Términos de servicio

Estas son las condiciones particulares del servicio AccessTime, que presta ABARCANDO, S.L. (NIF B88017173). Se completan con las condiciones generales de ABARCANDO publicadas en abarcando.es/terms; si algo no coincide, prevalecen estas para AccessTime. Forman parte del contrato el contrato de encargo del tratamiento y la política de privacidad.

1. El servicio

AccessTime es una plataforma en la nube de control horario y recursos humanos para empresas y profesionales: registro diario de jornada (panel web, app móvil y kiosco con código QR), ausencias y vacaciones, aprobaciones, horarios y cuadrantes, teletrabajo, informes y exportaciones para la Inspección de Trabajo. Se dirige a empresas y profesionales (uso B2B).

2. Alta y aceptación

• La cuenta de empresa la crea online una persona mayor de edad que declara actuar en nombre de la empresa y con poder para obligarla.
• Antes de terminar el alta, esa persona puede leer el texto íntegro de estos términos, del contrato de encargo y de la política de privacidad, y los acepta marcando una casilla. AccessTime guarda constancia de qué documentos y qué versiones se aceptaron, su huella (SHA-256), la fecha y hora, la IP y el navegador, y envía un correo de confirmación con los enlaces a los textos aceptados.
• Los textos se ofrecen en castellano, catalán, gallego, euskera, inglés y francés; si hay divergencias, prevalece la versión en castellano.

3. Cuentas y acceso

• La cuenta de empresa la administra quien la crea (rol de administración), que da de alta al resto de personas con su rol: administración, RRHH, responsable de departamento o empleado. Cada rol ve y puede hacer solo lo que le corresponde.
• Las personas que da de alta la empresa reciben un enlace de activación de un solo uso para elegir su contraseña; no se envían contraseñas por correo.
• La verificación en dos pasos es obligatoria para los roles de administración y RRHH y para quien tenga la marca de representación legal (acceden a los datos de toda la plantilla o de sus centros), y opcional para el resto.
• Cada persona es responsable de la confidencialidad de sus credenciales. Desde el perfil se pueden ver y cerrar las sesiones abiertas y los dispositivos de la app con acceso; los accesos de la app caducan a los 90 días.
• No se permite usar el servicio para fines ilícitos ni intentar acceder a datos de otras empresas.

4. Prueba gratuita, plan y pagos

• Prueba gratuita: 3 meses desde el alta de la empresa, con todas las funciones, sin límite de personas y sin tarjeta.
• Plan único: suscripción anual por empleado activo. Si al suscribirte aún te quedan días de prueba, no se cobra nada hasta que terminen. El número de licencias se ajusta automáticamente a la plantilla activa.
• Los precios se muestran sin IVA; el impuesto se calcula en el pago según tu país. Los cobros y las facturas los gestiona Stripe. Los cambios de precio se comunican con al menos 30 días de antelación y puedes darte de baja sin coste antes de que se apliquen.
• Si la prueba termina sin suscripción, o la suscripción se cancela o queda impagada, la cuenta pasa a solo lectura: se puede consultar y exportar todo, pero no fichar. No se borra ningún dato; al suscribirse, todo vuelve a funcionar.

5. Datos de tu empresa y conservación

• Los datos que tu empresa y su plantilla introducen son de tu empresa. Tu empresa es la responsable de los datos de sus trabajadores y ABARCANDO actúa como encargado del tratamiento según el contrato de encargo.
• Puedes exportar tus datos en cualquier momento, también mientras no hayas aceptado una versión nueva de estos términos: informes en Excel, exportación por evento para la Inspección de cualquier periodo, exportación completa de la empresa y listados.
• El registro de jornada, sus revisiones, las jornadas, incidencias y ausencias se conservan 5 años (el mínimo legal es 4, art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores); el registro de auditoría, 5 años; el de accesos, 2 años; y la geolocalización, si la activas, 30 días. Nada del registro de jornada se puede borrar antes de 4 años. El detalle está en la política de privacidad.
• Las correcciones de fichajes nunca borran el dato original: se añade una revisión con quién la hizo, con qué rol, cuándo y por qué.

