Kiosco de fichaje QR o móvil: cuál le conviene a tu equipo

Si tu equipo entra y sale por la misma puerta, un kiosco de fichaje con QR en una tablet suele funcionar mejor que pedir a cada persona que ficha desde su móvil. Si trabajan en ruta, en casa de clientes o en teletrabajo, es al contrario. La ley no impone ningún método: te obliga a tener un registro diario fiable. Esto es lo que cambia entre una opción y otra.

Qué es un kiosco de fichaje QR

Un kiosco es una pantalla de fichaje compartida: una tablet enchufada en la entrada del almacén, la tienda o la recepción, con un reloj grande y la cámara activa. Cada persona acerca su código QR personal, el sistema registra la entrada o la salida y la pantalla lo confirma con su nombre y la hora.

Las tres características que lo definen:

• El dispositivo es de la empresa, no de la persona. Nadie necesita móvil propio ni instalar nada.
• La identificación es el QR personal, intransferible, no un PIN que se puede dictar por teléfono.
• La pantalla no da acceso a datos. Solo escanea y confirma: no muestra plantilla, fichajes ni informes. Por eso puede estar a la vista en una zona de paso.

No lo confundas con el QR colgado en la pared que cada uno escanea con su móvil: ese cartel se fotografía y se escanea desde el aparcamiento. En el kiosco, el código es el de la persona y el lector es un dispositivo fijo de la empresa.

Cuándo el kiosco gana al móvil

• Trabajo en un centro físico con entrada única: tienda, taller, almacén, obrador, residencia, hostelería.
• Equipos sin móvil de empresa. Exigir que alguien instale una app en su teléfono personal para poder trabajar es una fuente segura de fricción.
• Turnos que entran en bloque. Diez personas fichando a la vez en una tablet tardan segundos; diez buscando la app, no.
• Perfiles poco digitales. Acercar una tarjeta a una pantalla no necesita formación.
• Zonas sin cobertura móvil pero con wifi, como un sótano o un almacén frigorífico.

Cuándo el móvil es mejor

• Trabajo en ruta o a domicilio: comerciales, instaladores, limpieza en varios edificios.
• Teletrabajo, total o parcial. Un kiosco en la oficina no sirve para el día que alguien trabaja desde casa; lo tratamos en registro de jornada en teletrabajo.
• Varios centros pequeños donde no compensa una tablet por sitio.
• Cuando la ubicación del fichaje aporta algo. En un kiosco fijo no aporta nada; en movilidad puede tener sentido, con las cautelas del apartado siguiente.

Muchas pymes acaban combinando los dos: kiosco para quien produce en el centro y app para oficina y personas en ruta. No es incoherente, siempre que todos los marcajes acaben en el mismo registro y con el mismo criterio de cálculo.

Lo que la ley te pide, sea cual sea el método

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, en la redacción que le dio el RD-ley 8/2019, obliga a registrar el inicio y el fin de la jornada de cada persona, día a día, para toda la plantilla. Tres consecuencias que condicionan la elección del método:

1. Da igual la tecnología. La norma no menciona QR, huellas ni apps: pide un registro diario. En la práctica, la Inspección espera que sea fiable y que los cambios dejen rastro.
2. Hay que conservarlo cuatro años y tenerlo a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
3. La forma de organizar el registro se negocia. El propio artículo 34.9 remite a la negociación colectiva o al acuerdo de empresa y, en su defecto, a la decisión del empresario previa consulta con la representación legal de las personas trabajadoras. Antes de instalar la tablet, mira qué dice tu convenio: algunos regulan el sistema de control horario.

No llevar el registro de jornada es una infracción en materia de relaciones laborales tipificada en el artículo 7.5 de la LISOS. El detalle de lo que pide un inspector está en qué te piden en una inspección.

Protección de datos: QR, ubicación y biometría

Aquí la elección del método tiene más consecuencias de las que parece.

• El QR personal es un identificador, no un dato biométrico. Tratas nombre, hora y dispositivo, con la base jurídica que se invoca habitualmente para el registro horario: el cumplimiento de una obligación legal.
• La huella y el reconocimiento facial son otra cosa. Cuando se usan para identificar a alguien son datos biométricos, categoría especial del artículo 9 del RGPD, y la Agencia Española de Protección de Datos mantiene un criterio muy restrictivo para el control de presencia. Si te ofrecen un lector de huella para fichar, consulta la guía vigente de la AEPD y tu asesoría antes de comprarlo; un QR o una tarjeta resuelven lo mismo sin entrar en ese terreno.
• La geolocalización exige informar antes. El artículo 90 de la LOPDGDD obliga a informar de forma expresa, clara e inequívoca a las personas trabajadoras y, en su caso, a sus representantes, sobre la existencia y características de los dispositivos de geolocalización. Y debe ser proporcionada: para saber si alguien entró a las 9:02 no necesitas sus coordenadas.
• Trata la clave del kiosco como una contraseña. Si se filtra, o si retiras la tablet, tienes que poder invalidarla al instante.

Cuatro detalles que evitan problemas

1. Enchufa la tablet y desactiva el apagado de pantalla. El kiosco que se apaga es un kiosco que nadie usa.
2. Ponla donde se pasa, no donde estorba. Si fichar implica un desvío, aparecen los marcajes «a posteriori».
3. Define cómo se corrigen los olvidos: con una solicitud que alguien aprueba y queda registrada, nunca editando el fichaje a mano.
4. Explica qué se guarda. Dos frases por escrito —hora, método, dispositivo, para qué y cuánto tiempo— ahorran la mitad de las dudas.

Preguntas frecuentes

¿Es legal fichar con un código QR? Sí. El artículo 34.9 del Estatuto no impone ningún sistema concreto: exige un registro diario de inicio y fin de jornada, fiable y conservado cuatro años. El QR es uno de los medios válidos, igual que la web o una app.

¿Puede alguien fichar por un compañero? Con cualquier sistema basado en algo que se lleva encima —QR, tarjeta, contraseña— es materialmente posible, también con el móvil. Se mitiga con un código por persona, el kiosco a la vista y revisando el informe mensual. Y fichar por otro suele estar tipificado como falta en los convenios: no es un atajo tolerable.

¿Necesito una tablet por cada puerta? Solo si hay cola. Para un equipo pequeño con una entrada, una basta. Lo que no conviene es una sola tablet para dos plantas: el desvío acaba en fichajes aproximados.

¿Y si se cae internet? El kiosco necesita conexión para registrar el marcaje. Ten previsto el plan B: fichar ese día desde el móvil o la web y, si no hubo manera, abrir la corrección dejando constancia del motivo.

Cómo lo hace AccessTime

AccessTime trae los tres métodos sin coste aparte: panel web, app para iOS y Android y kiosco QR en tablet compartida, que se monta abriendo una dirección en el navegador del dispositivo con el token de la empresa, regenerable al instante. Cada persona tiene su QR personal, creado con su usuario. Cada marcaje guarda el método (web, app, qr o manual), la hora en UTC convertida a la zona de tu empresa, la IP y el dispositivo; los olvidos se corrigen con una incidencia de fichaje auditada. Todo acaba en el mismo informe de registro de jornada, exportable a Excel. Más en funcionalidades y precios.