Cambiar de software de control horario sin perder el histórico

Cambiar de herramienta de control horario es fácil; perder el histórico por el camino, también. La obligación de conservar el registro de jornada cuatro años es tuya, de la empresa, no de tu proveedor: si cancelas y te quedas sin los datos, el problema sigue siendo tuyo. Este es el orden en que conviene hacerlo.

Lo que no puedes perder: cuatro años de registro

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, en la redacción del RD-ley 8/2019, obliga a registrar el inicio y el fin de la jornada de cada persona, día a día, y a conservar esos registros durante cuatro años, a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Eso significa que una inspección en 2027 puede preguntarte por un día de 2024 que registraste en la plataforma que acabas de abandonar. No llevar el registro —o no poder enseñarlo— es una infracción en materia de relaciones laborales tipificada en el artículo 7.5 de la LISOS. Si tienes dudas de qué te van a pedir exactamente, lo detallamos en qué te piden en una inspección.

Conclusión práctica: exporta antes de cancelar. Y no des por hecho que podrás volver a entrar después: mira qué dice tu contrato sobre el acceso a los datos cuando termina el servicio y, si no está claro, pregúntalo por escrito.

Qué exportar de tu plataforma actual

Haz esta lista antes de tocar nada. Lo que no esté en un fichero tuyo, no lo tienes.

1. Fichajes de los últimos cuatro años: fecha, hora, tipo (entrada o salida) y persona. Es el núcleo legal; todo lo demás es reconstruible.
2. Ficha de cada empleado: nombre, email, puesto, departamento y fecha de alta. El email es lo que luego permite asociar cada fichaje a su persona.
3. Ausencias y vacaciones: qué días pidió cada uno, de qué tipo y cuántos lleva gastados este año. Sin esto, los saldos arrancan mal.
4. Horarios vigentes, con sus fechas de vigencia. Son las horas teóricas contra las que se calculan las desviaciones.
5. Justificantes adjuntos (bajas, permisos). Suelen quedarse en la plataforma antigua: descárgalos aparte.
6. Los informes mensuales ya cerrados, en PDF o Excel, tal y como los generaba la herramienta anterior. Son tu copia «tal cual era» y no dependen de ninguna importación.

Exporta en CSV o Excel si puedes elegir: el PDF se lee, pero no se importa. Guarda los ficheros originales intactos en una carpeta aparte. Las rutas de exportación de Sesame HR, Factorial y Jibble están en la guía de importación.

El orden del cambio, en una semana

No hace falta un proyecto. Hace falta un solape.

• Día 1 — Prepara la empresa nueva. Zona horaria, festivos de tu comunidad y municipio, tipos de ausencia y horarios. Diez minutos y evitas importar sobre una casa vacía.
• Día 2 — Importa empleados y luego fichajes. En ese orden: los fichajes se enganchan al empleado por su email, así que primero tienen que existir las personas.
• Día 3 — Cuadra el histórico. Coge tres meses al azar y compara el total de horas con el informe antiguo. Si cuadra, cuadra todo.
• Días 4 a 7 — Solapa. Que el equipo fiche en la nueva herramienta mientras la antigua sigue contratada. Una semana basta para que aparezcan los casos raros: el turno de noche, la media jornada, quien entra a las 6:00.
• Después — Cancela. Con los ficheros descargados, el histórico importado y la semana de solape cuadrada.

Cancelar el viernes y empezar el lunes es la receta clásica para descubrir el martes que falta algo.

Protección de datos: cierra bien la puerta de atrás

Tu proveedor de control horario trata datos de tu plantilla por tu cuenta: es encargado del tratamiento y tú, la empresa, eres el responsable. Al terminar el contrato, el artículo 28.3 del RGPD prevé que el encargado suprima o devuelva los datos personales una vez finalizada la prestación, salvo que deba conservarlos por obligación legal.

Dos cosas que hacer, por tanto:

• Pide la devolución o la supresión por escrito cuando canceles, y archiva la confirmación. Es la prueba de que no has dejado los datos de tu equipo dando vueltas por ahí.
• Firma el contrato de encargado del tratamiento con el proveedor nuevo antes de subir el primer fichero, y revisa dónde se alojan los datos.

Y una que no hacer: mandar el Excel con los fichajes de toda la plantilla por correo «para que lo revise alguien». Son datos personales de tu equipo.

Avisa al equipo y mira el convenio

El artículo 34.9 remite a la negociación colectiva o al acuerdo de empresa para organizar el registro y, en su defecto, a la decisión del empresario previa consulta con la representación legal de las personas trabajadoras. Cambiar de sistema es justo el momento de cumplir esa parte: si hay representación, consúltala; si no, informa por escrito.

Revisa también tu convenio colectivo: algunos regulan el sistema de control horario o los plazos para corregir un fichaje.

Al equipo le basta un mensaje de cinco líneas: desde cuándo se ficha en el sitio nuevo, cómo se ficha, qué pasa con el histórico (está, importado) y a quién se le pregunta. El cambio de herramienta falla casi siempre por aquí, no por los datos.

Qué comprobar la primera semana

• Todo el mundo tiene horario vigente. Sin horario no hay horas teóricas, y sin ellas la bolsa de horas y las desviaciones no significan nada (bolsa de horas y jornada irregular).
• Los saldos de vacaciones coinciden con los días ya disfrutados este año. Casi siempre hay que ajustarlos a mano una vez.
• Nadie se quedó fuera: la persona de baja médica, la que está de vacaciones esa semana, el contrato a tiempo parcial que no aparecía en la exportación.
• El informe mensual sale como esperas, con el mes anterior completo.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cancelar mi plataforma actual y luego importar con calma? Mejor no. Mientras tengas acceso puedes volver a exportar lo que falte; después dependes de lo que conserve tu proveedor. Exporta, importa, cuadra y entonces cancela.

¿Y si mi herramienta antigua solo exporta PDF? Guárdalos: sirven como registro conservado siempre que recojan el detalle diario de cada persona. Tendrás dos fuentes, el PDF para el pasado y los fichajes nativos desde la fecha de corte. Deja esa fecha por escrito.

¿Tengo que importar cuatro años enteros? No es obligatorio tenerlos en la herramienta nueva, pero sí conservarlos y poder presentarlos. Importarlos es lo cómodo: un solo sitio, una sola exportación cuando los pidan. Si no se puede, mantén el archivo de ficheros originales localizable y legible, y asegúrate de poder entregarlo sin demora cuando te lo reclamen.

¿Se puede cambiar a mitad de mes? Sí, y se hace mucho. Lo importante es que no haya huecos ni días contados dos veces: fija el día y la hora de corte y comunícalos.

Cómo lo hace AccessTime

AccessTime incluye importadores de empleados y de fichajes en CSV y Excel que reconocen las cabeceras de las exportaciones de Sesame HR, Factorial y Jibble —en español y en inglés— y una plantilla genérica para el resto. La carga es idempotente: si la repites no se duplica nada, lo ya existente se omite y se lista en el resumen. Los fichajes importados entran en el mismo informe de registro de jornada que los nativos, exportable a Excel, y los saldos de vacaciones se ajustan a mano para quien llegue con días ya disfrutados. Durante los tres meses de prueba no hay límite de personas: funcionalidades, precios y comparativa.