Horas extra: cómo registrarlas, pagarlas y compensarlas

Una hora extra es toda la que se trabaja por encima de la jornada ordinaria pactada. La ley te da dos salidas —pagarla o compensarla con descanso—, pone un tope anual y exige que quede registrada día a día. Esta guía explica cómo se cuentan, cómo se documentan y los errores que más caros salen en una pyme.

Qué cuenta como hora extraordinaria

El artículo 35.1 del Estatuto de los Trabajadores define las horas extraordinarias como las realizadas sobre la duración máxima de la jornada ordinaria. Es decir: el punto de partida no es una cifra universal, sino la jornada de esa persona, que sale de su contrato y de su convenio colectivo.

Con esto en la mano, tres consecuencias prácticas:

• Si alguien tiene una jornada de 38 horas semanales por convenio, su hora 39 ya es extraordinaria, aunque el máximo legal general sea superior.
• El límite ordinario general es de 40 horas semanales de promedio en cómputo anual (artículo 34.1 del Estatuto de los Trabajadores), pero muchos convenios fijan menos. Manda siempre el más favorable para la persona trabajadora.
• En jornada distribuida de forma irregular, el exceso de un día no es automáticamente una hora extra: puede ser una diferencia a compensar dentro del año. Lo vemos más abajo.

También hay que distinguir dos figuras que a veces se confunden. En los contratos a tiempo parcial no se pueden hacer horas extraordinarias, salvo los casos de fuerza mayor; lo que sí caben son horas complementarias, que exigen pacto y tienen sus propias reglas (artículo 12 del Estatuto de los Trabajadores). Y en jornada irregular, el artículo 34.2 permite a la empresa distribuir de forma irregular hasta un 10 % de la jornada anual si no hay convenio o acuerdo que diga otra cosa, con un preaviso mínimo de cinco días; las diferencias que genere esa distribución deben quedar compensadas en el plazo que se pacte y, si no hay pacto, dentro de los doce meses siguientes.

Pagarlas o compensarlas: quién decide

Aquí está la regla que más se ignora. Según el artículo 35.1, se elige entre abonar las horas extra o compensarlas con tiempo equivalente de descanso retribuido, y esa elección se hace por convenio colectivo o, en su defecto, por contrato individual. Dos matices importantes:

1. Si se pagan, el importe no puede ser inferior al valor de la hora ordinaria. Que se paguen a más es cosa del convenio o del acuerdo; menos, nunca.
2. Si no hay pacto sobre qué hacer, la ley decide por ti: se entiende que las horas extra se compensarán con descanso dentro de los cuatro meses siguientes a su realización.

Lo primero, entonces, es mirar el convenio. Muchos convenios sectoriales fijan ya la fórmula, el recargo o el plazo de disfrute del descanso, y esa previsión va por delante de lo que hayas hecho siempre «por costumbre».

El tope de 80 horas al año

El artículo 35.2 limita las horas extraordinarias a 80 al año por persona. Sobre ese tope conviene saber tres cosas:

• Las horas compensadas con descanso en los cuatro meses siguientes no computan para ese máximo. Compensar en plazo, además de ordenado, te da margen.
• Para quien tenga una jornada anual inferior a la general de la empresa, el máximo se reduce en la misma proporción.
• No cuentan para el tope las horas hechas para prevenir o reparar siniestros y otros daños extraordinarios y urgentes (artículo 35.3), las llamadas horas de fuerza mayor. Que no computen no significa que sean gratis: se compensan igual.

Además, las horas extra son voluntarias salvo que se hayan pactado en convenio o en el contrato (artículo 35.4). Y hay perfiles que no pueden hacerlas: los menores de 18 años lo tienen prohibido (artículo 6.3), y los trabajadores nocturnos tampoco pueden realizarlas, con las excepciones previstas reglamentariamente (artículo 36.1).

El registro: lo que de verdad te van a pedir

El artículo 35.5 del Estatuto de los Trabajadores es corto y muy exigente: la jornada de cada persona se registra día a día y se totaliza en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen a la persona trabajadora en el parte correspondiente.

Traducido a la práctica de una pyme:

1. Registro diario de inicio y fin de jornada para toda la plantilla. Es la misma obligación del artículo 34.9, que además exige conservarlo cuatro años.
2. Totalización mensual (si pagas mensualmente) con las horas trabajadas y el exceso sobre la jornada.
3. Copia del resumen a cada persona, normalmente junto con la nómina. No es opcional.
4. Las horas extra, en nómina como concepto propio, no escondidas en un plus. Y cotizan: las de fuerza mayor y el resto tienen tipos distintos, fijados en la orden de cotización de cada año, así que consulta la vigente o pregunta a tu gestoría.

Si la Inspección detecta excesos de jornada sin pagar ni compensar, no solo hay acta de infracción: puede haber también liquidación de cuotas por las horas no cotizadas. Lo contamos con detalle en qué te pide la Inspección de Trabajo.

Errores frecuentes

• Redondear la jornada. Un registro donde todo el mundo sale clavado a las 18:00 durante meses no convence a nadie y borra las horas extra reales.
• Dejar que se acumulen «a deber». Sin fecha de disfrute, la compensación se convierte en una deuda difusa que acaba reclamada. Recuerda que el derecho a reclamar salarios prescribe al año (artículo 59.2).
• Compensar sin dejar rastro. Si el descanso compensatorio no aparece en ningún sitio, ante una reclamación es como si no existiera.
• Confundir flexibilidad con horas extra. Entrar antes para salir antes no genera exceso; lo que genera exceso es trabajar más horas de las debidas en el cómputo.
• No avisar a quien manda. Si los responsables no ven las desviaciones hasta fin de mes, ya no se pueden corregir a tiempo.

Preguntas frecuentes

¿Puede la empresa obligarme a hacer horas extra? Solo si están pactadas en tu convenio colectivo o en tu contrato. Fuera de esos casos son voluntarias (artículo 35.4), salvo las de fuerza mayor del artículo 35.3.

¿Se pueden pagar las horas extra por debajo de la hora ordinaria? No. El artículo 35.1 fija el valor de la hora ordinaria como suelo. Lo que esté por encima depende de tu convenio.

¿Cuánto tiempo hay para disfrutar el descanso compensatorio? Lo que diga el convenio o el contrato. Si no hay pacto, la ley entiende que se compensa dentro de los cuatro meses siguientes a la realización de las horas.

¿Y si en mi empresa nunca se hacen horas extra? Aun así necesitas el registro diario de jornada: precisamente es lo que demuestra que no las hay.

Cómo lo hace AccessTime

AccessTime consolida cada noche los fichajes del día y los compara con el horario asignado a cada persona, así que la diferencia diaria y la bolsa del mes —horas trabajadas menos teóricas— están calculadas sin cuentas a mano. El informe mensual se exporta a Excel con inicio, fin, horas teóricas, trabajadas, diferencia, pausas y estado de cada jornada: es el resumen que puedes archivar y entregar. Las correcciones de fichajes pasan por una aprobación y quedan auditadas con el valor anterior y el nuevo. Puedes ver el resto de funciones en funcionalidades y empezar por la guía del registro de jornada.