Aprobación de vacaciones en dos niveles: quién decide qué

Dos personas piden la misma semana de agosto. A una se la aprueba su responsable en el acto; la otra sigue esperando porque nadie tiene claro si le toca al jefe de equipo o a administración. El problema casi nunca es la decisión: es que no está escrito quién decide. Esta guía explica cómo montar un flujo de aprobación de ausencias en una pyme, cuándo compensa el segundo nivel y qué tiene que quedar registrado de cada decisión.

Antes de nada: no todo se aprueba igual

El error más común es meter en la misma bandeja cuatro cosas que jurídicamente no se parecen.

• Vacaciones. El artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores dice que el periodo de disfrute se fija de común acuerdo entre empresa y persona trabajadora, dentro de lo que marque el convenio. La empresa no «concede» vacaciones como un favor, pero sí organiza el reparto. Aquí aprobar significa confirmar que esas fechas concretas encajan con el saldo, el convenio y la cobertura del equipo. Si no hay acuerdo, la discrepancia la resuelve el juzgado de lo social por un procedimiento urgente y preferente.
• Permisos retribuidos. Los del artículo 37.3 del Estatuto son un derecho que se ejerce previo aviso y justificación: matrimonio o pareja de hecho, fallecimiento, hospitalización, traslado de domicilio, deberes inexcusables. No se deniegan porque la semana venga mal; lo que se comprueba es el hecho causante, el parentesco y los días que marcan la ley y el convenio. Tienes la lista completa en permisos retribuidos según el artículo 37 ET.
• Incapacidad temporal. No se aprueba nada: se registra la ausencia con el parte médico.
• Asuntos propios, días de convenio y bolsa de horas. Aquí sí hay margen real de decisión, según lo que esté pactado.

Mezclar estos cuatro casos en el mismo circuito es lo que convierte una petición de dos días por hospitalización en una discusión. Separa los tipos de ausencia desde el principio y marca cuáles pasan por aprobación y cuáles se registran directamente.

Un nivel o dos: cómo elegir

Un nivel significa que la primera persona competente que decide, cierra la solicitud. Es lo que funciona en equipos pequeños, sin departamentos definidos, o cuando quien lleva el día a día es la misma persona que controla el saldo y el convenio.

Dos niveles significa que primero mira el responsable del departamento y, si da el visto bueno, pasa a RRHH o administración para la decisión final. Compensa cuando:

• hay varios departamentos o centros y el responsable conoce la operativa, pero no el saldo ni el convenio;
• hay turnos o cobertura crítica (tienda, taller, atención telefónica) y alguien tiene que mirar el cuadrante antes;
• el segundo nivel aporta una comprobación distinta: días disponibles, arrastre del año anterior, coste de la sustitución.

La regla práctica: añade el segundo nivel solo si hace una comprobación que el primero no puede hacer. Si es una firma de cortesía, lo único que añade es espera. Y conviene decidir qué pasa con un rechazo en el primer nivel: lo razonable es que se cierre ahí, con su motivo, y no llegue al segundo.

Quién comprueba qué

Repartir el trabajo por roles es lo que evita la mayoría de los atascos. Un esquema que funciona en una pyme:

A esa tabla hay que añadir cuatro reglas escritas, porque son justo las que fallan:

1. Nadie aprueba sus propias solicitudes, tampoco la gerencia. Si en la empresa no hay otra persona que pueda hacerlo, al menos que quede constancia de que se registró sin otro aprobador y por qué.
2. Quién resuelve lo de un responsable. Lo suyo no lo aprueba su propio equipo: sube a RRHH o a administración.
3. Qué pasa si no hay responsable. Si el departamento está sin jefe o la persona no tiene departamento, la solicitud debe ir directa al siguiente nivel. Una solicitud esperando a un aprobador que no existe es el fallo más silencioso de todos.
4. Suplencia en agosto. El aprobador también se va de vacaciones. Deja designado quién le sustituye antes de que ocurra.

Plazos: lo que casi nadie pone por escrito

El artículo 38 obliga a que cada persona conozca sus fechas de vacaciones con al menos dos meses de antelación al disfrute. Eso marca el ritmo hacia atrás: si quieres poder planificar, necesitas una fecha límite interna para pedir el verano y un plazo máximo de respuesta.

