Vacaciones y ausencias del equipo: cómo gestionarlas sin hojas de cálculo

En una pyme, las vacaciones se suelen gestionar con una hoja de cálculo, un calendario compartido y mucha memoria. Funciona hasta que dos personas del mismo departamento piden la misma semana, alguien pregunta cuántos días le quedan y nadie está seguro, o llega una baja y el justificante se pierde en un correo. Esta guía repasa lo que marca la ley y propone un método que funciona con cinco o con cincuenta personas.

Lo que dice la ley sobre las vacaciones

El artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores fija el mínimo: 30 días naturales de vacaciones al año, retribuidas y no sustituibles por dinero (salvo al terminar el contrato con días pendientes). El convenio colectivo puede mejorar ese mínimo o expresarlo en días laborables; comprueba el tuyo antes de configurar nada.

Otras reglas del mismo artículo que conviene tener presentes:

• El periodo de disfrute se fija de común acuerdo entre empresa y persona trabajadora, dentro de lo que diga el convenio sobre planificación anual.
• Cada persona tiene que conocer sus fechas con al menos dos meses de antelación.
• Si las vacaciones coinciden con una incapacidad temporal derivada del embarazo, el parto o la lactancia, o con el permiso por nacimiento, se disfrutan después, aunque haya terminado el año. Con una incapacidad temporal por otra causa, también se pueden disfrutar más tarde, siempre que no hayan pasado más de 18 meses desde el final del año en que se generaron.

Permisos retribuidos: los más habituales

Además de las vacaciones, el artículo 37.3 del Estatuto de los Trabajadores reconoce permisos retribuidos por hechos concretos. Los que más se piden en una pyme:

• 15 días naturales por matrimonio o registro como pareja de hecho.
• 5 días por accidente o enfermedad grave, hospitalización o intervención quirúrgica sin hospitalización que necesite reposo domiciliario del cónyuge, pareja de hecho o parientes hasta el segundo grado, y de quien conviva con la persona trabajadora.
• 2 días por fallecimiento del cónyuge, pareja de hecho o parientes hasta el segundo grado (4 si hay que desplazarse).
• 1 día por traslado del domicilio habitual.
• El tiempo indispensable para un deber inexcusable de carácter público, y para exámenes prenatales y técnicas de preparación al parto.

A estos se añade el permiso por fuerza mayor familiar (artículo 37.9): hasta 4 días al año, retribuidos, por motivos familiares urgentes e imprevisibles. Casi todos los convenios amplían o precisan esta lista, así que la referencia final siempre es el convenio aplicable.

Justificantes: qué pedir y cómo guardarlos

La empresa puede pedir justificación de la ausencia (parte de baja, certificado, citación). Dos criterios prácticos:

1. Pide solo lo necesario. Un justificante médico no tiene por qué incluir el diagnóstico. Es un dato de salud y la protección de datos manda tratarlo con acceso restringido.
2. Guárdalo junto a la ausencia, no en el correo. Si la Inspección o un juzgado lo pide dentro de dos años, tiene que aparecer en segundos, asociado a la persona y a la fecha.

Un método que funciona sin Excel

1. Un saldo por persona y por tipo de ausencia

Vacaciones, asuntos propios, horas de libre disposición… cada tipo con su saldo anual, el consumido y el pendiente, visible para la persona y para quien aprueba. Los saldos se cargan una vez al año (o al dar de alta a alguien, prorrateados) y se descuentan solos con cada solicitud aprobada.

2. Un flujo de aprobación claro

Quien pide, pide desde el móvil o el navegador; quien aprueba (el responsable del departamento, RRHH o los dos, en ese orden) recibe un aviso y ve de un vistazo quién más está fuera esas fechas. Aprobar o rechazar lleva un clic y deja constancia.

3. Reglas de solape por equipo

Define cuántas personas de cada equipo pueden coincidir de vacaciones. Con esa regla el sistema avisa antes de aprobar, en lugar de descubrir en agosto que la tienda se queda sin nadie.

4. El calendario de la empresa como base

Festivos nacionales, autonómicos y locales cargados de antemano: así ni se descuentan días que no tocan ni alguien planifica sobre un festivo. Los calendarios laborales se publican cada año en el BOE y en los boletines autonómicos.

5. Un informe al cierre de mes

Ausencias del mes por persona y tipo, con los justificantes adjuntos. Es lo que la gestoría necesita para las nóminas y lo que te salva en una inspección.

Preguntas frecuentes

¿Puede la empresa fijar las vacaciones sin consultar? No. El artículo 38 exige acuerdo entre las partes dentro de lo que marque el convenio; si no hay acuerdo, decide el juzgado de lo social por un procedimiento rápido.

¿Caducan las vacaciones no disfrutadas? Como regla general se disfrutan dentro del año natural, salvo lo que diga el convenio o las excepciones por incapacidad temporal y permisos de nacimiento explicadas arriba.

¿Cuenta el sábado como día de vacaciones? Si el convenio habla de días naturales, sí; si habla de días laborables, no. Por eso es importante configurar el saldo con la unidad que use tu convenio.

¿Tengo que registrar la jornada de una persona de vacaciones? No hay fichaje que registrar, pero el registro de jornada debe reflejar ese día como vacaciones, no como ausencia sin justificar.

Cómo lo hace AccessTime

AccessTime lleva los saldos por persona y tipo de ausencia, las solicitudes con justificante adjunto desde el móvil, la aprobación en uno o dos niveles con aviso por email y el calendario de festivos de cada centro de trabajo. Los informes mensuales de ausencias se exportan para la gestoría. Tienes el detalle en la documentación de ausencias y de aprobaciones.