Registro de jornada y protección de datos: qué guardar y cuánto

El registro de jornada es obligatorio y, a la vez, es un fichero con datos personales de toda tu plantilla. Las dos normas encajan sin contradicción: la laboral te dice qué guardar y cuánto tiempo, y la de protección de datos te dice que no guardes nada más. Esto es lo que necesita una pyme para tenerlo en orden.

Qué datos pide el registro (y cuáles no)

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, en la redacción del RD-ley 8/2019, exige que el registro diario incluya «el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora». Ese es el núcleo: quién, qué día, a qué hora empezó y a qué hora acabó.

A eso se suman las pausas no retribuidas —si no constan, todo el tiempo entre entrada y salida se presume trabajado— y, en los contratos a tiempo parcial, lo que manda el artículo 12.4.c): registrar la jornada día a día, totalizarla cada mes y entregar copia del resumen junto al recibo de salarios.

Lo que no pide ninguna norma de registro horario: la ubicación permanente de nadie, capturas de pantalla, recuento de pulsaciones, huellas ni imágenes faciales. El artículo 5.1.c) del RGPD impone la minimización: solo datos adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario. Cada campo extra que añadas tendrás que justificarlo, protegerlo y borrarlo.

Dos casos conviene resolverlos antes de contratar nada. La biometría usada para identificar a alguien es categoría especial del artículo 9 del RGPD, y la Agencia Española de Protección de Datos mantiene un criterio muy restrictivo para el control de presencia (kiosco QR frente al móvil). La geolocalización obliga a informar de forma expresa, clara e inequívoca a la plantilla y, en su caso, a su representación (artículo 90 de la LO 3/2018, LOPDGDD), y además debe ser proporcionada: para saber si alguien entró a las 9:02 no necesitas sus coordenadas.

La base legal no es el consentimiento

Aquí se equivoca casi todo el mundo. Tratar los fichajes no se apoya en que la plantilla te dé permiso, sino en el artículo 6.1.c) del RGPD: cumplimiento de una obligación legal, la del artículo 34.9. Tres consecuencias prácticas:

• No hagas firmar un consentimiento para el registro. Sería engañoso, porque sugiere que se puede revocar, y en una relación laboral el consentimiento rara vez se considera libre.
• Nadie puede negarse a fichar invocando la protección de datos. Sí puede exigir estar informado y que el medio sea proporcionado.
• La finalidad queda atada (artículo 5.1.b)): esos datos están para controlar la jornada y pagar lo que corresponde. Usarlos para medir rendimiento es otra finalidad, con su propia información previa y su propia valoración. No la des por incluida.

Cuánto tiempo conservar cada cosa

Esos cuatro años son un suelo laboral, no un permiso para guardarlo todo para siempre. El artículo 5.1.e) del RGPD exige limitar el plazo de conservación: «lo dejamos por si acaso» no es una política válida, necesitas una fecha y un criterio escritos.

Para fijarlos, mira los plazos que te afectan: las acciones derivadas del contrato de trabajo prescriben, con carácter general, al año desde que pudieron ejercitarse (artículo 59 del Estatuto); las infracciones laborales, a los tres años (artículo 4.1 de la LISOS); las obligaciones de cotización y las tributarias suelen hacerlo a los cuatro. Por eso los cuatro años del registro acaban marcando también la documentación que lo acompaña. Confírmalo con tu asesoría documento por documento, y cuando el plazo venza, suprime o anonimiza.

Si cambias de herramienta, la obligación de conservar no se reinicia: hay que llevarse el histórico.

Quién puede consultarlo

El artículo 34.9 señala a tres destinatarios: las personas trabajadoras, su representación legal y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. A eso se suma el derecho de acceso del artículo 15 del RGPD: cualquiera puede pedir copia de sus propios datos. De los suyos, no de los de sus compañeros.

Dentro de la empresa, la regla es la contraria a la intuitiva: cuanta menos gente vea el registro completo, mejor.

