Registro de jornada en teletrabajo: obligaciones y cómo cumplirlas

Si alguien de tu equipo trabaja desde casa, sigues obligado a registrar su jornada día a día, igual que si estuviera en la oficina. Lo que cambia no es la obligación, sino cómo se documenta: hace falta un acuerdo escrito, un horario pactado y un sistema de registro que refleje de verdad las horas. Esta guía ordena lo que tiene que existir antes de que alguien se lleve el portátil a casa.

El teletrabajo no exime del registro

La obligación de registro es la misma para todo el mundo: el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el RD-ley 8/2019, exige registrar diariamente el inicio y el fin de la jornada de cada persona y conservar esos registros cuatro años. No distingue entre presencial y remoto.

La Ley 10/2021, de trabajo a distancia, insiste en ello con un artículo propio: su artículo 14 reconoce el derecho al registro horario adecuado y establece que el sistema del artículo 34.9 debe reflejar fielmente el tiempo dedicado a la actividad laboral, incluyendo el momento de inicio y de finalización de la jornada, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se haya pactado.

Traducido: la flexibilidad no exime de registrar. Puedes acordar que alguien empiece entre las 8:00 y las 10:00, pero el día que empiece a las 9:20 eso queda anotado.

Cuándo se aplica la Ley 10/2021

La Ley 10/2021 no se aplica a cualquier día suelto de trabajo en casa: según su artículo 1, regula el trabajo a distancia que se preste, en un periodo de referencia de tres meses, un mínimo del 30 % de la jornada (o el porcentaje proporcional equivalente según la duración del contrato).

Dos consecuencias prácticas:

• Por encima de ese umbral entra todo el paquete de la ley: acuerdo escrito, compensación de gastos, dotación de medios, reglas de reversibilidad.
• Por debajo, un día ocasional de trabajo en casa no activa esas obligaciones específicas… pero el registro diario de jornada sigue siendo obligatorio, porque viene del artículo 34.9 y no de la Ley 10/2021.

Un apunte de vocabulario: la ley llama trabajo a distancia al que se presta fuera del centro de la empresa, y teletrabajo al que se hace con medios informáticos (artículo 2). Los convenios suelen usar la primera expresión.

El acuerdo de trabajo a distancia

El trabajo a distancia es voluntario y requiere acuerdo por escrito (artículo 5). No es un correo de confirmación: es un documento con contenido mínimo tasado en el artículo 7, que hay que entregar también a la representación legal de las personas trabajadoras cuando exista.

De todo lo que debe incluir, lo que más te va a afectar en el día a día del registro horario es esto:

1. El horario de trabajo y, dentro de él, las reglas de disponibilidad.
2. El porcentaje y la distribución entre jornada presencial y a distancia.
3. El centro de trabajo al que queda adscrita la persona y el lugar elegido para trabajar en remoto.
4. Los medios de control empresarial de la actividad.
5. El inventario de medios y equipos y la enumeración de gastos con su forma de compensación.
6. La duración del acuerdo y los plazos de preaviso para ejercer la reversibilidad.

Sobre los gastos: el artículo 12 establece que el desarrollo del trabajo a distancia debe ser sufragado o compensado por la empresa, sin que la persona asuma los de equipos, herramientas y medios. La ley no fija una cantidad universal, sino que remite el mecanismo al convenio o acuerdo colectivo: revisa el tuyo antes de improvisar una cifra.

Y un límite que se pasa por alto: en los contratos con menores de edad y en los contratos formativos, el trabajo a distancia solo cabe si se garantiza un mínimo del 50 % de prestación presencial (artículo 3).

Y ojo: no formalizar por escrito el acuerdo de trabajo a distancia está tipificado como infracción grave en la LISOS, igual que los incumplimientos en materia de jornada.

