Registro de jornada obligatorio: guía práctica para pymes

Desde el 12 de mayo de 2019 todas las empresas españolas tienen que registrar, cada día, a qué hora empieza y a qué hora termina la jornada de cada persona trabajadora. No importa el tamaño de la empresa ni el tipo de contrato: la obligación es la misma para una tienda con dos empleados que para una fábrica con doscientos. Esta guía explica qué pide la ley exactamente, qué pasa si no lo haces y cómo montarlo en una tarde.

Qué dice la ley

La obligación está en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019. Resumido:

• La empresa debe garantizar un registro diario de jornada con la hora concreta de inicio y de finalización de cada persona.
• Cómo se organiza y documenta ese registro se decide por negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, lo decide la empresa previa consulta con los representantes de las personas trabajadoras, si los hay.
• Los registros se conservan durante cuatro años y tienen que estar a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

A eso se suma la obligación anterior de registrar las horas extraordinarias día a día y entregar un resumen a cada persona (artículo 35.5 del Estatuto de los Trabajadores).

A quién afecta

A todas las empresas y a todas las personas con relación laboral ordinaria, incluidas las que trabajan a tiempo parcial, en turnos, en teletrabajo o desplazadas. Quedan fuera las relaciones laborales especiales con regulación propia, como el personal de alta dirección, y quienes no tienen relación laboral (por ejemplo, socios trabajadores de cooperativas). Si tienes dudas con un caso concreto, la referencia es la guía del Ministerio de Trabajo sobre el registro de jornada, publicada en 2019 y todavía vigente como criterio interpretativo.

Qué multas hay

No llevar el registro, o llevarlo de forma que no refleje la realidad, es una infracción grave en materia de relaciones laborales (artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social). Las multas van desde 751 hasta 7.500 euros por infracción, según el grado que aprecie la Inspección. Y hay un efecto secundario que suele doler más: sin registro, en un conflicto por horas extra o por despido, la empresa lo tiene muy difícil para demostrar la jornada real.

Qué tiene que registrar exactamente

La ley solo exige inicio y fin de la jornada, pero la guía del Ministerio recomienda registrar también las pausas que no sean tiempo de trabajo (la comida, por ejemplo). Si no, todo el tiempo entre el fichaje de entrada y el de salida se presume trabajado.

En la práctica, un registro que aguanta una inspección cumple cuatro condiciones:

1. Es diario y por persona. Un cuadrante de turnos no es un registro: el cuadrante dice lo previsto, el registro dice lo que pasó.
2. Es fiable e inalterable. Cada anotación queda con fecha y hora, y si alguien corrige un fichaje, queda constancia de quién, cuándo y por qué.
3. Es accesible. Cada persona puede consultar su propio registro, y la empresa puede sacar el resumen de un periodo en minutos.
4. Se conserva cuatro años. Contados desde cada día registrado, no desde el fin del contrato.

Papel, Excel o aplicación

La norma no impone un sistema concreto. Un cuaderno firmado a mano es legal, pero tiene dos problemas: es fácil de manipular (y la Inspección lo sabe) y sacar el resumen mensual de veinte personas es un trabajo de horas. Las hojas de cálculo tienen el mismo problema de fiabilidad y, además, suelen acabar en versiones distintas en cada ordenador.

Una aplicación de control horario resuelve las cuatro condiciones de arriba sin esfuerzo: cada persona ficha desde el navegador, el móvil o un kiosco compartido; las correcciones quedan trazadas; y los informes se generan solos. Ten en cuenta que el Ministerio de Trabajo viene impulsando un registro horario digital, interoperable y consultable en remoto por la Inspección; a fecha de publicación de este artículo conviene comprobar en qué punto está esa norma, pero la dirección es clara y cuanto antes tengas el registro digitalizado, menos trabajo tendrás después.

Cómo montarlo en una tarde

1. Decide qué se registra: entrada, salida y pausas no retribuidas. Escríbelo en un documento breve de una página (el «protocolo de registro») y compártelo con la plantilla y, si los hay, con los representantes.
2. Elige el método de fichaje por perfil. Oficina: navegador. Personal en movimiento: app móvil con geolocalización en el momento del fichaje. Almacén o tienda: un kiosco en una tableta con código QR o PIN.
3. Define quién corrige y cómo. Los olvidos van a ocurrir; lo importante es que la corrección la apruebe un responsable y quede registrada.
4. Fija el informe mensual. Un resumen por persona con horas trabajadas, pausas y horas extra, exportable a Excel o PDF. Guárdalo con el resto de la documentación laboral.
5. Prueba el flujo con dos o tres personas durante una semana antes de extenderlo a todos.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que registrar la jornada de una persona en teletrabajo? Sí. La obligación es la misma; solo cambia el método de fichaje (normalmente el navegador o la app).

¿Puedo redondear los fichajes a cuartos de hora? No es recomendable. El registro tiene que reflejar la hora real; el redondeo sistemático se interpreta como una alteración del registro.

¿Vale con que cada persona apunte sus horas en una hoja compartida? Es legal, pero frágil: no hay garantía de que no se modifique después y la Inspección puede cuestionar su fiabilidad. Si lo usas, que al menos quede firmado o validado cada día.

¿Qué hago con las horas extra que salen del registro? Compensarlas con descanso o pagarlas, según el convenio, y respetar el máximo legal de 80 horas al año. El registro es precisamente lo que permite verlas.

Cómo lo hace AccessTime

En AccessTime cada persona ficha desde el navegador, el móvil o un kiosco QR compartido, con la hora exacta y el método utilizado. Las correcciones pasan por aprobación y quedan en el historial, los informes mensuales de jornada se exportan a Excel o PDF, y los fichajes se conservan los años que exige la ley. Puedes ver el detalle en la documentación sobre fichaje y en funcionalidades.