Sanciones por no llevar el registro de jornada: cuantías y riesgos

No llevar el registro diario de jornada no es un descuido administrativo: es una infracción grave con multa. Pero la multa suele ser lo más barato de todo lo que viene detrás, porque sin registro la empresa se queda sin pruebas justo cuando más las necesita. Esto es lo que puede costarte y cómo se evita.

Qué infracción es y cuánto cuesta

La obligación está en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el RD-ley 8/2019: registro diario con la hora de inicio y fin de cada persona, conservado cuatro años.

Incumplirla es una infracción grave en materia de relaciones laborales, tipificada en el artículo 7.5 de la LISOS (el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social), que agrupa la transgresión de las normas sobre jornada, horas extraordinarias, descansos, vacaciones y registro de jornada.

Las cuantías de las infracciones graves están en el artículo 40.1.b) de la LISOS: de 751 a 7.500 euros, repartidos en tres grados.

Las cuantías de la LISOS se han actualizado por ley en alguna ocasión, así que conviene comprobar las vigentes a fecha de lectura en el texto consolidado del BOE. Y ojo con una idea extendida: no hay una tarifa fija por empleado. Lo que haya hecho mal la empresa, cuántas personas se vean afectadas y cómo se organice la actuación inspectora determinan cuántas actas se levantan y en qué grado; no existe una regla automática que multiplique la multa por plantilla.

De qué depende el grado

La LISOS fija criterios de graduación en su artículo 39.2. Los que más pesan en un expediente de registro horario:

• La intencionalidad o la negligencia. No es lo mismo no haber montado nunca el registro que tenerlo con huecos puntuales.
• El incumplimiento de advertencias y requerimientos previos de la Inspección. Este es el que más sube el grado: si te requirieron y no hiciste nada, difícilmente te quedas en el mínimo.
• El número de personas afectadas y el perjuicio causado.
• La cifra de negocios de la empresa.

Una pyme que atiende el requerimiento en plazo, corrige y acredita la corrección está en una posición muy distinta de la que no contesta. De hecho, muchas actuaciones terminan en requerimiento cumplido y sin sanción: cómo se desarrollan las detallamos en qué te piden en una inspección.

Las otras facturas

Aquí es donde la cuenta se dispara, y casi nadie la calcula antes.

Contratos a tiempo parcial. El artículo 12.4.c) del Estatuto de los Trabajadores obliga a registrar día a día la jornada de las personas a tiempo parcial, totalizarla cada mes y entregar copia junto al recibo de salarios. Si se incumplen esas obligaciones, el contrato se presume celebrado a jornada completa, salvo prueba en contrario. Esa presunción puede acabar en diferencias de salario y de cotización por todo el periodo.

Horas extra que afloran. Si del registro —o de su ausencia— se deducen horas trabajadas de más que no se pagaron ni cotizaron, la Inspección puede extender además acta de liquidación por las cuotas no ingresadas a la Seguridad Social, con su recargo. La multa por el registro y la liquidación son cosas distintas y pueden ir juntas.

El juicio que pierdes sin pruebas. En una reclamación de cantidad por horas extra o en un despido, el registro de jornada es la prueba natural de lo que se trabajó. Si la empresa no lo tiene, no puede contradecir la versión de la otra parte con documentos. Esta es, en la práctica, la consecuencia más cara de no registrar.

Obstrucción. Negarse a entregar la documentación, retrasarla sin motivo o entregar algo que no se sostiene es una infracción independiente por obstrucción a la labor inspectora, con su propia sanción.

Los fallos que más multas generan

No son los casos de empresas sin ningún registro. Son estos:

1. Registro que copia el horario. Entradas a las 9:00:00 y salidas a las 18:00:00 clavadas durante meses. Las horas reales tienen minutos; un cuadrante no es un registro.
2. Personas sin registro. Los contratos a tiempo parcial, el personal en obra o en ruta y quien teletrabaja. La obligación cubre a toda la plantilla, también en trabajo a distancia (artículo 14 de la Ley 10/2021).
3. Huecos sin explicar. Días sin fichaje y sin ausencia justificada. Cada hueco es una pregunta que tendrás que responder.
4. Correcciones a mano sin rastro. Corregir un olvido es normal y legítimo; cambiar horas sin dejar constancia de quién, cuándo y por qué convierte un registro válido en uno cuestionable.
5. No poder enseñar el histórico. La obligación de conservar cuatro años no se reinicia al cambiar de herramienta.
6. Excesos registrados y nunca compensados. Si el registro muestra horas de más, pedirán ver cómo se pagaron o se descansaron (horas extra).

Cómo evitarlas

• Registra la hora real, sin redondeos, en un sistema donde los fichajes no se puedan editar sin dejar rastro.
• Incluye a todo el mundo desde el primer día de contrato, sea cual sea su jornada o su sitio de trabajo.
• Registra las pausas no retribuidas. Si no, todo el tiempo entre entrada y salida se presume trabajado.
• Canaliza las correcciones por una solicitud que alguien aprueba y que queda auditada con el valor anterior y el nuevo.
• Cierra cada mes. Un informe por persona, archivado junto a las nóminas; y para tiempo parcial y horas extra, la copia que hay que entregar a cada persona.
• Documenta el sistema en una página: qué se registra, cómo y quién corrige. Si hay representación legal de la plantilla, consúltala, como pide el propio artículo 34.9.
• Si llega un requerimiento, contéstalo en plazo. Corregir rápido y acreditarlo es la diferencia entre cerrar la actuación y recibir un acta.

El Ministerio de Trabajo viene impulsando desde hace tiempo un registro horario digital e interoperable, consultable en remoto por la Inspección. Mientras no se apruebe y entre en vigor, lo exigible sigue siendo el artículo 34.9: comprueba en qué punto está esa reforma antes de tomar decisiones por ella, y no des por hecho que ya se aplica.

Preguntas frecuentes

¿Me pueden multar si tengo registro pero está mal llevado? Sí. El artículo 7.5 de la LISOS no sanciona solo la ausencia de registro, sino la transgresión de las normas sobre registro de jornada. Un registro que no refleja la jornada real entra ahí.

¿Cuánto tiempo pueden mirar hacia atrás? Las infracciones en el orden laboral prescriben a los tres años desde su comisión (artículo 4.1 de la LISOS). Pero la obligación de conservar el registro es de cuatro años, así que pueden pedirte documentación de un periodo ya prescrito para comprobar otras cosas.

¿Y si es la segunda vez? La LISOS contempla la reincidencia como circunstancia que puede incrementar la sanción, dentro de los máximos de su artículo 40. Repetir el mismo incumplimiento después de una sanción firme sale caro.

¿Puedo recurrir el acta? Sí. El acta de infracción abre un procedimiento en el que se pueden presentar alegaciones y prueba; el plazo y el órgano los indica la propia acta. Un registro bien llevado es, también aquí, tu mejor alegación.

Cómo lo hace AccessTime

En AccessTime cada fichaje guarda la hora exacta y el método (navegador, app, kiosco QR), y las jornadas se consolidan cada noche contra el horario asignado, marcando las incompletas y avisando por email a quien le falta un fichaje. Las correcciones se piden como incidencia, las aprueba un responsable y quedan auditadas. El informe mensual de registro de jornada se exporta a Excel con inicio, fin, horas teóricas, trabajadas, diferencia y pausas, listo para entregar. Tienes el detalle en fichaje y solicitudes, y lo que incluye el plan en funcionalidades y precios.