'adequació (art. 45 RGPD).

6. Com es protegeixen

• Xifratge en trànsit (HTTPS amb HSTS) i, en repòs, del NIF, els motius d'absència, els justificants i les còpies de seguretat.
• Aïllament estricte entre empreses i permisos per rol: cada persona veu només el que necessita (la persona treballadora, el seu; el seu responsable, el seu departament; RRHH i l'administració, la seva empresa; la representació legal, el registre del seu àmbit).
• Verificació en dos passos obligatòria per a l'administració, RRHH, la representació legal de les persones treballadores i el personal de suport d'AccessTime; opcional per a la resta.
• Límits d'intents d'accés, bloqueig i avís al titular després de diversos codis de verificació erronis, i accessos de l'app mòbil que caduquen als 90 dies i es poden revocar des del perfil.
• Registre inalterable: el registre d'auditoria i les revisions dels fitxatges són només d'inserció. Cada anotació s'encadena amb l'anterior mitjançant una empremta criptogràfica (HMAC-SHA256), la base de dades rebutja modificar-les o esborrar-les fora del procediment de purga legal, i cada hora es desa un segell de les cadenes fora de la base de dades (i diàriament, fora del servidor). Una verificació nocturna les contrasta amb l'últim segell de fora de la base de dades i avisa de qualsevol alteració que trobi; el segell diari de fora del servidor permet comprovar-les també a mà.
• Quan el personal de suport d'AccessTime entra en una empresa per ajudar-la, l'entrada (amb el seu motiu o tiquet), la sortida i cada canvi queden registrats amb el seu rol. La sortida consta en sortir, en passar a una altra empresa o en tancar la sessió; si la sessió acaba d'una altra manera (per exemple, perquè caduca), consta la seva última petició dins de l'empresa.
• Política de seguretat del navegador (CSP) i capçaleres de protecció.

7. Traçabilitat del registre de jornada

De cada fitxatge i de cada canvi queda qui el va fer, amb quin rol i quan, a més de des d'on i, en les correccions i en les altres accions que demanen un motiu, per què. La persona treballadora pot veure i descarregar el seu propi registre amb les seves revisions i qui ha canviat les seves dades. Les correccions les proposa la persona o l'empresa i mai no esborren el valor original: s'hi afegeix una revisió, amb la conformitat (o la disconformitat) de la persona treballadora. Si l'empresa aplica un canvi sense ella (després del seu rebuig; si no respon dins del termini que se li dona per fer-ho, de 15 dies, del qual se l'avisa abans que acabi; si ja no té accés després de la baixa; o en fixar l'hora real d'un fitxatge amb l'hora del dispositiu dubtosa), queda marcat així, amb qui el va aplicar i la seva justificació, i consta en les seves discrepàncies. Mentre conservi l'accés després de la baixa pot continuar acceptant o rebutjant les propostes de l'empresa, que no li pot retirar aquest accés abans que acabi el seu termini. L'exportació per a la Inspecció inclou, per cada fitxatge, l'hora original i la vigent, el seu origen, les correccions i, si es va fitxar amb l'aplicació, el resultat de la verificació al mòbil.

8. Els teus drets

Pots demanar l'accés a les teves dades, la seva rectificació o supressió, la limitació del tractament, la portabilitat i oposar-te al tractament, escrivint a info@abarcando.com.

• Si treballes en una empresa client, la responsable és la teva empresa: adreça't-hi. Si ens escrius a nosaltres, li traslladarem la teva sol·licitud sense demora i l'ajudarem a respondre-la. Des del tauler pots veure i descarregar el teu registre («El meu registre»).
• El registre de jornada no es pot suprimir abans que es compleixi el seu termini legal de conservació, perquè l'empresa està obligada a conservar-lo; sí que es corregeix, amb la seva revisió, si és inexacte.

Si consideres que no s'han atès els teus drets, pots reclamar davant de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades (aepd.es).

9. Incidents de seguretat

Si es produeix una violació de seguretat que afecti dades d'una empresa client, ABARCANDO l'avisa sense dilació indeguda, amb la informació necessària perquè pugui complir el seu propi termini de 72 hores davant de l'AEPD i, si escau, informar les persones afectades. Si afecta dades de les quals ABARCANDO és responsable, ho notifica a l'AEPD en 72 hores.

10. Canvis en aquesta política

Cada versió d'aquesta política porta número i data. Els canvis substancials s'anuncien a la plataforma abans d'entrar en vigor, i l'administració de cada empresa client els veu en entrar al tauler.