Fija un plazo de respuesta y escríbelo en la política interna: por ejemplo, cinco días laborables para las vacaciones y 48 horas para una corrección de fichaje. Y aclara algo que genera conflictos: el silencio no es una aprobación. Si nadie contesta, la solicitud sigue pendiente, no concedida. Decirlo por escrito ahorra el «pero como no me dijisteis nada…» de agosto.

El rechazo tiene que ir motivado

Un «denegado» a secas es una queja en camino. Obliga a que todo rechazo lleve un comentario con el motivo real: cobertura insuficiente esos días, saldo agotado, solape con dos compañeros del mismo turno, falta de justificante. Tres ventajas inmediatas: la persona entiende la decisión y suele proponer fechas alternativas, el criterio se vuelve comparable entre departamentos y, si algún día hay reclamación, hay algo más que la memoria de alguien.

Qué tiene que quedar registrado

De cada solicitud debería poder reconstruirse quién la pidió, cuándo, qué pidió, quién decidió, cuándo y con qué comentario. Tres motivos concretos:

• Registro de jornada. El artículo 34.9 del Estatuto, en la redacción del RD-ley 8/2019, obliga a conservar los registros cuatro años a disposición de la plantilla, de su representación legal y de la Inspección de Trabajo. Las correcciones de fichaje aprobadas forman parte de ese registro: deben verse como corrección, con el valor anterior y el nuevo, nunca sobrescribiendo el original en silencio.
• Ausencias. Un día marcado como vacaciones no es lo mismo que una falta sin justificar. Si la diferencia depende de un correo perdido, tienes un problema.
• Justificantes médicos. Son datos de salud y la normativa de protección de datos los trata como categoría especial: pide lo imprescindible (que acredite la ausencia, no el diagnóstico), guárdalos con acceso restringido y que conste quién los consulta.

Si aún llevas todo esto en una hoja de cálculo, el método completo está en vacaciones y ausencias sin hojas de cálculo.

Preguntas frecuentes

¿Puede la empresa denegar unas vacaciones ya aprobadas? Revocar unas fechas ya acordadas no es una decisión libre: el acuerdo del artículo 38 vincula a las dos partes. Lo prudente es pactar el cambio con la persona afectada y dejarlo por escrito; si hay discrepancia, decide el juzgado de lo social.

¿Y si dos personas piden los mismos días? La ley no fija un orden de preferencia general: lo habitual es que lo regule el convenio colectivo (turnos rotativos, sorteo, antigüedad). Si tu convenio no dice nada, pacta un criterio con la plantilla, publícalo antes de abrir las peticiones y aplícalo igual para todos.

¿Puede aprobar un responsable que no es el jefe directo? Puede aprobar quien la empresa designe, siempre que esté claro y sea estable en el tiempo. Lo que no debe pasar es que dos personas puedan resolver lo mismo sin saberlo, ni que nadie pueda resolver su propia solicitud.

¿Un permiso del artículo 37.3 también pasa por el flujo? Puede pasar para que quede registrado y se compruebe la justificación, pero conceptualmente no es una autorización discrecional: es un derecho con preaviso y justificación. Trátalo como un tipo de ausencia distinto de las vacaciones.

Cómo lo hace AccessTime

En AccessTime eliges en Ajustes de empresa si el flujo tiene uno o dos niveles, y todo —ausencias, incidencias de fichaje y cambios de horario— llega a una única bandeja de Aprobaciones, con avisos por email a quien le toca en cada paso. Si el departamento no tiene responsable, la solicitud sube sola al siguiente nivel; nadie resuelve sus propias solicitudes; el rechazo exige comentario, y cada decisión queda en el histórico con su autor y su fecha. Por tipo de ausencia decides si requiere aprobación, si exige justificante y si descuenta saldo, y al aprobar verás un aviso si ese día el departamento baja de la cobertura mínima que hayas fijado. Lo tienes detallado en la documentación de aprobaciones, en ausencias y vacaciones y en funcionalidades.