• Perfiles con alcance. Quien lleva un departamento necesita ver su departamento, no la plantilla entera.
• Rastro de quién toca qué. Un registro editable sin dejar constancia es cuestionable ante la Inspección y difícil de defender ante la AEPD.
• Sin carpetas compartidas abiertas. El Excel del registro en una unidad que ve toda la oficina es la brecha más común y la más fácil de evitar.
• Confidencialidad por escrito para quien gestione nóminas, ausencias o justificantes.

El papeleo mínimo de una pyme

1. Informa antes de empezar (artículo 13 del RGPD): qué se registra, finalidad, base legal, plazo de conservación, quién lo trata y qué derechos hay. Un anexo de dos caras en el alta sirve.
2. Consulta a la representación legal si la hay: el artículo 34.9 remite a la negociación colectiva o al acuerdo de empresa y, en su defecto, a decisión empresarial previa consulta con ella.
3. Firma el contrato de encargado del tratamiento con tu proveedor (artículo 28 del RGPD) y revisa qué dice sobre subencargados y alojamiento de los datos.
4. Lleva el registro de actividades de tratamiento (artículo 30). La exención para empresas de menos de 250 personas no te salva: no se aplica cuando el tratamiento no es ocasional, y la gestión de personal nunca lo es.
5. Aplica medidas de seguridad proporcionadas (artículo 32): permisos por perfil, verificación en dos pasos para quien ve datos de toda la plantilla y copias de seguridad.
6. Ten previsto qué hacer ante una brecha: el artículo 33 obliga a notificarla a la autoridad de control sin dilación indebida y, cuando sea factible, en un máximo de 72 horas.
7. Valora una evaluación de impacto (artículo 35) antes de implantar biometría o geolocalización continua, y consulta las guías vigentes de la AEPD.

Sobre el registro horario digital e interoperable que impulsa el Ministerio de Trabajo, con acceso en remoto para la Inspección: sigue en tramitación. Comprueba en qué punto está antes de tomar decisiones dándolo por vigente.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que dar a un empleado copia de su registro si me lo pide? Sí. El artículo 34.9 lo pone a su disposición y el artículo 15 del RGPD le reconoce el acceso a sus datos. En tiempo parcial, además, la copia del resumen mensual se entrega con el recibo de salarios sin necesidad de pedirla.

¿Puedo llevar el registro en una hoja de cálculo? La norma no impone un sistema concreto: vale papel o digital. Pero exige un registro diario, fiable y conservado cuatro años. Una hoja compartida sin control de acceso ni rastro de cambios cumple mal ambas normas a la vez; lo que te van a pedir está en qué revisa una inspección.

Alguien se va de la empresa: ¿borro sus fichajes? No. Sigue en pie la obligación de conservarlos cuatro años, y el artículo 17.3.b) del RGPD excluye el derecho de supresión cuando el tratamiento es necesario para cumplir una obligación legal. Lo que sí toca es retirarle los accesos.

¿Necesito un delegado de protección de datos? La mayoría de pymes, no. Los casos obligatorios están en el artículo 37 del RGPD y en la lista del artículo 34 de la LOPDGDD: repásala para ver si tu actividad aparece y, en caso de duda, pregunta a tu asesoría.

Cómo lo hace AccessTime

En AccessTime la geolocalización viene desactivada; si la empresa la activa, nunca se pide en teletrabajo ni en el kiosco y las coordenadas se borran a los 30 días, conservando el fichaje sin ellas (fichaje). No se guardan datos biométricos: si la app pide confirmar con huella o cara, esa comprobación la hace el móvil y solo queda constancia de que se hizo. Los roles delimitan el alcance —un responsable ve su departamento; administración y RRHH, toda la empresa— y la verificación en dos pasos es obligatoria para administración, RRHH y representación legal (seguridad). Las correcciones se piden como incidencia y quedan auditadas con el valor anterior, el nuevo y el motivo (solicitudes); dar de baja a alguien no borra su histórico. Más en funcionalidades y precios.