Controlar sin pasarse

El artículo 22 de la Ley 10/2021 permite a la empresa adoptar las medidas de vigilancia y control que considere oportunas para verificar el cumplimiento, pero guardando la debida consideración a la dignidad de la persona. La palabra clave es proporcionalidad: el objetivo legítimo es saber que la jornada se cumple, no vigilar qué hace alguien en su casa.

Tres reglas que aguantan bien cualquier revisión:

• Registra el tiempo, no la actividad. Inicio, fin y pausas bastan para cumplir el artículo 34.9. Ninguna norma exige capturas de pantalla periódicas ni recuento de pulsaciones, y abren un frente de protección de datos que no necesitas.
• Informa antes, y por escrito. Cualquier medida de control tiene que estar en el acuerdo. Si además usas geolocalización, el artículo 90 de la LO 3/2018 (LOPDGDD) obliga a informar de forma expresa, clara e inequívoca a las personas trabajadoras.
• Guarda solo lo que usas. Si un dato no entra en el informe de jornada, probablemente no deberías recogerlo.

Flexibilidad y desconexión digital

El artículo 13 reconoce el derecho a flexibilizar el horario en los términos pactados y respetando los tiempos de disponibilidad obligatoria. Y el artículo 18 recoge el derecho a la desconexión digital fuera de la jornada, en línea con el artículo 88 de la LOPDGDD: la empresa debe garantizarlo, con especial atención al riesgo de fatiga informática.

Son dos ideas compatibles: horario flexible dentro de unos márgenes y un registro que demuestre cuándo se trabajó de verdad. Ese registro es, además, la única prueba fiable si aparecen excesos de jornada — cómo tratarlos está en horas extra: cómo registrarlas y compensarlas.

Errores frecuentes

• Dar por hecho que en remoto «no hace falta fichar». Es el error más caro y el más fácil de detectar en una inspección.
• Un acuerdo genérico copiado de internet que no dice horario, ni porcentaje, ni medios de control: incumple el contenido mínimo del artículo 7.
• Registrar la jornada teórica en vez de la real. Si todos los días figuran clavados de 9:00 a 18:00, el registro no refleja fielmente nada.
• Confundir disponibilidad con jornada. Estar localizable no es trabajar, y mezclarlo genera reclamaciones.

Preguntas frecuentes

¿Tiene que fichar quien teletrabaja solo un día a la semana? Sí. El registro diario del artículo 34.9 se aplica a toda la plantilla, trabaje donde trabaje. Lo que ese día suelto no activa son las obligaciones propias de la Ley 10/2021 si no se alcanza el umbral del 30 % en tres meses.

¿Puede la empresa imponer el teletrabajo? No unilateralmente: es voluntario y requiere acuerdo escrito (artículo 5). Tampoco la persona puede exigirlo por su cuenta, salvo lo que prevea su convenio o la normativa aplicable en supuestos concretos.

¿Hay que pagar una cantidad fija por teletrabajar? La ley obliga a compensar los gastos, pero no fija un importe general: remite al convenio o acuerdo colectivo.

¿Vale una hoja de cálculo como registro? Cumple si recoge inicio y fin diarios y se conserva cuatro años. El problema es que se edita sin dejar rastro, y eso resta credibilidad ante una revisión.

Cómo lo hace AccessTime

En AccessTime se ficha desde el panel web o desde la app móvil de iOS y Android, con la geolocalización que decida la empresa (desactivada, opcional u obligatoria), que en las jornadas de teletrabajo no se pide ni se guarda. Los días de teletrabajo se registran por adelantado (hoy o un día futuro) y los fichajes de esa jornada quedan marcados como remotos (un turno que cruza la medianoche cuenta como jornada del día en que empieza), con un límite semanal configurable por empresa. La consolidación nocturna compara lo fichado con el horario asignado y el informe mensual se exporta a Excel con su columna de teletrabajo, listo para archivar o entregar; los olvidos se arreglan con una incidencia de fichaje que queda auditada. Tienes el resto en funcionalidades y el marco general en la guía del registro de jornada.