Informe mensual de registro de jornada: qué debe contener

El registro de jornada se lleva día a día, pero la foto que de verdad se mira —en la nómina, en una reclamación o en una visita de la Inspección— es la del mes. Un informe mensual bien hecho cabe en una hoja por persona y responde a tres preguntas: qué horas se trabajaron, qué horas se debían y qué pasó con la diferencia.

El registro diario y el resumen mensual no son lo mismo

Son dos obligaciones encadenadas y conviene no confundirlas.

• El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, en la redacción del RD-ley 8/2019, obliga a garantizar un registro diario con el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona, a conservarlo cuatro años y a mantenerlo a disposición de la plantilla, de su representación legal y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
• El artículo 35.5, dentro de las reglas del cómputo de horas extraordinarias, añade la totalización: la jornada se registra día a día y se totaliza en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen a la persona trabajadora en el parte correspondiente. Si pagas mensualmente, ese periodo es el mes.

Es decir: el registro diario es la materia prima y el informe mensual es el documento que se entrega y se archiva. Tener fichajes pero no cerrar nunca el mes deja la mitad del trabajo hecho.

Qué debe contener, fila a fila

Lo que la norma exige es poco: persona, fecha y hora concreta de inicio y fin de cada jornada. Las pausas intermedias no las impone el artículo 34.9, salvo que las pida tu convenio o el acuerdo de empresa que documenta el registro. Pero un informe con solo eso no sirve para pagar la nómina. Lo que hace falta de verdad:

1. Una fila por persona y día del mes, incluidos los días sin fichajes. Un hueco sin explicar es lo que más llama la atención de quien revisa.
2. Hora de inicio y hora de fin de la jornada, en la zona horaria que corresponda.
3. Pausas, al menos en total de minutos, para que se entienda la diferencia entre el tiempo de presencia y el tiempo de trabajo.
4. Horas trabajadas del día, sumando los tramos efectivos.
5. Horas teóricas, las que tocaban según el horario o el cuadrante de esa persona ese día de la semana.
6. Diferencia entre unas y otras: positiva si hubo exceso, negativa si faltó jornada.
7. El motivo cuando no se trabajó: festivo, vacaciones, permiso, baja. Un día a cero con ausencia aprobada detrás es normal; sin nada detrás, es una incidencia.
8. El estado de la jornada: completa, incompleta o pendiente de corrección.
9. Modalidad, si hay teletrabajo: la jornada se registra igual que en presencial (cómo hacerlo).
10. Totales del mes por persona: horas trabajadas, horas teóricas y saldo.

Y una regla de oro: el informe debe reflejar lo que pasó, no el horario teórico. Un mes de entradas a las 9:00:00 clavadas no lo cree nadie.

A quién hay que entregarlo

• A cada persona trabajadora. En tiempo parcial no hay margen: el artículo 12.4.c) del Estatuto obliga a registrar la jornada día a día, totalizarla mensualmente y entregar copia del resumen de todas las horas del mes —ordinarias y complementarias— junto con el recibo de salarios, además de conservar esos resúmenes un mínimo de cuatro años. Si no se cumplen esas obligaciones de registro, el contrato se presume celebrado a jornada completa, salvo prueba en contrario. En jornada completa, el artículo 35.5 manda totalizar y entregar copia del resumen en el parte correspondiente. Lo prudente es entregarlo a toda la plantilla cada mes.
• A la representación legal de la plantilla, si existe: el artículo 34.9 exige que el registro esté a su disposición. Qué se le entrega y cada cuánto es justo lo que conviene fijar en el acuerdo de empresa que documenta el registro.
• A la Inspección de Trabajo, cuando lo pida. En la práctica, «a disposición» es poder enseñarlo en la visita, no mandarlo la semana siguiente (qué te van a pedir). No llevar el registro o llevarlo de forma que no refleje la jornada real es infracción grave (artículo 7.5 de la LISOS).
• A tu gestoría, para la nómina. No es un destinatario legal, pero es quien antes ve que el saldo del mes no cuadra con lo que se va a pagar.

La ley no impone formato ni herramienta: vale papel y vale digital. Tampoco exige que la persona firme el resumen. Lo que sí necesitas es poder demostrar que se entregó, así que deja constancia: una confirmación de recepción, el envío con la nómina o la firma, si prefieres pedirla.

Cerrar el mes en cinco pasos

1. Revisa las jornadas incompletas antes de la nómina. Un olvido de fichaje se arregla pidiendo la corrección con justificación y aprobación, nunca editando el registro a mano (cómo corregirlo).
2. Comprueba los días a cero. Cada uno debe tener detrás un festivo, una ausencia aprobada o una incidencia abierta.
3. Mira las desviaciones. El exceso de jornada no se queda en el informe: se paga o se compensa con descanso (horas extra); lo que sea distribución irregular va a la bolsa de horas.
4. Entrega el resumen y archívalo con las nóminas del mes. Mismo sitio y mismo criterio todos los meses.
5. Si el mes se reabre, que quede rastro. Corregir después es legítimo; lo que no se sostiene es un informe que cambia sin que conste quién lo cambió y por qué.

Guardar cuatro años de informes es una obligación, no una excusa para acumular todo lo demás: revisa qué otros datos del fichaje te hacen falta de verdad (protección de datos y registro horario).

Preguntas frecuentes

¿Tengo que entregar el informe a toda la plantilla cada mes? En tiempo parcial, sí: el artículo 12.4.c) lo exige con el recibo de salarios. En el resto, el artículo 35.5 obliga a totalizar la jornada en el periodo de abono y a entregar copia del resumen; hacerlo con todo el mundo cada mes es la opción segura.

¿Vale un Excel? La norma no impone herramienta. El problema del Excel no es legal, es de trazabilidad: una celda editada no deja autor ni valor anterior, y un registro que parece retocado deja de servirte como prueba.

¿Puede la Inspección pedirme el informe de un mes de hace tres años? Sí. La conservación es de cuatro años, así que cualquier mes dentro de ese plazo te lo pueden pedir, también el histórico que traigas de otra herramienta.

¿Qué pasa si alguien se va a mitad de mes? Le toca su resumen igual, hasta su último día de trabajo. Su histórico se conserva: dar de baja a una persona no borra sus fichajes.

Cómo lo hace AccessTime

AccessTime consolida cada noche los fichajes del día anterior en la zona horaria de tu empresa y calcula, por persona y día, inicio, fin, horas teóricas, trabajadas, diferencia, minutos de pausa, estado y si fue teletrabajo. En Informes tienes el mes con sus indicadores —horas totales, media diaria, bolsa del mes e incidencias—, un mapa de asistencia y la tabla detallada, con los responsables viendo solo su departamento (informes). Si una jornada queda incompleta, la persona recibe un aviso para pedir la corrección, y cada una confirma la recepción de su resumen de horas del mes; quien causa baja conserva el acceso de consulta a su registro y a sus cierres (empleados). El mes se descarga en Excel con esas mismas columnas, listo para archivar o firmar, y el histórico anterior se puede importar. Más en funcionalidades y precios.