6. Obligaciones que siguen siendo de la empresa

AccessTime es una herramienta para llevar el registro de jornada. La obligación legal de registrar la jornada, de conservar el registro 4 años y de tenerlo a disposición de las personas trabajadoras, de su representación legal y de la Inspección de Trabajo es de la empresa empleadora (art. 34.9 ET). También le corresponde informar a su plantilla del sistema de registro y, si activa la geolocalización, cumplir el art. 90 de la LOPDGDD (información previa y expresa a las personas trabajadoras y, en su caso, a su representación). AccessTime aporta los medios, pero no garantiza que el uso concreto que cada empresa haga de ellos cumpla por sí solo sus obligaciones laborales.

7. Disponibilidad y soporte

• Trabajamos para que el servicio esté disponible de forma continuada, sin garantizar un 100 %; puede haber ventanas de mantenimiento, que procuramos anunciar y programar en horas de poco uso.
• El soporte se presta por correo electrónico y por el formulario de contacto, en horario laborable, en los seis idiomas de la plataforma.
• El personal de soporte solo entra en los datos de una empresa cuando es necesario para ayudarla o cuando ella lo pide; cada entrada, con su motivo o su ticket, y cada cambio quedan registrados.

8. Responsabilidad

En la medida que permita la ley, la responsabilidad total de ABARCANDO por el servicio se limita al importe pagado por la empresa en los 12 meses anteriores al hecho que la origine (100 € si el servicio era gratuito), y no alcanza al lucro cesante ni a otros daños indirectos. Estas limitaciones no se aplican en caso de dolo o culpa grave, ni a la responsabilidad frente a las personas interesadas que establece el art. 82 del RGPD.

9. Baja y fin del contrato

• Puedes cancelar la suscripción en cualquier momento desde el portal de facturación; al terminar el periodo pagado la cuenta queda en modo consulta.
• Si quieres dar por terminado el servicio, escríbenos. Tendrás al menos 30 días para exportarlo todo (exportación completa de la empresa y exportación para la Inspección).
• Después, los datos quedan bloqueados (art. 32 LOPDGDD: solo accesibles para atender a jueces, a la Inspección o a la AEPD) hasta que se cumple el plazo de conservación de cada uno (apartado 5), y entonces se purgan: los que identifican a cada persona se anonimizan cuando ya no queda nada suyo dentro de plazo, y los de tu empresa, a los 6 años del fin del contrato. Durante el bloqueo solo entra la administración de tu empresa, y únicamente para atender uno de esos requerimientos: con la exportación completa, la exportación para la Inspección o un enlace para la Inspección, indicando cada vez el requerimiento que atiende; queda registrado quién lo hizo, cuándo y para qué. Nadie más de tu empresa entra, tampoco quien está de baja con acceso de consulta. No se suprimen antes: los conservamos bloqueados mientras puedan derivarse responsabilidades de nuestra relación contigo (art. 33.4 LOPDGDD). Conservar el registro de jornada 4 años es además obligación de tu empresa (art. 34.9 ET), y para eso te devolvemos los datos con la exportación completa (art. 33.3 LOPDGDD).

10. Cambios en estos términos

Cada versión de estos términos y del contrato de encargo lleva número y fecha de entrada en vigor, y las anteriores siguen publicadas con su texto exacto. Si cambian, lo anunciaremos en el panel antes de que entren en vigor; desde esa fecha, la administración de la empresa tendrá que aceptar la nueva versión al entrar en el panel, y queda constancia de esa aceptación como la del alta. Mientras no la acepte, sigue aplicándose la versión anterior, la plantilla puede seguir fichando con normalidad y siguen abiertos las exportaciones, los informes, las aprobaciones y su propio registro.

11. Ley aplicable

Estos términos se rigen por la ley española. Las controversias se someterán a los juzgados y tribunales que resulten competentes conforme a la ley.