Fichaje olvidado: cómo corregirlo sin perder trazabilidad

Alguien sale corriendo a las 18:00 y se olvida de fichar la salida. Pasa en todas las empresas y no es un problema: el problema es cómo lo arreglas. Si entras en el registro y escribes la hora que te parece, acabas de convertir un despiste en un registro manipulable. Esto es cómo corregir un fichaje dejando rastro de quién, cuándo y por qué.

Por qué un hueco en el registro importa

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, en la redacción del RD-ley 8/2019, obliga a llevar un registro diario con la hora de inicio y fin de la jornada de cada persona, conservarlo cuatro años y tenerlo a disposición de la plantilla, de su representación legal y de la Inspección de Trabajo.

Un día sin salida fichada no cumple eso: ni acredita la jornada real ni permite calcular el tiempo trabajado. Dos consecuencias prácticas:

• Ante una inspección, los huecos sin explicar son lo primero que se mira, junto con las correcciones sin rastro (qué te van a pedir). No llevar el registro, o llevarlo de forma que no refleje la jornada real, es infracción grave (artículo 7.5 de la LISOS).
• Ante una reclamación de horas, el registro es tu principal prueba de lo que se trabajó. Si está incompleto o parece retocado, pierdes esa prueba justo cuando la necesitas.

En tiempo parcial el descuido sale más caro. El artículo 12.4.c) del Estatuto exige registrar la jornada día a día, totalizarla cada mes y entregar copia del resumen con la nómina; si no se cumplen esas obligaciones de registro, el contrato se presume celebrado a jornada completa, salvo prueba en contrario que acredite el carácter parcial de los servicios.

Lo que no debes hacer

• Reescribir la hoja de cálculo. Cambiar una celda no deja ni versión anterior ni autor. Es lo que convierte un registro en algo difícil de defender.
• Rellenar el hueco con el horario teórico de toda la plantilla. Un mes entero de entradas a las 9:00:00 y salidas a las 18:00:00 no se parece a la jornada real de nadie.
• Fichar por otra persona. Ni la persona que lo pide ni quien le hace el favor: es un fraude en el registro y los convenios suelen tratarlo como falta disciplinaria.
• Dejar el hueco y olvidarlo. Un día sin fichajes y sin ausencia aprobada se queda ahí los cuatro años que dura la conservación.
• Acumular las correcciones para fin de mes. Nadie recuerda a qué hora salió el día 3, y una tanda de 40 correcciones firmadas el día 30 tiene mal aspecto.

Qué tiene que quedar guardado en cada corrección

Corregir un olvido es normal y legítimo. Lo que distingue una corrección válida de un retoque es el rastro. En cada cambio debería constar:

1. El valor anterior y el nuevo. El fichaje original no se borra: se marca y se conserva.
2. Quién lo pide y con qué justificación escrita.
3. Quién lo aprueba o lo rechaza, cuándo y con qué comentario.
4. El tipo de corrección: falta un fichaje, la hora es incorrecta o sobra un fichaje duplicado.
5. Lo que no se aplicó. Una petición rechazada o pendiente también deja constancia: es la discrepancia entre lo que dice la persona y lo que dice la empresa.

No es solo buena práctica laboral: un fichaje equivocado es un dato personal inexacto. El artículo 5.1.d) del RGPD exige que los datos sean exactos y que los inexactos se rectifiquen sin dilación, y el artículo 16 reconoce el derecho a pedir esa rectificación (protección de datos y registro horario).

El circuito en cinco pasos

Un procedimiento de corrección que aguanta una revisión, en cualquier empresa:

1. Detectar. Al cerrar el día, las jornadas con fichajes incompletos se identifican solas: falta una entrada, falta una salida o hay dos del mismo tipo seguidas.
2. Avisar a la persona afectada. Es quien sabe a qué hora salió. Que lo pida ella, y no que lo adivine administración, es la mitad de la trazabilidad.
3. Solicitar la corrección con hora y motivo. «Olvidé fichar la salida, me fui a las 18:10 tras cerrar la caja» vale. «Error» no vale.
4. Aprobar o rechazar con comentario. Lo resuelve el responsable del departamento o RRHH, nunca la propia persona interesada. Si se rechaza, hay que decir por qué.
5. Recalcular y archivar. La jornada se vuelve a calcular con el fichaje corregido y el mes se guarda con las nóminas. Si la corrección saca a la luz exceso de jornada, trátalo como lo que es: horas extra que hay que pagar o compensar.

