Inspección de trabajo y registro horario: qué te van a pedir

Cuando la Inspección de Trabajo llama a la puerta de una pyme, lo primero que pide casi siempre es el registro de jornada. No hace falta que haya una denuncia: el control del tiempo de trabajo forma parte de las actuaciones ordinarias de la Inspección, y la visita puede llegar sin aviso. Esta guía explica cómo se desarrolla una actuación, qué documentos tendrás que enseñar y cómo dejarlo todo preparado para que la comprobación dure minutos.

Cómo llega la Inspección

Hay tres vías habituales:

• Visita al centro de trabajo. La Inspección puede entrar en cualquier momento y sin previo aviso (artículo 13 de la Ley 23/2015, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social). Suele pedir hablar con quien esté al cargo y comprobar si los fichajes del día cuadran con las personas presentes.
• Requerimiento de comparecencia. Un escrito que te cita en las oficinas de la Inspección en una fecha concreta, con la lista de documentos que debes llevar.
• Requerimiento de documentación por escrito. Te piden que envíes la documentación en un plazo, sin visita.

En los tres casos la empresa tiene el deber de colaborar. Negarse, retrasar la entrega sin motivo o entregarla incompleta puede considerarse obstrucción a la labor inspectora, que la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) sanciona como infracción independiente.

Si la actuación nace de una denuncia, la Inspección no te dirá quién la ha puesto: la identidad de la persona denunciante es confidencial.

Los documentos que te van a pedir

La lista varía según el motivo de la actuación, pero en materia de tiempo de trabajo lo habitual es esto:

1. El registro diario de jornada de un periodo concreto (a menudo varios meses; puede llegar a los cuatro años que la ley obliga a conservar), con la hora de inicio y fin de cada persona y cada día. Es lo que exige el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
2. El registro de horas extraordinarias y el resumen mensual que hay que entregar a cada persona (artículo 35.5 del Estatuto de los Trabajadores). Si en tu empresa no se hacen horas extra, el registro de jornada es lo que lo demuestra.
3. Para las personas a tiempo parcial, el registro diario totalizado cada mes y la copia que se entrega junto con la nómina (artículo 12.4.c del Estatuto de los Trabajadores). Es uno de los puntos donde más pymes fallan.
4. El calendario laboral y los horarios o cuadrantes vigentes, para comparar lo previsto con lo registrado.
5. Contratos y nóminas del periodo, para cruzar la jornada contratada con la trabajada y la pagada.
6. El convenio colectivo aplicable: con él se comprueban jornada máxima, descansos y compensación de horas.
7. Cómo se organiza el registro: el protocolo o acuerdo que explica el sistema elegido y, si hay representación legal de la plantilla, la constancia de que fue consultada, como pide el propio artículo 34.9.

Si tienes personas en teletrabajo, el registro debe incluir también sus jornadas, con inicio y fin, aunque tengan flexibilidad horaria (artículo 14 de la Ley 10/2021, de trabajo a distancia).

Qué comprueba la Inspección en el registro

No basta con entregar un fichero. La persona inspectora va a mirar si el registro es creíble. Los puntos de revisión más habituales:

• Que exista para todas las personas y todos los días. Huecos sin explicar (ni fichaje ni ausencia justificada) son la primera señal de alarma.
• Que refleje horas reales. Un registro en el que todo el mundo entra a las 9:00:00 y sale a las 18:00:00 durante meses parece un cuadrante copiado. Las horas reales tienen minutos.
• Que cuadre con lo que ve y con otros datos. Ocho personas trabajando y cinco fichajes de entrada exigen explicación; correos fuera de horario, tickets de caja o partes de trabajo también sirven para contrastar.
• Que las correcciones estén trazadas. Corregir un olvido es normal; modificar fichajes sin rastro de quién, cuándo y por qué, no.
• Que las horas extra se hayan compensado. Si el registro muestra excesos, pedirán ver cómo se pagaron o se compensaron con descanso.

Qué pasa después

La actuación puede terminar de varias formas:

• Sin incidencias. Lo habitual cuando el registro existe, es coherente y se entrega rápido.
• Requerimiento. La Inspección te ordena corregir una deficiencia en un plazo (por ejemplo, empezar a registrar las pausas). Cumplirlo en plazo suele cerrar la actuación sin sanción.
• Acta de infracción. No llevar el registro, o llevarlo de forma que no refleje la jornada real, es una infracción grave (artículo 7.5 de la LISOS), con multas de entre 751 y 7.500 euros por infracción según el grado. Ha habido propuestas para endurecer estas cuantías; comprueba su estado a fecha de lectura.
• Acta de liquidación. Si del registro se deducen horas extra no cotizadas, la Inspección puede reclamar las cuotas a la Seguridad Social.

Contra un acta de infracción se pueden presentar alegaciones en el plazo que indica la propia acta; ahí un registro bien llevado marca la diferencia.

Cómo tenerlo listo en minutos

Con un método claro, una inspección de jornada se resuelve entregando un informe. La lista de comprobación:

1. Registro digital con hora exacta. Cada fichaje con fecha, hora, método (web, móvil, kiosco) y, si procede, ubicación. Nada de redondeos.
2. Pausas registradas. Salida y entrada para la comida, para que el tiempo trabajado sea el real.
3. Horario asignado a cada persona. Es lo que permite calcular la desviación diaria y ver las horas extra sin cuentas a mano.
4. Correcciones con aprobación. Los olvidos se solicitan, alguien los aprueba y el sistema guarda el valor anterior y el nuevo.
5. Informe mensual archivado. Un fichero por mes con inicio, fin, horas teóricas, trabajadas, diferencia y pausas por persona, guardado junto a las nóminas.
6. Resumen entregado a la plantilla. Para tiempo parcial y horas extra, la copia mensual a cada persona no es opcional.
7. Histórico completo. Si has cambiado de herramienta, importa los datos antiguos: el deber de conservar cuatro años no se reinicia al cambiar de software.

Preguntas frecuentes

¿Puede la Inspección pedirme el registro de hace tres años? Sí. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a conservar el registro cuatro años y a tenerlo a disposición de la Inspección durante ese tiempo.

¿Tengo que entregar el registro en un formato concreto? La ley no fija formato. En la práctica se entrega un informe por persona y día, con inicio, fin y horas trabajadas, en papel o en hoja de cálculo. Lo importante es que sea legible y que se pueda comprobar que no se ha alterado.

¿Qué pasa si una persona no ha fichado un día? Es un hueco en el registro. Corrígelo mediante una solicitud aprobada y trazada; no lo rellenes a mano sin dejar constancia.

¿Me pueden sancionar aunque tenga registro? Sí, si no refleja la realidad, si muestra excesos de jornada no compensados o si falta para parte de la plantilla. Tener el sistema es el primer paso; usarlo bien es lo que protege.

Cómo lo hace AccessTime

En AccessTime cada fichaje guarda la hora exacta, el método usado y, si la persona lo permite, su ubicación. Las jornadas se consolidan cada noche contra el horario asignado, y el informe mensual de registro de jornada se exporta a Excel listo para imprimir y entregar. Las correcciones pasan por una solicitud aprobada que queda en el registro de auditoría con el valor anterior y el nuevo, y el histórico de otras herramientas se puede importar. Tienes el detalle en la documentación de informes, solicitudes e importación, y en la guía sobre el registro de jornada obligatorio.