Casos típicos, resueltos

• Falta la salida de ayer. Pide «olvidé fichar la salida» con la hora real, no con la del horario.
• Dos entradas seguidas. Típico de la tablet compartida: alguien pulsa dos veces porque la pantalla tardó (kiosco frente al móvil). Se anula el fichaje que sobra, marcándolo, no borrándolo.
• La hora está mal. El fichaje existe pero con hora equivocada: se corrige ese fichaje, indicando tipo y hora.
• La pausa de la comida no se fichó. Si en tu convenio ese tiempo no es de trabajo y la pausa no consta, todo el tramo entre entrada y salida se da por trabajado. Añade la salida y la entrada que faltan.
• No vino a trabajar. No es una corrección de fichaje: es una ausencia, con su justificante.
• Ya no trabaja en la empresa. No puede pedirla, así que la propone la empresa; deja escrito cómo se fijó la hora y que la persona la conocía.

Escribe tu política de correcciones

Media página basta: cómo se pide, quién aprueba, en cuántos días hay que pedirla (la ley no fija plazo, tu norma interna sí puede) y qué pasa si la persona no está de acuerdo. Si hay representación legal de la plantilla, coméntalo con ella: el artículo 34.9 remite a la negociación colectiva o al acuerdo de empresa y, en su defecto, a decisión empresarial previa consulta.

Sobre el registro horario digital e interoperable que impulsa el Ministerio de Trabajo, con acceso en remoto para la Inspección: sigue en tramitación. Comprueba en qué punto está antes de tomar decisiones dándolo por vigente.

Preguntas frecuentes

¿Puedo corregir un fichaje de hace tres meses? Sí. La obligación es que el registro refleje la jornada real, y corregir un error antiguo se ajusta más a la norma que dejarlo. Cuanto más tarde, más difícil es justificar la hora: por eso conviene un plazo interno corto.

¿Puede mi responsable añadir el fichaje sin decirme nada? Puede proponerlo, pero lo sano es que tú lo sepas y, mejor, que lo pidas tú. Una corrección hecha a espaldas de la persona afectada es la que luego nadie sabe explicar.

¿Y si no estoy de acuerdo con la hora que ha puesto la empresa? Pide la corrección con la hora que tú sostienes. Si se rechaza, debe quedar registrada la discrepancia con el motivo del rechazo: el registro no se borra, se discute.

¿Cuántas correcciones son demasiadas? No hay número legal, pero el patrón dice mucho. Si media plantilla corrige su jornada cada semana, el problema no son los despistes: es el método de fichaje, el horario asignado o un turno que nadie puede cumplir.

Cómo lo hace AccessTime

En AccessTime nadie edita el registro a mano. Las jornadas se consolidan cada noche y, si una queda incompleta, la persona recibe un email con el enlace para pedir la corrección desde Incidencias de fichaje —olvidé la entrada, olvidé la salida, hora incorrecta, duplicado u otro motivo—, siempre con justificación (solicitudes). La resuelve su responsable o RRHH, en uno o dos niveles y con comentario obligatorio al aprobar y al rechazar; la empresa también puede proponerla y la persona aceptarla (aprobaciones). Cada cambio queda auditado con el valor anterior, el nuevo, quién lo aprobó y el motivo; un duplicado se anula pero nunca se borra, y lo pendiente o rechazado consta como discrepancia en «Mi registro» y en el volcado para la Inspección. La jornada se recalcula sola y sale corregida en el informe mensual. Más en fichaje, funcionalidades y precios.